6213 (P) - Hoàn trả Chi phí Đi lại

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 6213

HOÀN LẠI CHI PHÍ ĐI DU LỊCH

Các thủ tục du lịch sau đây sẽ được sử dụng bởi tất cả các nhân viên trong tất cả các yêu cầu đi lại đã được học khu chấp thuận.

A. Điền và nộp mẫu yêu cầu phê duyệt trước chuyến đi bắt buộc cho người giám sát để được phê duyệt và ký trước. Nên đưa vào ước tính tất cả các chi phí dự kiến.

B. Nếu số tiền được phê duyệt khác với tổng số ước tính thì số tiền được phê duyệt phải được ghi chú vào biểu mẫu và được người giám sát ký tắt. Người giám sát sẽ chỉ ra số ngân sách thích hợp sẽ được tính cho chi phí.

C. Tất cả các sắp xếp chuyến đi và đặt phòng khách sạn (bao gồm cả đơn đặt hàng) phải được hoàn thành ở cấp tòa nhà/phòng ban. Chính phủ tiểu bang, chính phủ liên bang hoặc tỷ lệ hội nghị (tùy theo mức nào thấp nhất) phải được yêu cầu đối với khách sạn. Khi không áp dụng mức giá nào trong số này, nên xem xét các khách sạn có mức giá hợp lý. Khi lưu trú tại khách sạn hội nghị, cần phải đính kèm tài liệu giới thiệu về các khách sạn hội nghị hoặc các tài liệu khác vào yêu cầu thanh toán hoặc hoàn trả. Các đơn đặt hàng đã được phê duyệt là một dấu hiệu cho thấy sự cho phép đi lại. Nếu không có đơn đặt hàng thì cần phải có hóa đơn đã ký với số ngân sách.

D. Phiếu du lịch có chữ ký hợp lệ là bằng chứng phê duyệt chi phí của chuyến đi.

E. Sau khi hoàn thành chuyến đi, người thực hiện chuyến đi phải hoàn thành phiếu chi phí đi lại của huyện. Người giám sát phải phê duyệt và ký vào chứng từ, đính kèm mẫu yêu cầu chuyến đi đã được phê duyệt, tài liệu giới thiệu hội nghị và/hoặc chương trình nghị sự cũng như các biên lai bổ sung như được nêu trong hướng dẫn lập kế hoạch du lịch. Sau khi chứng từ chi phí đi lại được hoàn thành đầy đủ, hãy chuyển đến văn phòng kinh doanh để được Giám đốc hoặc người được chỉ định phê duyệt lần cuối. Bất kỳ chuyến đi nào được tính phí cho các chương trình phân loại, bao gồm cả giáo dục đặc biệt, đều phải được gửi đến giám đốc chương trình để phê duyệt.

Đôi khi, điều quan trọng là các nhân viên hành chính hoặc nhân viên khác phải đại diện cho học khu tại các hoạt động do học khu tài trợ và các sự kiện cộng đồng khác nhằm hỗ trợ sứ mệnh, nhân viên hoặc học sinh của học khu. Trong một số trường hợp, những sự kiện này yêu cầu phải nhập học, trả phí hoặc các chi phí khác để tham gia. Nhân viên muốn tham dự các sự kiện như vậy phải xin phép giám đốc hoặc người được chỉ định trước. Nếu được chấp thuận, nhân viên sẽ được hoàn trả các chi phí do họ phải chịu để tham gia hoạt động đã được phê duyệt. Theo quyết định của giám đốc học khu, học khu có thể thanh toán tạm ứng thay mặt cho (các) nhân viên đi học.

Đã sửa đổi: tháng 2024 năm XNUMX