Đăng ký
2024-25 Ghi danh mở và Đăng ký mẫu giáo bắt đầu vào ngày 10 tháng 2024 năm XNUMX    Thông tin tuyển sinh | Thông tin mẫu giáo

A+ A A-

Chính sách & Quy trình Tìm kiếm

3231 (P) - Hồ sơ học sinh

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 3231

HỒ SƠ SINH VIÊN

Loại hồ sơ
Hồ sơ học sinh sẽ được chia thành hai loại: hồ sơ tích lũy và hồ sơ bổ sung.

Thư mục tích lũy có thể chứa tất cả thông tin về học sinh được thu thập và duy trì thường xuyên, chẳng hạn như thông tin nhận dạng (tên, ngày sinh, giới tính, năm học, địa chỉ, số điện thoại, tên phụ huynh, phân loại dân tộc, thông tin khẩn cấp, nơi làm việc của cha mẹ, bác sĩ gia đình, người trông trẻ, anh chị em ruột); hồ sơ tham dự bao gồm ngày nhập và rút tiền; điểm và các báo cáo tiến bộ khác của học sinh; kết quả các bài kiểm tra về thành tích học tập, năng khiếu, sở thích, thính giác và thị lực; báo cáo tình trạng sức khỏe và tiêm chủng; hồ sơ thành tích học tập và tham gia các hoạt động của trường; các báo cáo đã xác minh về hành vi sai trái, bao gồm cả biên bản xử lý kỷ luật; và những thông tin khác sẽ cho phép nhân viên tư vấn với học sinh và lập kế hoạch cho các hoạt động thích hợp. Thông tin nhận dạng có thể bị hạn chế nếu học sinh là người tham gia vào Chương trình Bảo mật Địa chỉ của tiểu bang.

Các hồ sơ bổ sung về một học sinh có thể được thu thập và lưu giữ liên quan đến các mối quan tâm đặc biệt của nhà trường về học sinh, chẳng hạn như thông tin sức khỏe bí mật hoặc các báo cáo liên quan đến việc đánh giá và sắp xếp một học sinh được chính thức xác định là “trọng tâm của mối quan tâm;” báo cáo từ những cá nhân và tổ chức không thuộc trường học như bác sĩ, nhà tâm lý học và phòng khám, ngoại trừ mục đích kiểm tra tổng quát; báo cáo liên quan đến các vấn đề cụ thể liên quan đến học sinh; và các báo cáo hiện tại về các bài kiểm tra tâm lý và báo cáo tiến độ liên quan đến tình trạng khuyết tật của học sinh. Tất cả các báo cáo như vậy có trong hồ sơ phải được ghi ngày và ký.

Đối với mục đích của thủ tục này, ghi chú làm việc của nhân viên được định nghĩa là những hồ sơ về học sinh được lưu giữ trong quyền sở hữu duy nhất của người viết và không thể truy cập hoặc tiết lộ cho bất kỳ người nào khác ngoại trừ một người thay thế cho nhân viên đó. Ghi chú làm việc không được coi là hồ sơ học sinh trong phạm vi của thủ tục này.

Khả năng tiếp cận Hồ sơ học sinh
Thông tin có trong thư mục tích lũy và / hoặc hồ sơ bổ sung sẽ được cung cấp cho các cá nhân và cơ quan như sau:

A. Cha mẹ:
Cha mẹ của trẻ em phụ thuộc có quyền kiểm tra hồ sơ tích lũy và / hoặc hồ sơ bổ sung của con họ.
1. Theo yêu cầu của phụ huynh hoặc nhân viên, một nhân viên có năng lực sẽ cung cấp cho phụ huynh phân tích và giải thích tất cả thông tin trong thư mục tích lũy và hồ sơ bổ sung. Việc xem xét sẽ diễn ra trong vòng năm ngày làm việc của trường sau khi khu học chánh nhận được yêu cầu trừ khi người quản lý hồ sơ cung cấp lời giải thích bằng văn bản cho việc không làm như vậy. Trong mọi trường hợp, việc xem xét sẽ diễn ra sau 45 ngày sau khi phụ huynh đưa ra yêu cầu trong mọi trường hợp. 
2. Việc kiểm tra và xem xét sẽ được tiến hành trong giờ làm việc bình thường, trừ khi người trông coi (giáo viên, cố vấn, y tá, nhà tâm lý học, hiệu trưởng) đồng ý với các thỏa thuận khác. Người giám hộ sẽ cung cấp hỗ trợ trong việc giải thích và phân tích hồ sơ học sinh khi cần thiết. Mặc dù hồ sơ phải nằm trong sự kiểm soát của học khu, nhưng chúng có thể được sao chép hoặc tái tạo bởi hoặc cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện với chi phí của riêng họ

B. Học sinh
Theo yêu cầu của sinh viên, một nhân viên có năng lực sẽ giải thích thông tin từ thư mục tích lũy cho sinh viên. Nhân viên có trình độ sẽ giải thích thông tin có trong hồ sơ bổ sung cho học sinh theo yêu cầu của em và với sự đồng ý của phụ huynh. Học sinh trưởng thành có thể kiểm tra hồ sơ tích lũy và hồ sơ bổ sung của mình. Quyền truy cập được cấp cho phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành bao gồm quyền được cung cấp danh sách các loại hồ sơ giáo dục liên quan đến học sinh do nhà trường và học khu lưu giữ. Phụ huynh và học sinh trưởng thành sẽ có quyền kiểm tra hoặc được thông báo về nội dung của bất kỳ hồ sơ nào chứa thông tin nhận dạng cá nhân liên quan đến nhiều học sinh, miễn là quyền truy cập sẽ chỉ áp dụng cho phần hồ sơ hoặc tài liệu liên quan đó đối với sinh viên. Sau khi tốt nghiệp trung học, học sinh có thể yêu cầu nhận bảng điểm cuối cùng ngoài bằng tốt nghiệp.

Phụ huynh và học sinh trưởng thành sẽ được thông báo hàng năm về quyền kiểm tra và xem xét hồ sơ của con cái họ và các quyền khác của họ theo Đạo luật Quyền riêng tư và Quyền Giáo dục Gia đình.

Đạo luật Quyền riêng tư và Quyền Giáo dục Gia đình (FERPA) dành cho phụ huynh và học sinh trên 18 tuổi (“học sinh đủ điều kiện”) các quyền nhất định đối với hồ sơ giáo dục của học sinh. Họ đang:
1. Quyền kiểm tra và xem xét hồ sơ học tập của học sinh trong vòng 45 ngày kể từ ngày học khu nhận được yêu cầu tiếp cận. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện nên gửi một yêu cầu bằng văn bản cho người quản lý hồ sơ của học khu để xác định (các) hồ sơ mà họ muốn kiểm tra. Người quản lý hồ sơ sẽ sắp xếp để truy cập và thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về thời gian và địa điểm mà họ có thể kiểm tra hồ sơ.
2. Quyền yêu cầu sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh mà phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện cho rằng không chính xác hoặc gây hiểu nhầm. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể yêu cầu khu học chánh sửa đổi hồ sơ mà họ tin rằng không chính xác hoặc gây hiểu lầm. Họ nên viết thư cho hiệu trưởng nhà trường, xác định rõ ràng phần nào của hồ sơ mà họ muốn thay đổi, và nêu rõ lý do tại sao nó không chính xác hoặc gây hiểu nhầm. Nếu học khu quyết định không sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện, học khu sẽ thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về quyết định và thông báo cho họ về quyền của họ trong một buổi điều trần về yêu cầu sửa đổi. Thông tin bổ sung về các thủ tục điều trần sẽ được cung cấp cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện khi được thông báo về quyền được điều trần.

Quyền đồng ý tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân có trong hồ sơ giáo dục của học sinh, ngoại trừ trường hợp FERPA cho phép tiết lộ mà không có sự đồng ý. Các trường hợp ngoại lệ cho phép tiết lộ mà không có sự đồng ý là: tiết lộ được học khu coi là cần thiết để bảo vệ sức khỏe hoặc sự an toàn của học sinh hoặc các cá nhân khác và tiết lộ cho các viên chức nhà trường có lợi ích giáo dục hợp pháp. Viên chức trường học là người được học khu tuyển dụng với tư cách là quản trị viên, người giám sát, người hướng dẫn hoặc nhân viên hỗ trợ (bao gồm cả nhân viên y tế hoặc nhân viên y tế và nhân viên của đơn vị thực thi pháp luật); một người phục vụ trong hội đồng trường; một người hoặc công ty mà học khu đã ký hợp đồng để thực hiện một nhiệm vụ đặc biệt (chẳng hạn như luật sư, nhân viên điều trần, kiểm toán viên, nhà tư vấn y tế hoặc nhà trị liệu); hoặc phụ huynh hoặc học sinh phục vụ trong một ủy ban chính thức, chẳng hạn như ủy ban kỷ luật hoặc khiếu nại, hoặc hỗ trợ một quan chức trường học khác thực hiện nhiệm vụ của họ. Một viên chức nhà trường có quyền lợi giáo dục hợp pháp nếu viên chức đó cần xem xét hồ sơ giáo dục để hoàn thành trách nhiệm nghề nghiệp của mình.

Theo yêu cầu, học khu tiết lộ hồ sơ giáo dục mà không có sự đồng ý của các quan chức của học khu khác nơi học sinh tìm kiếm hoặc có ý định ghi danh.

Quyền nộp đơn khiếu nại lên Bộ Giáo dục Hoa Kỳ liên quan đến việc khu học chánh bị cáo buộc không tuân thủ các yêu cầu của FERPA. Tên và địa chỉ của Văn phòng quản lý FERPA là:
Văn phòng Tuân thủ Chính sách Gia đình
Bộ Giáo dục Mỹ
400 Đại lộ Maryland SW
Washington, DC 20202

C. Nhân viên
Nhân viên hoặc các quan chức trường học khác có lợi ích hợp pháp, giáo dục đối với học sinh sẽ có quyền truy cập vào thư mục tích lũy và bất kỳ hồ sơ bổ sung nào.

D. Các quận khác
Các quận khác sẽ được cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu chính thức của quận. Vào thời điểm chuyển giao hồ sơ, phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành có thể nhận được một bản sao của hồ sơ với chi phí của mình nếu được yêu cầu và sẽ có cơ hội để kiểm tra nội dung của hồ sơ. Thông qua Sổ tay Quyền lợi và Trách nhiệm của Học sinh hàng năm, phụ huynh sẽ được thông báo rằng hồ sơ học sinh sẽ được phát hành cho một trường khác nơi học sinh đã ghi danh hoặc dự định ghi danh.

E. Những người và tổ chức khác
Các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể yêu cầu xem xét bảng điểm của một sinh viên. Học khu sẽ thông báo cho mỗi phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành ít nhất hàng năm rằng những yêu cầu đó sẽ chỉ được thực hiện khi phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành có chữ ký thông báo. Học khu sẽ tiết lộ thông tin có trong thư mục tích lũy của học sinh và hồ sơ bổ sung cho những người và tổ chức khác ngoài học sinh, phụ huynh, nhân viên và các học khu khác chỉ khi có sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành với các trường hợp ngoại lệ sau:

Một. Học khu có thể tiết lộ công khai thông tin thư mục mà không cần sự đồng ý với điều kiện là phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành được thông báo hàng năm về ý định tiết lộ thông tin đó của nhà trường và được cung cấp cơ hội để chỉ ra rằng thông tin đó sẽ không được tiết lộ mà không có sự đồng ý trước. Học khu sẽ không tiết lộ thông tin thư mục vì lý do thương mại. Học khu đã chỉ định những thông tin sau đây làm thông tin thư mục: tên, ảnh, địa chỉ, ngày sinh, ngày đi học, tham gia các hoạt động và môn thể thao được công nhận chính thức của học sinh, cân nặng và chiều cao của các thành viên trong đội thể thao, bằng cấp và giải thưởng nhận được và nhiều nhất trường gần đây đã tham dự. Địa chỉ cư trú thực tế của những người tham gia Chương trình Bảo mật Địa chỉ của tiểu bang sẽ không có sẵn để tiết lộ dưới dạng thông tin thư mục. Số An sinh xã hội, số nhận dạng sinh viên (với các yếu tố xác thực như mật khẩu bí mật hoặc số nhận dạng cá nhân) hoặc thông tin nhận dạng cá nhân khác không được coi là thông tin thư mục.

b. Thông tin có thể được tiết lộ cho các đại diện có thẩm quyền của tổng thanh tra Hoa Kỳ, ủy viên giáo dục và / hoặc người đứng đầu hành chính của cơ quan giáo dục hoặc các cơ quan giáo dục tiểu bang liên quan đến việc kiểm tra và đánh giá các chương trình giáo dục được liên bang hỗ trợ hoặc liên quan với việc thực thi các yêu cầu pháp lý của liên bang đối với các chương trình như vậy.

c. Thông tin có thể được tiết lộ cho các quan chức tiểu bang và địa phương mà thông tin đó được yêu cầu cụ thể phải được báo cáo hoặc tiết lộ theo quy chế của tiểu bang Washington (ví dụ: báo cáo lạm dụng trẻ em hoặc giới thiệu đến tòa án vị thành niên trốn học).

d. Thông tin có thể được tiết lộ cho các tổ chức thực hiện các nghiên cứu cho các cơ quan giáo dục nhằm mục đích phát triển, xác nhận hoặc thực hiện các bài kiểm tra dự đoán hoặc cải thiện hướng dẫn, nếu các nghiên cứu đó được thực hiện theo cách sẽ không cho phép người khác nhận dạng cá nhân của học sinh và cha mẹ của chúng so với đại diện của các tổ chức đó và nếu thông tin đó sẽ bị hủy khi không còn cần thiết cho mục đích mà nó đã được thu thập.

e. Thông tin có thể được tiết lộ theo lệnh tư pháp hoặc trát đòi hầu tòa được ban hành hợp pháp bao gồm lệnh của tòa án theo Đạo luật Yêu nước của Hoa Kỳ, với điều kiện là đã có nỗ lực hợp lý để thông báo trước cho phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành về việc tuân thủ đó trừ khi không có thông báo đó. cho phép của lệnh hoặc trát đòi hầu tòa. Tuân theo Đạo luật về học giả không bị gián đoạn của liên bang năm 2013, khi cha mẹ là một bên tham gia tố tụng tòa án liên quan đến lạm dụng hoặc bỏ bê trẻ em (như được định nghĩa trong Phần 3 của Đạo luật ngăn ngừa và đối xử với lạm dụng trẻ em (42 USC 5101) hoặc các vấn đề phụ thuộc, và lệnh được ban hành trong bối cảnh của thủ tục tố tụng đó, học khu không bắt buộc phải cung cấp thông báo bổ sung (tức là ngoài thông báo của tòa án) cho phụ huynh trước khi công bố thông tin.

f. Thông tin có thể được tiết lộ cho những người và cơ quan thích hợp liên quan đến trường hợp khẩn cấp để bảo vệ sức khỏe hoặc sự an toàn của học sinh hoặc những người khác. Học khu sẽ xem xét toàn bộ tình huống và xác định xem có mối đe dọa rõ ràng và đáng kể đối với sức khỏe hoặc sự an toàn của học sinh hoặc các cá nhân khác hay không. Khi thông tin từ hồ sơ của học sinh, ngoài thông tin danh bạ, được tiết lộ cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào không phải là nhân viên, hồ sơ về việc tiết lộ đó sẽ được duy trì như một phần của hồ sơ cụ thể có liên quan. Các yêu cầu qua điện thoại để cung cấp thông tin về học sinh sẽ không được thực hiện trừ khi biết danh tính của người gọi và người gọi được phép nhận thông tin theo quy định của các thủ tục này. Một hồ sơ sẽ được lập về bất kỳ thông tin phát hành nào như vậy và được đặt trong thư mục tích lũy của học sinh. Hồ sơ quyền truy cập này sẽ bao gồm ngày truy cập, tên của bên được cấp quyền truy cập và lợi ích giáo dục hợp pháp của bên được cấp quyền truy cập.

g. Tuân theo Đạo luật Liên bang về Học giả không bị gián đoạn năm 2013, thông tin liên quan đến học sinh được chăm sóc nuôi dưỡng có thể được tiết lộ mà không cần sự đồng ý trước bằng văn bản của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện cho nhân viên phụ trách cơ quan hoặc đại diện khác của các cơ quan phúc lợi trẻ em hoặc tổ chức bộ lạc của tiểu bang hoặc địa phương, những người chịu trách nhiệm pháp lý để chăm sóc và bảo vệ học sinh, cho các mục đích liên quan đến kế hoạch vụ việc của học sinh.

h. Học sinh trung học trưởng thành và / hoặc phụ huynh / người giám hộ hợp pháp có thể cấp quyền cho học khu cho phép các nhà tuyển dụng tiềm năng xem xét bảng điểm của học sinh.

Hồ sơ sức khỏe bí mật
Hồ sơ sức khỏe bí mật phải được lưu trữ trong một khu vực an toàn mà chỉ nhân viên có thẩm quyền mới có thể tiếp cận được, trừ khi một bản phát hành được thực thi thích hợp theo Chương. 70.02 RCW đã được thu được. Những hồ sơ như vậy cũng chịu sự điều chỉnh của Đạo luật Quyền riêng tư và Quyền Giáo dục Gia đình, cho phép phụ huynh truy cập để xem xét và thực hiện các quyền của FERPA đối với các hồ sơ. Có tiêu chuẩn cao hơn về tính bảo mật và quyền riêng tư của học sinh vị thành niên đối với các hồ sơ liên quan đến HIV, các bệnh lây truyền qua đường tình dục, điều trị bằng thuốc hoặc rượu, điều trị sức khỏe tâm thần, kế hoạch hóa gia đình hoặc phá thai. Các bản phát hành thông tin liên quan đến các bệnh lây truyền qua đường tình dục, HIV và điều trị bằng thuốc hoặc rượu có nhiều hạn chế hơn so với các bản phát hành y tế thông thường.  
Sửa đổi Hồ sơ và Phiên điều trần

Tại thời điểm kiểm tra và xem xét, phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành được cấp quyền truy cập vào hồ sơ có thể yêu cầu sửa đổi thông tin trong hồ sơ của học sinh. Người giám hộ (ví dụ: giáo viên, cố vấn, y tá, nhà tâm lý học) có thể tôn trọng các yêu cầu đó bằng cách sửa hoặc xóa các hồ sơ gây hiểu lầm, vi phạm quyền riêng tư hoặc không chính xác, miễn là người quản lý cấp cao (hiệu trưởng hoặc trưởng bộ phận) đồng ý.

Nếu người quản lý cấp cao từ chối việc chỉnh sửa hoặc xóa được yêu cầu, phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành có thể yêu cầu một buổi điều trần không chính thức trước giám đốc hoặc người được chỉ định, buổi điều trần sẽ được tổ chức trong vòng 10 ngày học kể từ khi nhận được yêu cầu đó. Trong buổi điều trần, tổng giám đốc hoặc người được chỉ định sẽ xem xét các sự kiện do phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành và người giám hộ đã trình bày và quyết định có ra lệnh yêu cầu sửa chữa hoặc xóa. Giám đốc hoặc người được chỉ định sẽ gửi quyết định bằng văn bản của mình cho phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành trong vòng 10 ngày học kể từ ngày điều trần.

Nếu học khu vẫn quyết định không sửa đổi hồ sơ do kết quả của buổi điều trần, phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành yêu cầu sửa đổi hồ sơ có thể đưa vào hồ sơ giải thích bằng văn bản về sự phản đối của họ.

Lưu giữ Hồ sơ Học sinh
Hiệu trưởng, cố vấn hoặc giáo viên của học sinh sẽ là người quản lý tập tài liệu tích lũy. Hiệu trưởng hoặc cố vấn của học sinh sẽ là người quản lý các hồ sơ bổ sung. Bản sao của tất cả các báo cáo nghiên cứu điển hình hướng dẫn và báo cáo từ các cơ quan không thuộc trường học có trong hồ sơ bổ sung của học sinh có thể được lưu giữ tại văn phòng học khu dưới sự giám sát của giám đốc hoặc người được chỉ định.

Người giám hộ sẽ:
A. Chỉ lưu giữ những hồ sơ được cho phép bởi các thủ tục này;
B. Bảo vệ hồ sơ học sinh khỏi việc sử dụng và bố trí trái phép;
C. Duy trì hồ sơ truy cập;
D. Yêu cầu quyền truy cập danh dự cho phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành;
E. Xóa hoặc sửa hồ sơ khi có sự chấp thuận của người quản lý cấp cao hoặc theo lệnh của giám đốc hoặc người được chỉ định hoặc hội đồng quản trị; và
F. Tuân theo lịch trình và thủ tục xem xét hồ sơ do người quản lý cấp cao thiết lập.

Người giám hộ cấp cao có thể đảm nhận các nhiệm vụ của người giám hộ và sẽ:
A. Yêu cầu hồ sơ học sinh từ các trường khác;
B. Duy trì bảo mật hồ sơ học sinh;
C. Chuyển, hủy và xóa hồ sơ khi được phép;
D. Giám sát hoạt động của người trông coi;
E. Tiến hành các buổi điều trần không chính thức và cho phép hoặc từ chối chấp thuận các chỉnh sửa hoặc xóa do phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành yêu cầu;
F. Thiết lập lịch trình và thủ tục xem xét hồ sơ cho các trường hoặc khoa tương ứng của họ phù hợp với các thủ tục điều chỉnh việc xử lý hồ sơ. (Điểm kiểm tra tâm lý sẽ được xem xét hàng năm để xác định mức độ phù hợp của chúng với nhu cầu giáo dục thường xuyên của học sinh.);
G. Khi chuyển học sinh lên cấp học tiếp theo (tiểu học lên trung học cơ sở, trung học cơ sở lên trung học phổ thông) hoặc khi tốt nghiệp hoặc chuyển trường ngoài học khu, loại bỏ để lưu giữ, bảo quản hoặc tiêu hủy theo quy trình xử lý hiện hành, bất kỳ hồ sơ nào không còn phù hợp để sắp xếp chương trình giáo dục; và
H. Xác nhận cho người quản lý hồ sơ học khu trước ngày 30 tháng XNUMX hàng năm những điều sau:
một. Chỉ những hồ sơ liên quan đến việc sắp xếp chương trình giáo dục đang được duy trì, trừ khi được pháp luật cho phép; và
b. Đánh giá bắt buộc đã được hoàn thành.

Người quản lý hồ sơ học khu sẽ giám sát tổng thể việc quản lý và kiểm soát hồ sơ học sinh và sẽ thực thi chính sách hồ sơ học sinh và các thủ tục hành chính.

Học khu sẽ sử dụng một loạt các phương pháp để bảo vệ hồ sơ, bao gồm mật khẩu, kiểm soát vật lý (chẳng hạn như tủ khóa), kiểm soát công nghệ (chẳng hạn như kiểm soát truy cập dựa trên vai trò đối với hồ sơ điện tử) và thủ tục hành chính.

Xử lý hồ sơ học sinh
Hồ sơ học sinh vĩnh viễn sẽ được coi là hồ sơ về lịch sử trường học và thành tích học tập của học sinh. Hồ sơ vĩnh viễn được lưu trong thư mục tích lũy của học sinh phải được trích xuất và lưu giữ trước khi sắp xếp thư mục.

Trong vòng mười ngày sau khi nhận được yêu cầu, khu học chánh sẽ cung cấp một bộ hồ sơ giáo dục không chính thức cho phụ huynh của một học sinh chuyển ra khỏi tiểu bang đáp ứng định nghĩa của một gia đình quân nhân trong quá trình chuyển đổi. Khi một học sinh chuyển đến một trường khác trong học khu, tất cả các hồ sơ bao gồm cả hồ sơ thường trú của học sinh sẽ được chuyển đến trường kia. Khi một học sinh chuyển đến một trường bên ngoài học khu, người quản lý cấp cao sẽ xóa thư mục tích lũy của tất cả các thông tin không chính thức, không liên quan. Một bản sao của tất cả các hồ sơ sẽ được gửi đến trường yêu cầu. Hồ sơ tích lũy cho một học sinh tiểu học hoặc trung học cơ sở rời khỏi học khu sẽ được duy trì trong hai năm sau khi học khu ngừng ghi danh.

Các thư mục tích lũy và hồ sơ bổ sung của học sinh trung học sẽ được lưu giữ theo Lịch trình Lưu giữ Hồ sơ của Tiểu bang Washington. Trong mọi trường hợp, học khu sẽ lưu giữ vĩnh viễn hồ sơ vĩnh viễn của học sinh.


Tại thời điểm học sinh tốt nghiệp hoặc không còn cần đến các dịch vụ giáo dục đặc biệt, phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh trưởng thành sẽ được thông báo rằng thông tin nhận dạng cá nhân liên quan đến tình trạng khuyết tật không còn cần thiết cho mục đích giáo dục VÀ rằng hồ sơ giáo dục đặc biệt sẽ được lưu giữ bởi học khu trong sáu (6) năm trước khi bị tiêu hủy theo Lịch trình Lưu giữ Hồ sơ của Học khu và Học khu đã được phê duyệt theo RCW 40.14.070.

Khi thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành về quyền của họ đối với những hồ sơ như vậy, học khu sẽ thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành rằng học sinh hoặc phụ huynh có thể cần thông tin để thiết lập tính đủ điều kiện nhận một số phúc lợi dành cho người lớn, ví dụ, an sinh xã hội VÀ rằng phụ huynh / người giám hộ / học sinh trưởng thành phải đảm bảo rằng họ có tài liệu cần thiết, hoặc yêu cầu bản sao của một số hồ sơ nhất định từ học khu TRƯỚC KHI hồ sơ của học khu bị hủy trong sáu (6) năm. Theo yêu cầu của phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh trưởng thành, thông tin hồ sơ liên quan đến tình trạng vô hiệu hóa sẽ bị hủy nhưng CHỈ sau khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu lưu giữ sáu (6) năm theo Lịch trình Lưu giữ Hồ sơ của Học khu và Học khu. Học khu có thể, theo quyết định của mình, chọn lưu giữ những hồ sơ này trong một thời gian dài hơn cho các mục đích kinh doanh.

Phụ huynh hoặc học sinh trưởng thành, với chi phí của mình, có thể nhận được một bản sao của tất cả các hồ sơ để chuyển đến học khu khác.

Phá hủy Quy mô lớn Hồ sơ Học sinh
Sau khi thực hiện việc chăm sóc theo quy định trong phần trước (Xử lý Hồ sơ Học sinh), người quản lý cấp cao sẽ đóng gói tất cả các hồ sơ và gửi đến văn phòng học khu. Mỗi gói sẽ được đánh dấu rõ ràng: “Hồ sơ Học sinh - để Tiêu hủy,” ghi ngày tháng và có chữ ký của người quản lý cấp cao. Một bảng tóm tắt sẽ được hoàn thành và giữ lại trong văn phòng. Tờ giấy sẽ cho biết: “Kể từ ngày này, tôi đã xác định rằng các hồ sơ sau đây có thể bị tiêu hủy theo yêu cầu của học khu và tiểu bang và đã nộp chúng để tiêu hủy.” Bảng tóm tắt sẽ được ghi ngày tháng và có chữ ký của người quản lý cấp cao.

Hồ sơ điện tử
Hồ sơ điện tử (bao gồm e-mail và nội dung trang web) được học khu tạo và nhận trong giao dịch kinh doanh công cộng là hồ sơ công khai cho các mục đích của RCW 40.14 và sẽ được quản lý phù hợp với tất cả các luật và quy định quản lý việc tiết lộ, tiêu hủy lưu giữ và lưu trữ hồ sơ công cộng. Học khu sẽ quản lý hồ sơ điện tử theo các quy định giống như tài liệu giấy như được nêu trong lịch trình lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ điện tử sẽ được lưu giữ ở định dạng điện tử và vẫn có thể sử dụng được, có thể tìm kiếm, có thể truy xuất và xác thực trong khoảng thời gian lưu giữ được chỉ định. Học khu sẽ giữ lại các hồ sơ điện tử được chỉ định là tài liệu lưu trữ ở định dạng gốc cùng với phần cứng và phần mềm cần thiết để đọc dữ liệu, trừ khi dữ liệu đã được di chuyển thành công sang một hệ thống mới. (Học ​​khu sẽ lưu giữ hồ sơ tuân thủ Lịch Lưu giữ Hồ sơ Chung cho các Khu học chánh và Khu Dịch vụ Giáo dục ở Tiểu bang Washington có tại: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)


Cắt
Bất cứ khi nào có thể, khoảng thời gian lưu giữ bắt đầu bằng "giới hạn". “Cut-off” là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ các tệp hoặc hồ sơ có thể bị kết thúc vào một ngày định trước. "Cut-off" ngăn các hồ sơ hiện tại đạt được kích thước không thể quản lý được và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ các hồ sơ mới. Hồ sơ theo năm dương lịch có thể bị “cắt bỏ” vào ngày 31 tháng 1 và một hồ sơ mới được lập vào ngày 1 tháng 2; tất cả các hồ sơ của năm tài chính chỉ có thể được “cắt bỏ” khi hoàn thành một hành động hoặc sự kiện, chẳng hạn như chấm dứt hợp đồng, thanh toán cuối cùng của hợp đồng, chấm dứt việc làm, v.v. Bất kể thời gian lưu giữ là bao lâu, loạt hồ sơ chỉ nên được lưu giữ trong các tệp văn phòng sau khi "cắt" miễn là cần thiết để đáp ứng: (3) tham chiếu tích cực; (XNUMX) kiểm toán, khi được yêu cầu; và (XNUMX) các yêu cầu vận hành khác. Khi ba yếu tố này đã được thỏa mãn, hồ sơ phải được chuyển đến trung tâm hồ sơ hoặc sang một định dạng thay thế thích hợp, bao gồm cả dạng điện tử trong thời gian lưu giữ còn lại.

Phát hành: Tháng 2003 năm XNUMX
Sửa đổi: Tháng 2021 năm XNUMX
Sửa đổi: tháng 2023 năm XNUMX

TRƯỜNG CÔNG LẬP WALLA WALLA • 364 South Park St. • Walla Walla, WA 99362 • Điện thoại: 509-527-3000 • Số fax: 509.529.7713

Giải Pháp Vector - Cảnh Báo Vector Dòng Mẹo về Trường học An toàn: 855.976.8772  |  Hệ thống báo cáo mẹo trực tuyến