6570 - Quản lý dữ liệu và hồ sơ

CHÍNH SÁCH HỘI ĐỒNG SỐ 6570

QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ HỒ SƠ 

Data Management

Tổng giám đốc được ủy quyền ký hợp đồng với Hợp tác xã Xử lý Thông tin Trường học Washington để mua các dịch vụ xử lý dữ liệu. Để bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ tài chính và học sinh, giám thị sẽ phát triển các thủ tục để thực hiện các kiểm soát nội bộ liên quan đến việc truy cập và giám sát hồ sơ điện tử.

Quản lý và Lưu giữ Hồ sơ

Học khu công nhận tầm quan trọng của hồ sơ công khai là bản ghi các hành vi của học khu và kho lưu trữ thông tin đó. Theo quy định của pháp luật, công chúng có quyền kiểm tra và mua bản sao của các hồ sơ đó với một số trường hợp ngoại lệ. Hồ sơ công khai của học khu có nghĩa là bất kỳ tài khoản, chứng từ hoặc hợp đồng nào liên quan đến việc nhận hoặc giải ngân vốn; với việc mua lại, sử dụng hoặc thải bỏ các dịch vụ hoặc vật tư, vật liệu, thiết bị hoặc tài sản khác; hoặc với bất kỳ biên bản, lệnh hoặc quyết định nào ấn định quyền cá nhân hoặc tài sản, đặc quyền, miễn trừ, nghĩa vụ hoặc nghĩa vụ của bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào.
Tổng giám đốc sẽ phát triển các thủ tục để thực hiện chính sách này phù hợp với luật pháp; yêu cầu tối thiểu là bảo vệ vĩnh viễn các biên bản hội đồng quản trị, báo cáo kiểm toán hàng năm và hồ sơ học sinh vĩnh viễn; và yêu cầu lưu giữ tất cả các hồ sơ tài chính cần thiết cho các cuộc kiểm toán. Tổng giám đốc sẽ chỉ định một nhân viên làm nhân viên hồ sơ học khu.

Hồ sơ có thể bị tiêu hủy khi được sự cho phép của Tổng thư ký Nhà nước

Lịch trình Lưu giữ Hồ sơ và Sổ tay Quản lý Hồ sơ.

Hồ sơ bất động sản

Hồ sơ tài sản và hồ sơ kiểm kê sẽ được duy trì trên tất cả đất đai, tòa nhà và tài sản cá nhân dưới sự kiểm soát của học khu.

Tổng giám đốc sẽ phát triển một hệ thống kiểm kê tài sản và thiết bị.

Theo mục đích của chính sách này, "thiết bị" có nghĩa là một đơn vị đồ nội thất hoặc đồ đạc, một thiết bị, một máy móc, một bộ máy hoặc một tập hợp các sản phẩm vẫn giữ được hình dạng và hình dáng của nó khi sử dụng, không thể sử dụng được và không mất đi tính đặc trưng của nó khi hợp nhất thành một đơn vị phức tạp hơn.

Được Hội đồng quản trị thông qua: ngày 16 tháng 2002 năm XNUMX
Sửa đổi: ngày 7 tháng 2003 năm XNUMX
Sửa đổi: 16 tháng 2013, XNUMX