6101 (P) - Quản lý Tài chính & Tiền mặt Liên bang

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 6101

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TIỀN TỆ LIÊN BANG

Học khu có thể rút tiền liên bang bằng cách sử dụng phương thức hoàn trả hoặc thanh toán trước.

Phương thức thanh toán hoàn trả

Đối với các khoản hoàn trả của quỹ liên bang, học khu sẽ:

1. Theo dõi hoạt động tài chính (các khoản thanh toán và hoàn trả) theo từng khoản tài trợ một cách liên tục và chỉ yêu cầu hoàn trả kịp thời cho các khoản chi đã được giải ngân và tuân thủ tất cả các yêu cầu giải thưởng hiện hành.
2. Duy trì hồ sơ tài liệu / kế toán nguồn phù hợp với yêu cầu hoàn trả ở mức đủ để xác định rằng quỹ đã không được sử dụng vi phạm bất kỳ hạn chế hoặc cấm theo luật hiện hành nào.
3. Nếu học khu chuyển các khoản chi tiêu trước đây được tính cho một giải thưởng liên bang mà khoản tiền hoàn trả đã được yêu cầu đến một nguồn quỹ không liên bang, học khu sẽ tính lãi suất thu được từ các quỹ liên bang theo mức nộp có thể - tham khảo phần Tiền lãi kiếm được bên dưới.

Phương thức thanh toán trước

Đối với các khoản tạm ứng của quỹ liên bang, học khu sẽ:

1. Giám sát hoạt động tài chính (rút vốn và thanh toán) theo từng khoản tài trợ một cách liên tục và duy trì hồ sơ tài liệu / kế toán nguồn ở mức đủ để xác định rằng các khoản tiền đã không được sử dụng vi phạm bất kỳ hạn chế hoặc cấm theo luật hiện hành nào.
2. Trong phạm vi khả dụng, giải ngân các khoản tiền có sẵn từ thu nhập chương trình, các khoản giảm giá, tiền hoàn lại, quyết toán hợp đồng, thu hồi kiểm toán và tiền lãi kiếm được từ các khoản tiền đó trước khi yêu cầu thanh toán thêm tiền mặt.
3. Lập kế hoạch cho dòng tiền trong dự án tài trợ trong thời kỳ ngân sách và xem xét các yêu cầu tiền mặt của dự án trước mỗi lần rút vốn.
4. Chỉ rút ra số vốn cần thiết để đáp ứng các nhu cầu tức thời của chương trình / dự án (bao gồm cả tỷ lệ tương ứng của mọi chi phí gián tiếp cho phép) và giảm thiểu thời gian giữa việc nhận và giải ngân các khoản vốn đó.
5. Thanh toán quỹ liên bang cho các khoản chi tiêu tuân thủ tất cả các yêu cầu tài trợ hiện hành càng sớm càng tốt về mặt hành chính (quy tắc chung là không quá ba ngày làm việc sau khi nhận được tiền).
6. Gửi các khoản thanh toán trước vào tài khoản được bảo hiểm bất cứ khi nào có thể. Trừ khi các điều kiện được liệt kê trong CFR Tiêu đề 2 Phần 200 Tiểu phần D §200.305 (b) (8) được áp dụng, học khu sẽ duy trì các khoản thanh toán trước trong các tài khoản chịu lãi suất.
7. Tiền lãi kiếm được trên 500 đô la hàng năm - hãy tham khảo phần Tiền lãi kiếm được bên dưới.

Tiền lãi suất kiếm được

1. Học khu sẽ giữ lại số tiền lãi kiếm được lên đến $ 500 mỗi năm cho các chi phí hành chính.
2. Bất kỳ khoản lãi bổ sung nào kiếm được từ các khoản tiền đó sẽ được chuyển hàng năm cho Hệ thống Quản lý Thanh toán (PMS) của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS) thông qua một phương tiện điện tử hoặc bằng séc cho Trung tâm Hỗ trợ Chương trình HHS. Học khu sẽ chuyển đến cơ quan liên bang hoặc cơ quan chuyển tiền để biết thông tin thích hợp về việc chuyển tiền.