5285 (P) - Số An sinh Xã hội không khớp
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 5285
Quy trình sau đây sẽ được sử dụng để thực hiện chính sách của Hội đồng Quản trị nhằm thông báo và sửa chữa những điểm mâu thuẫn hoặc “không khớp” có thể xảy ra giữa tên của nhân viên và Số An sinh Xã hội.
Khi Học khu phát hiện ra sự không trùng khớp về số An sinh xã hội, Học khu sẽ thông báo bằng văn bản cho nhân viên về sự không trùng khớp đó. Sau đó, nhân viên sẽ có trách nhiệm liên hệ với cơ quan chính phủ thích hợp để khắc phục sự cố.
Thông báo đầu tiên / Yêu cầu hành động sửa chữa (xem ví dụ)
Khi Học khu biết một nhân viên có Số An sinh Xã hội không khớp, nhân viên đó sẽ được thông báo về sự không trùng khớp bằng một lá thư từ Văn phòng Kinh doanh của Học khu được gửi bằng chuyển phát thường và thư bảo đảm.
Thư này sẽ cung cấp tên và Số An sinh Xã hội của nhân viên như có trong hồ sơ của Học khu, và yêu cầu nhân viên xác minh thông tin. Nếu thông tin không chính xác, nhân viên được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác. Nếu thông tin trên lá thư khớp với tên và Số An sinh Xã hội của Thẻ An sinh Xã hội của nhân viên, nhân viên nên liên hệ với Văn phòng An sinh Xã hội địa phương để giải quyết vấn đề và cung cấp cho Học khu bất kỳ thay đổi nào.
Học khu sẽ cung cấp cho nhân viên tối thiểu Mười lăm (15) ngày theo lịch kể từ ngày nhận được thư để thực hiện hành động sửa chữa.
Thông báo thứ hai / Yêu cầu hành động sửa chữa (xem ví dụ)
Nếu sau ít nhất Mười lăm (15) ngày theo lịch kể từ ngày thông báo đầu tiên, nhân viên vẫn chưa sửa lỗi hoặc vấn đề về Số An sinh Xã hội đã xác định, thì một lá thư thứ hai sẽ được gửi cho nhân viên bằng chuyển phát thường xuyên và thư bảo đảm.
Bức thư thứ hai sẽ thông báo cho nhân viên về tầm quan trọng của vấn đề này và yêu cầu thực hiện hành động khắc phục ngay lập tức. Thư này sẽ cung cấp lại tên và Số An sinh Xã hội của nhân viên như có trong hồ sơ của Học khu, và yêu cầu nhân viên xác minh thông tin. Nếu thông tin không chính xác, nhân viên sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác. Nếu thông tin trên lá thư khớp với tên và Số An sinh Xã hội của Thẻ An sinh Xã hội của nhân viên, một lần nữa, nhân viên nên liên hệ với Văn phòng An sinh Xã hội địa phương để giải quyết vấn đề và cung cấp cho Học khu bất kỳ thay đổi nào.
Học khu sẽ cung cấp cho nhân viên tối thiểu Mười lăm (15) ngày theo lịch kể từ ngày có lá thư thứ hai để thực hiện hành động sửa chữa.
Thông báo cuối cùng / Yêu cầu hành động sửa chữa (xem ví dụ)
Nếu sau hai lần thử viết trước đó, nhân viên vẫn chưa sửa lỗi hoặc vấn đề về Số An sinh Xã hội đã xác định, thì một lá thư thứ ba sẽ được gửi cho nhân viên bằng chuyển phát thường và thư bảo đảm.
Bức thư thứ ba một lần nữa sẽ thông báo cho nhân viên về mức độ nghiêm trọng của vấn đề và sự cần thiết của hành động khắc phục ngay lập tức. Thư này cũng sẽ nêu rõ rằng nó đại diện cho thông báo cuối cùng cho nhân viên về việc Số An sinh Xã hội không khớp hoặc có vấn đề và việc không đáp ứng các yêu cầu lặp đi lặp lại của Học khu để thực hiện hành động sửa chữa và cung cấp cho Học khu tên chính xác và số An sinh xã hội để báo cáo mục đích chỉ tạo thành nguyên nhân cho việc chấm dứt.
Nhân viên sẽ được thông báo rằng việc không cung cấp cho Học khu tài liệu về việc vấn đề đã được khắc phục trong vòng Ba mươi (30) ngày theo lịch kể từ ngày gửi thư sẽ dẫn đến việc họ được đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động với Học khu. Thông báo cuối cùng sẽ thông báo cho nhân viên về cơ hội có một cuộc họp trước khi chấm dứt với Giám đốc Nhân sự của Học khu, cùng với một đại diện mà họ lựa chọn, để thảo luận thêm về vấn đề này.
Học khu đặc biệt khuyến khích nhân viên không đợi cho đến khi nhận được bức thư thứ ba để giải quyết sự không phù hợp.
Phát hành: tháng 2008 năm XNUMX
Hộp thư góp ý
Đóng cửa trường học
