6215 - Chứng nhận và phê duyệt yêu cầu chi phí

CHÍNH SÁCH HỘI ĐỒNG SỐ 6215

CHỨNG NHẬN VÀ PHÊ DUYỆT YÊU CẦU CHI PHÍ

Trước khi các yêu cầu chi phí được nộp lên hội đồng để thanh toán, chúng phải được kiểm tra và chứng nhận bởi nhân viên kiểm toán được chỉ định của học khu về tính chính xác và bằng chứng rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận và đạt yêu cầu và khoản thanh toán trước đó chưa được thực hiện. Chứng nhận phải được ký và ghi ngày bởi nhân viên kiểm toán hoặc người được chỉ định của họ. Các yêu cầu chi phí sẽ được chấp thuận bằng phiếu tán thành được ghi nhận của đa số hội đồng.

Hội đồng cho phép thanh toán tạm ứng các yêu cầu bồi thường trong những tháng chỉ có một cuộc họp hội đồng định kỳ được lên lịch. Hội đồng sẽ xem xét và phê duyệt tất cả các khoản thanh toán tạm ứng đó tại cuộc họp công khai thường kỳ theo lịch trình tiếp theo. Hội đồng quản trị sẽ được gửi qua email các yêu cầu chi phí thanh toán tạm ứng để xem xét vào tuần trước ngày kiểm tra. Bất kỳ thành viên hội đồng nào cũng có thể thông báo cho Giám đốc Học khu hoặc Giám đốc Tài chính nếu khoản thanh toán đó không được gửi trước Thứ Ba của tuần tiếp theo và khoản thanh toán đó sẽ được chuyển sang cuộc họp hội đồng tiếp theo.

Trong trường hợp yêu cầu bồi thường bị từ chối, nhân viên kiểm toán và giám đốc sẽ làm cho các yêu cầu bồi thường được ghi nhận là các khoản phải thu và theo đuổi việc thu nợ một cách siêng năng cho đến khi thu được tiền hoặc cho đến khi hội đồng phê duyệt việc thanh toán các yêu cầu đó.

Mỗi nhân viên kiểm toán và giám đốc sẽ cung cấp một trái phiếu chính thức, không dưới 50,000 đô la, để thực hiện trung thành các nhiệm vụ đó. Khu học chánh sẽ mua và thanh toán các trái phiếu bảo lãnh.

Tham chiếu chéo:
Chính sách Hội đồng Quản trị 6500 Quản lý rủi ro

Tài liệu tham khảo pháp lý:
RCW 28A.330.080 Thanh toán yêu cầu bồi thường - Ký chứng quyền
RCW 28A.330.090 Ủy ban kiểm toán và chi tiêu
RCW 42.24.080 Các tập đoàn thành phố và các khu vực chính trị - Khiếu nại chống lại các mục đích hợp đồng - Kiểm toán và thanh toán - Xác thực và chứng nhận
RCW 42.24.180 Taxing District - Phát hành trát hoặc séc trước khi cơ quan lập pháp phê duyệt - Điều kiện
Chứng nhận và phê duyệt chứng từ của Kiểm toán viên Nhà nước Bản tin số 301 III (F)

Thông qua: ngày 16 tháng 2002 năm XNUMX
Sửa đổi: 02.19.2019
Sửa đổi: ngày 12 tháng 2023 năm XNUMX