6213 (P) - Reimbursement para sa Mga Gastos sa Paglalakbay

PAMAMARAAN NG ADMINISTRATIB Blg. 6213

REIMBURSEMENT PARA SA MGA GASTOS SA Biyahe

Ang mga sumusunod na pamamaraan sa paglalakbay ay dapat gamitin ng lahat ng miyembro ng kawani sa lahat ng mga kahilingan sa paglalakbay na inaprubahan ng distrito.

A. Kumpletuhin at isumite ang kinakailangang advance trip approval request form sa superbisor para sa paunang pag-apruba at lagda. Dapat isama ang isang pagtatantya ng lahat ng inaasahang gastos.

B. Kung ang halaga ng dolyar na naaprubahan ay iba kaysa sa kabuuang pagtatantya, ang naaprubahang halaga ay dapat isulat sa form at inisyal ng superbisor. Ipapahiwatig ng mga superbisor ang naaangkop na numero ng badyet na sisingilin para sa gastos.

C. Lahat ng travel arrangement at hotel reservation (kabilang ang mga purchase order) ay dapat kumpletuhin sa building/department level. Ang pamahalaan ng estado, pederal na pamahalaan, o rate ng kumperensya (alinman ang pinakamababa) ay dapat hilingin para sa hotel. Kapag wala sa mga rate na ito ang nalalapat, ang mga hotel na may makatwirang mga rate ay dapat isaalang-alang. Kapag nananatili sa isang conference hotel, isang conference brochure na nagsasaad ng mga conference hotel o iba pang dokumentasyon ay kailangang ilakip sa kahilingan sa pagbabayad o reimbursement. Ang mga inaprubahang purchase order ay isang indikasyon ng awtorisasyon sa paglalakbay. Kung hindi kasama ang isang purchase order, kailangang isama ang isang nilagdaang invoice na may numero ng badyet.

D. Ang naaangkop na nilagdaan na voucher sa paglalakbay ay isang indikasyon ng pag-apruba ng gastos sa biyahe.

E. Sa pagtatapos ng biyahe, ang taong gagawa ng biyahe ay dapat kumpletuhin ang isang district travel expense voucher. Dapat aprubahan at lagdaan ng superbisor ang voucher, ilakip ang aprubadong porma ng kahilingan sa biyahe, brochure ng kumperensya at/o agenda, at mga karagdagang resibo na itinakda sa mga alituntunin sa pagpaplano ng paglalakbay. Kapag ang voucher ng gastos sa paglalakbay ay ganap na nakumpleto, ipasa sa opisina ng negosyo para sa huling pag-apruba mula sa Superintendente o itinalaga. Anumang paglalakbay na sinisingil sa mga kategoryang programa, kabilang ang espesyal na edukasyon, ay ipapadala sa direktor ng programa para sa pag-apruba.

Minsan mahalaga para sa administratibo o iba pang mga miyembro ng kawani na kumatawan sa distrito sa mga aktibidad na itinataguyod ng distrito at iba pang mga kaganapan sa komunidad na nagsisilbing suporta sa misyon, kawani o mga mag-aaral ng distrito. Sa ilang mga kaso, ang mga kaganapang ito ay nangangailangan ng pagpasok, mga bayarin o iba pang mga gastos upang makilahok. Ang mga miyembro ng kawani na nagnanais na dumalo sa mga naturang kaganapan ay dapat humingi ng paunang pag-apruba mula sa superintendente o itinalaga. Kung naaprubahan, ang miyembro ng kawani ay dapat bayaran para sa mga naturang gastos na ipinanganak nila upang dumalo sa naaprubahang aktibidad. Sa pagpapasya ng superintendente, ang distrito ay maaaring gumawa ng paunang bayad sa ngalan ng (mga) miyembro ng kawani na dumalo.

Binago: Pebrero 2024