6020 (P) - Hệ thống quỹ và tài khoản

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 6020

HỆ THỐNG QUỸ VÀ TÀI KHOẢN

Quỹ tạm ứng

Các hướng dẫn sau sẽ được sử dụng để quản lý tài khoản tạm ứng:

1. Số lượng quỹ tạm ứng của một trường sẽ dựa trên số tiền cao nhất được sử dụng trong một tháng. Số tiền sẽ được thông qua bởi hội đồng quản trị.
2. Việc sử dụng quỹ tạm ứng và / hoặc tiền mặt nhỏ sẽ bị hạn chế đối với những nghĩa vụ không thể xử lý bằng chứng từ.
3. Thực hành quản lý biên nhận đã được phê duyệt sẽ được sử dụng.
4. Tài khoản tạm giữ sẽ được bổ sung ít nhất hàng tháng bằng chứng quyền trả cho người giám sát tài khoản. Việc bổ sung phải được thực hiện bằng chứng từ có kèm theo biên lai thích hợp.
5. Số tiền tạm ứng sẽ được đối chiếu hàng tháng.

Thủ tục Quỹ Tổ chức Sinh viên được Liên kết

Hướng dẫn ASB của Trường Công lập Walla Walla cũng như các hướng dẫn này sẽ có hiệu lực trong hoạt động của các tổ chức học sinh liên quan tương ứng:

1. Người được ủy quyền / người được chỉ định phải chịu trách nhiệm giám sát các chức năng kế toán được thực hiện ở cấp độ tòa nhà. Các thủ tục kế toán cấp tòa nhà phải phù hợp với các chức năng kế toán được thực hiện ở cấp huyện.
2. Ngân sách ASB hướng dẫn các hoạt động sẽ được phê duyệt hàng năm.
3. ASB sẽ tham gia vào việc xác định các mục đích mà các nguồn tài chính của ASB sẽ được lập ngân sách và giải ngân. Các mục đích đó sẽ được phản ánh trong ngân sách ASB được trình ban giám đốc phê duyệt.
4. ASB sẽ phê duyệt tất cả các khoản chi trước khi tiền được giải ngân từ quỹ. Trong trường hợp một nhóm sinh viên của hội sinh viên liên kết tiến hành gây quỹ hoặc kêu gọi quyên góp cho học bổng, trao đổi sinh viên và các mục đích từ thiện, nhóm sinh viên được liên kết sẽ phê duyệt tất cả các khoản chi tiêu cho số tiền gây quỹ đó.
5. Các quỹ ASB có thể được sử dụng cho các mục đích phù hợp với chính sách của khu học chánh và được cơ quan quản lý của tổ chức phê duyệt, tuân theo các điều khoản được đưa vào hiến pháp và điều luật của tổ chức học sinh. Tiền quỹ tư nhân không liên kết với hội sinh viên do học khu nắm giữ được giới hạn cho học bổng, đóng góp từ thiện, và các chương trình trao đổi sinh viên. Doanh thu này được giới hạn trong các quỹ được biểu thị cho mục đích cụ thể đó, được xác định tại thời điểm thu thập và được ủy thác dành riêng cho mục đích quyên góp. Các quỹ này phải được đóng góp và gây quỹ trên cơ sở tự nguyện.
6. Các hoạt động gây quỹ không liên kết với tổ chức được ASB tài trợ, bao gồm cả việc gây quỹ tư nhân không liên kết với hội học sinh, không được pháp luật cho phép thực hiện dưới sự chỉ đạo hoặc giám sát của nhân viên cũng như việc sử dụng thiết bị, vật tư, cơ sở vật chất của học khu, hoặc các nguồn lực khác của học khu trừ khi học khu được hoàn trả đầy đủ cho tất cả các chi phí đó. Hiệu trưởng / người được chỉ định sẽ có quyền thu xếp để các quỹ không phải ASB được ủy thác vào các tài khoản riêng trong quỹ miễn là sinh viên được thông báo trước rằng một khoản phí sẽ được thực hiện để trang trải toàn bộ chi phí của dịch vụ.
7. Đối với các trường có học sinh từ lớp bảy trở lên, bằng chứng về sự chấp thuận của học sinh phải xuất hiện trên tất cả các chứng từ hỗ trợ việc giải ngân tiền ASB. Điều này bao gồm các lệnh mua và yêu cầu kiểm tra quỹ tạm ứng. Biên bản ASB sẽ ghi lại việc phê duyệt các khoản chi tiêu.
8. Tiền ASB phải được ký gửi với thủ quỹ của quận ngoại trừ tài khoản ngân hàng tạm ứng và tiền mặt lặt vặt. Các quỹ này sẽ được quản lý theo cách thức được yêu cầu bởi các quy định của hội đồng giáo dục tiểu bang.
9. Báo cáo ASB hàng tháng sẽ được nộp cho Văn phòng Kinh doanh theo Hướng dẫn ASB của Trường Công lập Walla Walla.

Quản lý Tài khoản Ngân hàng Huyện

Số tiền nhận được cho học khu sẽ được xử lý như sau:

1. Biên lai sẽ được đưa cho tất cả các khoản tiền;
2. Tất cả các khoản tiền mà học khu nhận được, ngoại trừ những khoản tiền do thủ quỹ quận thay mặt cho học khu nhận, sẽ được gửi vào tài khoản chuyển tiền của học khu. Các quy định sẽ được thực hiện cho các tòa nhà riêng lẻ có quyền truy cập vào kho lưu ký ban đêm. Tất cả số tiền sẽ được gửi trong vòng 24 giờ kể từ khi có biên lai, trừ khi biên lai không vượt quá $ 100. Tất cả các khoản tiền sẽ được gửi trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được;
3. Các khoản thu từ các sự kiện đặc biệt sẽ được lưu giữ nguyên vẹn;
4. Tất cả tiền trong tài khoản chuyển tiền sẽ được chuyển đến thủ quỹ của quận không muộn hơn ngày đầu tiên của mỗi tháng. Các khoản chuyển tiền như vậy sẽ được đính kèm với một báo cáo chỉ ra số tiền được ghi có vào mỗi quỹ của học khu;
5. Một bản ghi chính xác sẽ được lưu giữ về tất cả các khoản chi tiêu từ mỗi tài khoản tạm ứng. Việc hoàn trả đến mức tối đa cho phép sẽ được thực hiện cho mỗi tài khoản tạm ứng bằng chứng từ mỗi tháng;
6. Các tài khoản ngân hàng sẽ được đối chiếu hàng tháng; và
7. Các cuộc kiểm toán cục bộ đối với từng tài khoản tạm ứng phải được thực hiện trên cơ sở đột xuất và đột xuất ít nhất một lần mỗi năm.

Phát hành: Tháng 2003 năm XNUMX

Sửa đổi: 03.2011; Tháng 2016 năm XNUMX