6020 (P) - Sistema ng mga Pondo at Account

PAMAMARAAN NG ADMINISTRATIB Blg. 6020

SISTEMA NG MGA PONDO AT ACCOUNT

Imprest Funds

Ang mga sumusunod na alituntunin ay dapat gamitin sa pamamahala ng mga imprest account:

1. Ang halaga ng imprest fund ng isang paaralan ay dapat ibabatay sa pinakamataas na halaga ng mga pondong ginastos sa isang buwan. Ang halaga ay dapat aprubahan ng lupon ng mga direktor.
2. Ang paggamit ng imprest funds at/o petty cash ay dapat na limitado sa mga obligasyong hindi mahawakan ng voucher.
3. Ang mga naaprubahang gawi sa pamamahala ng resibo ay dapat gamitin.
4. Ang mga imprest account ay dapat mapunan ng hindi bababa sa buwanan sa pamamagitan ng warrant na babayaran sa tagapag-ingat ng account. Ang muling pagdadagdag ay dapat gawin sa pamamagitan ng voucher na may kalakip na naaangkop na mga resibo.
5. Ang mga pondo ng imprest ay dapat ipagkasundo buwan-buwan.

Mga Kaugnay na Pamamaraan ng Pondo ng Katawan ng Mag-aaral

Ang Walla Walla Public Schools ASB Guidelines gayundin ang mga patnubay na ito ay dapat na may bisa sa pagpapatakbo ng kani-kanilang mga kaugnay na katawan ng mag-aaral:

1. Ang punong-guro/tinalaga ay dapat na responsable para sa pangangasiwa sa mga tungkulin ng accounting na isasagawa sa antas ng gusali. Ang mga pamamaraan ng accounting sa antas ng gusali ay dapat na naaayon sa mga tungkulin ng accounting na isinasagawa sa antas ng opisina ng distrito.
2. Ang badyet ng ASB na gumagabay sa mga aktibidad ay dapat aprubahan taun-taon.
3. Ang ASB ay dapat lumahok sa pagpapasiya ng mga layunin kung saan ang mga mapagkukunang pinansyal ng ASB ay dapat i-budget at ibigay. Ang mga naturang layunin ay makikita sa badyet ng ASB na isinumite sa lupon ng mga direktor para sa pag-apruba nito.
4. Dapat aprubahan ng ASB ang lahat ng paggasta bago ibigay ang pera mula sa pondo. Kung sakaling magsagawa ng fund raising o manghihingi ng donasyon ang isang nauugnay na grupo ng mag-aaral sa katawan para sa mga iskolarsip, palitan ng mag-aaral, at mga layunin ng kawanggawa, aaprubahan ng nauugnay na grupo ng katawan ng mag-aaral ang lahat ng paggasta ng perang nalikom.
5. Ang mga pondo ng ASB ay maaaring gamitin para sa mga layuning naaayon sa patakaran ng distrito ng paaralan at inaprubahan ng namumunong katawan ng organisasyon, na napapailalim sa mga probisyon na kasama sa konstitusyon at mga tuntunin ng katawan ng mag-aaral. Ang pera ng pondo ng pribadong hindi nauugnay sa katawan ng mag-aaral na hawak ng distrito ay limitado sa mga iskolarsip, mga kontribusyon sa kawanggawa, at mga programa sa pagpapalitan ng mag-aaral. Ang kita na ito ay limitado sa mga pondong nakasaad para sa partikular na layuning iyon, na natukoy sa oras ng kanilang pagkolekta, at na pinanghawakang pinagkakatiwalaan ng eksklusibo para sa donasyong layunin. Ang mga naturang pondo ay dapat iambag at kolektahin sa isang boluntaryong batayan.
6. Ang mga aktibidad sa pangangalap ng pondo na hindi nauugnay sa isang organisasyong itinataguyod ng ASB, kabilang ang paglikom ng pribadong hindi nauugnay na mga pondo ng katawan ng mag-aaral, ay hindi pinahihintulutan ng batas na gawin sa ilalim ng direksyon o pangangasiwa ng mga kawani o sa paggamit ng mga kagamitan sa distrito, mga supply, pasilidad, o ibang mga mapagkukunan ng distrito maliban kung ang distrito ay ganap na nabayaran para sa lahat ng naturang gastos. Ang punong-guro/itinalaga ay magkakaroon ng awtoridad na ayusin ang mga pondong hindi ASB na mahawakan sa tiwala sa magkahiwalay na mga account sa pondo hangga't ang mga mag-aaral ay ipaalam nang maaga na ang isang singil ay dapat gawin upang masakop ang buong halaga ng serbisyo.
7. Para sa mga paaralang may mga mag-aaral sa ikapitong baitang o mas mataas, ang katibayan ng pag-apruba ng mag-aaral ay dapat lumitaw sa lahat ng mga voucher na sumusuporta sa isang disbursement ng ASB money. Kabilang dito ang mga purchase order at imprest fund check na mga kahilingan. Ang mga minuto ng ASB ay dapat magtala ng pag-apruba ng mga paggasta.
8. Ang mga pera ng ASB ay dapat na nakadeposito sa ingat-yaman ng county maliban sa isang imprest banking account at petty cash. Ang nasabing mga pondo ay dapat pangasiwaan sa paraang iniaatas ng mga regulasyon ng lupon ng edukasyon ng estado.
9. Ang buwanang Ulat ng ASB ay dapat isumite sa Business Office ayon sa Walla Walla Public Schools ASB Guidelines.

Pamamahala ng Mga Account sa Bangko ng Distrito

Ang mga perang natanggap para sa distrito ay dapat pangasiwaan tulad ng sumusunod:

1. Ang mga resibo ay ibibigay para sa lahat ng pera;
2. Lahat ng perang natanggap ng distrito, maliban sa mga natanggap ng ingat-yaman ng county sa ngalan ng distrito, ay dapat ideposito sa transmittal account ng distrito. Ang mga probisyon ay dapat gawin para sa mga indibidwal na gusali na magkaroon ng access sa night depository. Ang lahat ng pera ay dapat ideposito sa loob ng 24 na oras ng mga resibo, maliban kung ang mga resibo ay hindi lalampas sa $100. Ang lahat ng mga pondo ay idedeposito sa loob ng 5 araw ng trabaho pagkatapos matanggap;
3. Ang mga resibo mula sa mga espesyal na kaganapan ay dapat ideposito nang buo;
4. Ang lahat ng pera sa transmittal account ay dapat ipadala sa ingat-yaman ng county nang hindi lalampas sa una ng bawat buwan. Ang nasabing mga transmittal ay dapat samahan ng isang ulat na nagsasaad ng mga halagang ikredito sa bawat pondo ng distrito;
5. Ang isang tumpak na talaan ay dapat itago ng lahat ng mga paggasta mula sa bawat imprest account. Ang reimbursement sa maximum na pinahihintulutan ay dapat gawin sa bawat imprest account sa pamamagitan ng voucher bawat buwan;
6. Ang mga bank account ay dapat ipagkasundo buwan-buwan; at
7. Ang mga lokal na pag-audit ng bawat imprest account ay dapat gawin sa isang sorpresa at hindi nakaiskedyul na batayan nang hindi bababa sa isang beses bawat taon.

Inilabas: Setyembre 2003

Binago: 03.2011; Abril 2016