6106 (P) - Chi phí được phép cho các Chương trình Liên bang

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 6106

CHI PHÍ ĐƯỢC PHÉP CHO CÁC CHƯƠNG TRÌNH LIÊN BANG

Mục đích của thủ tục này là để đảm bảo quỹ liên bang chỉ được chi cho các hoạt động được phép tuân theo Nguyên tắc chi phí E - Phần phụ của CFR Phần 200, các điều khoản hoặc điều kiện đặc biệt khác của khoản trợ cấp và / hoặc các hướng dẫn liên bang và tiểu bang hiện hành khác. Khi xác định chi phí cho phép, học khu sẽ sử dụng các nguyên tắc hướng dẫn như được thiết lập trong Chính sách chi phí được phép 6106.

Hai loại chi phí có thể được tính vào giải thưởng của Liên bang. Đầu tiên là chi phí trực tiếp, là những chi phí mang lại lợi ích trực tiếp cho hoạt động và rất dễ xác định. Thứ hai là chi phí gián tiếp, là những chi phí mang lại lợi ích cho hoạt động một cách gián tiếp hoặc trực tiếp mang lại lợi ích cho hoạt động nhưng sự phức tạp của việc xác định đầy đủ các chi phí như vậy lớn hơn lợi ích của việc tính phí trực tiếp.

Chi phí sẽ đáp ứng các yêu cầu cần thiết và hợp lý khi chúng không vượt quá những yêu cầu mà một người thận trọng phải chịu trong các trường hợp tại thời điểm đưa ra quyết định phát sinh chi phí. Nhân viên của học khu sẽ sử dụng các câu hỏi sau để xác định chi phí hợp lý và cần thiết:

• Học khu có thực sự cần mặt hàng / dịch vụ này không?
• Chi phí có được nhắm mục tiêu đến nhu cầu quản trị / lập trình hợp lệ không?
• Đây có phải là số tiền tối thiểu chúng ta cần bỏ ra để đáp ứng nhu cầu của mình không?
• Chúng ta có đủ khả năng để sử dụng những gì chúng ta đang mua không?
• Nếu chúng tôi được yêu cầu bảo vệ việc mua hàng này, liệu chúng tôi có thể làm được không?
• Chúng tôi đã trả một tỷ lệ hợp lý?

Học khu sẽ thực hiện một phương pháp phân bổ chi phí hợp lý tương đương với lợi ích tương đối mà chương trình nhận được đối với tỷ lệ chi phí được tính cho chương trình.

Thời gian hoạt động

Các quỹ liên bang có thể bị bắt buộc vào cuối ngày quỹ có sẵn hoặc ngày nộp đơn xin tài trợ, ở dạng đầy đủ hoặc “Tình trạng có thể chấp thuận được (SAS)”, tùy thuộc vào các điều khoản của giải thưởng Liên bang.

Các quỹ liên bang có thể không được sử dụng sau ngày kết thúc của khoản trợ cấp ngoại trừ việc thanh lý các nghĩa vụ được phép đã được thực hiện vào hoặc trước ngày đó. Tất cả việc thanh lý các nghĩa vụ trước phải được thực hiện trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc tài trợ, hoặc một ngày sớm hơn do cơ quan cấp.

Bảng sau đây cho biết ngày mà một khoản chi được xác định là có nghĩa vụ:

Chi phí trực tiếp

Các khoản chi tiêu được tính trực tiếp cho phần thưởng trợ cấp liên bang sẽ tuân theo tất cả các chính sách và thủ tục của học khu cũng như các yêu cầu của liên bang áp dụng cho các chi phí đó, bao gồm, nhưng không giới hạn ở; các yêu cầu mua sắm, tiêu chuẩn tài sản, chính sách đi lại và tiêu chí chi phí được thiết lập bởi 2 CFR Phần 200, Tiểu mục E, như được xác định trong chính sách chi phí cho phép. Ngoài ra, tất cả các khoản chi tiêu trực tiếp sẽ được cho phép theo các điều khoản của giải thưởng tài trợ và các quy định của chương trình. Các yêu cầu theo sau sẽ hạn chế hơn đối với các quy định của địa phương, tiểu bang hoặc liên bang liên quan đến một loại chi tiêu cụ thể.

Nhân viên chịu trách nhiệm xem xét chi phí cho phép sẽ quen thuộc với chi phí cho phép của tất cả các chương trình được xem xét. Nhân viên chịu trách nhiệm giám sát ngân sách và chi tiêu sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các khoản phí đều được nhân viên phù hợp xem xét về khả năng cho phép.

Việc phê duyệt trước các khoản chi tiêu, như đã nêu trong 2 CFR, Phần 200 và các điều khoản về giải thưởng tài trợ, sẽ được chấp thuận trước khi khoản chi đó bị bắt buộc. Các khoản chi tiêu sẽ được hỗ trợ bởi tài liệu đầy đủ bao gồm tất cả các chi tiết thích hợp giúp xác định mục được phép sử dụng.

Những chi phí gián tiếp

Phần thưởng trợ cấp của liên bang sẽ bao gồm một lượng chi tiêu gián tiếp mà các khu học chánh được hưởng cho các chi phí tổ chức rộng rãi của người nhận tài trợ nhằm mang lại lợi ích cho chương trình liên bang do học khu quản lý, trừ khi được các điều khoản của khoản tài trợ không cho phép cụ thể.

Tỷ lệ gián tiếp được thương lượng bởi cơ quan quản lý hoặc giám sát của học khu và có thể được áp dụng cho tất cả các giải thưởng Liên bang mà học khu nhận được.

Đối với các khoản tài trợ được trao bởi Văn phòng Giám đốc Chỉ thị Công cộng (OSPI), tỷ lệ gián tiếp được tính toán hàng năm dựa trên thông tin tài chính thu được thông qua F-196. OSPI thương lượng phương pháp tính tỷ lệ chi phí gián tiếp với Bộ Giáo dục 5 năm một lần.

Có hai loại chi phí gián tiếp liên bang. Tỷ lệ hạn chế được sử dụng cho bất kỳ chương trình liên bang nào có yêu cầu "bổ sung, không thay thế", có nghĩa là tiền liên bang được sử dụng để bổ sung số tiền mà một học khu phải chi cho một chương trình cụ thể và không được sử dụng "trong nơi của ”quỹ nhà nước / địa phương. Tỷ lệ không hạn chế được sử dụng cho các chương trình không có yêu cầu "bổ sung, không thay thế".

Học khu không bắt buộc phải yêu cầu bất kỳ hoặc tất cả số tiền gián tiếp mà họ được hưởng, nhưng có thể yêu cầu toàn bộ số tiền, miễn là nó được bao gồm trong ngân sách được duyệt của học khu. Tỷ lệ gián tiếp có thể được áp dụng cho tất cả các khoản chi tiêu trực tiếp được phép sẽ được yêu cầu theo một giải thưởng tài trợ cụ thể, trừ một số ngoại lệ (ví dụ: chi phí gián tiếp sẽ chỉ được áp dụng cho 25,000 đô la đầu tiên của một hợp đồng cá nhân).

Không có khoản chi nào được tính thông qua cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Phát hành: Tháng 2017 năm XNUMX