6225 - Sử dụng chữ ký điện tử

CHÍNH SÁCH HỘI ĐỒNG SỐ 6225

SỬ DỤNG CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ

Mục đích:
Để thiết lập chính sách chữ ký điện tử cho Trường Công lập Walla Walla sẽ:
• Thúc đẩy hiệu quả để bảo tồn các nguồn lực công cộng;
• Thiết lập hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử cho các giao dịch của Quận;
• Cung cấp sự đảm bảo hợp lý về tính toàn vẹn, tính xác thực và tính không từ chối của các tài liệu điện tử khi các chữ ký điện tử được Học khu sử dụng; và
• Xác định phạm vi của Học khu sử dụng nhà cung cấp chữ ký điện tử hiện tại DocuSign làm phương pháp được phê duyệt để gắn chữ ký điện tử vào hồ sơ điện tử. Chính sách này sẽ áp dụng cho bất kỳ sự thay thế nào trong tương lai đối với nền tảng của nhà cung cấp dịch vụ cụ thể.

Việc giảm sự phụ thuộc của Học khu vào các giao dịch trên giấy tờ sẽ cải thiện hơn nữa việc chia sẻ và bảo mật thông tin, cho phép phê duyệt và truy cập tài liệu nhanh hơn, đồng thời giảm chi phí và tác động đến môi trường. Cung cấp tùy chọn chữ ký điện tử, khi có thể, phù hợp với mục đích của
Luật của Bang Washington nhằm thúc đẩy các giao dịch điện tử và loại bỏ các rào cản có thể ngăn cản việc sử dụng các giao dịch điện tử của các tổ chức chính phủ.

Phạm vi, cách thức và định dạng sử dụng
Học khu khuyến khích các giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử, đồng thời công nhận chữ ký điện tử là ràng buộc về mặt pháp lý và có hiệu lực tương đương như chữ ký truyền thống được tạo ra khi một người đánh dấu thực tế tài liệu với mục đích ký vào hồ sơ.

Học khu cho phép sử dụng nền tảng chữ ký điện tử DocuSign, hoặc bất kỳ sự thay thế nào trong tương lai của nền tảng đó, để gắn chữ ký điện tử vào hồ sơ của Học khu.

Giám đốc Học khu, Ban Giám đốc hoặc người ký tên được ủy quyền khác, được ủy quyền sử dụng nền tảng chữ ký điện tử hoặc bất kỳ sự thay thế nào trong tương lai của nền tảng đó để gắn chữ ký điện tử vào hồ sơ của Học khu như được cung cấp trong chính sách này.

Nền tảng chữ ký điện tử, hoặc bất kỳ sự thay thế nào trong tương lai của nền tảng đó, được phép gắn chữ ký điện tử vào bất kỳ và tất cả các hồ sơ của Học khu mà việc sử dụng đó được Giám đốc hoặc người được chỉ định cho là phù hợp.

Chữ ký điện tử không thể được áp dụng bằng cách sử dụng tên của nhân viên khác. Các hồ sơ được ký thay mặt cho Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc hoặc người ký được ủy quyền khác, sẽ sử dụng chữ ký điện tử của riêng họ.

Chữ ký điện tử là sự thay thế có thể chấp nhận được cho chữ ký truyền thống trên các hồ sơ yêu cầu chữ ký của bất kỳ hồ sơ nào bất cứ khi nào việc sử dụng chữ ký truyền thống được cho phép hoặc được yêu cầu, trừ trường hợp được cung cấp ở đây.

Nếu chữ ký điện tử được sử dụng cho các giao dịch giữa các tiểu bang hoặc cho các tài liệu do chính phủ Liên bang Hoa Kỳ yêu cầu, thì chữ ký điện tử sẽ tuân thủ các yêu cầu của Đạo luật Thương mại Điện tử và Chữ ký Điện tử trong Toàn cầu.

Chính sách này hoàn toàn không ảnh hưởng đến khả năng của Học khu để thực hiện giao dịch bằng phương tiện vật lý và sẽ không được hiểu là một điều cấm sử dụng chữ ký truyền thống.

Tài liệu tham khảo pháp lý:
Đạo luật GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ THỐNG NHẤT, Chương 57, Luật 2020
15 USC Ch. 96 Chữ ký điện tử trong Đạo luật Thương mại Quốc gia và Toàn cầu

Thông qua: ngày 21 tháng 2020 năm XNUMX