6570 - Pamamahala ng Data at Mga Tala

PATAKARAN NG LUPON Blg. 6570

DATA AT MGA RECORDS MANAGEMENT 

Management data

Ang superintendente ay awtorisado na pumasok sa isang kontrata sa Washington School Information Processing Cooperative upang bumili ng mga serbisyo sa pagproseso ng data. Upang mapangalagaan ang integridad ng mga rekord ng estudyante at pananalapi, ang superintendente ay bubuo ng mga pamamaraan upang ipatupad ang mga panloob na kontrol hinggil sa pag-access at pagsubaybay sa mga elektronikong talaan.

Pamamahala at Pagpapanatili ng mga Tala

Kinikilala ng distrito ang kahalagahan ng mga pampublikong talaan bilang talaan ng mga gawain ng distrito at ang imbakan ng naturang impormasyon. Ang publiko ay may karapatan sa ilalim ng batas na siyasatin at kumuha ng mga kopya ng naturang mga talaan na may ilang mga pagbubukod. Ang mga pampublikong talaan ng distrito ay mangangahulugan ng anumang account, voucher o kontrata na nakikitungo sa pagtanggap o disbursement ng mga pondo; sa pagkuha, paggamit o pagtatapon ng mga serbisyo o ng mga supply, materyales, kagamitan o iba pang ari-arian; o sa anumang minuto, utos o desisyon na nag-aayos ng mga karapatan, pribilehiyo, immunidad, tungkulin o obligasyon ng personal o ari-arian ng sinumang tao o grupo.
Ang superintendente ay dapat bumuo ng mga pamamaraan upang ipatupad ang patakarang ito na dapat umayon sa batas; nangangailangan ng pinakamababa sa permanenteng pag-iingat ng mga minuto ng board, taunang mga ulat sa pag-audit at permanenteng rekord ng mag-aaral; at nangangailangan ng pagpapanatili ng lahat ng mga talaan sa pananalapi na kinakailangan para sa mga pag-audit. Ang superintendente ay magtatalaga ng isang kawani na maglingkod bilang opisyal ng mga talaan ng distrito.

Maaaring sirain ang mga rekord kapag pinahintulutan ng Pangkalahatang Kalihim ng Estado

Iskedyul ng Pagpapanatili ng mga Tala at Manwal sa Pamamahala ng mga Tala.

Mga Tala ng Ari-arian

Ang mga rekord ng ari-arian at mga rekord ng imbentaryo ay dapat panatilihin sa lahat ng lupa, gusali at personal na ari-arian sa ilalim ng kontrol ng distrito.

Ang superintendente ay dapat bumuo ng isang sistema ng imbentaryo para sa ari-arian at kagamitan.

Para sa mga layunin ng patakarang ito, ang "kagamitan" ay nangangahulugang isang yunit ng muwebles o muwebles, isang instrumento, isang makina, isang kasangkapan o isang hanay ng mga artikulo na nagpapanatili ng hugis at hitsura nito sa paggamit, ay hindi magastos, at hindi nawawala ang pagkakakilanlan nito kapag isinama sa isang mas kumplikadong yunit.

Pinagtibay ng Lupon: Hulyo 16, 2002
Binago: Oktubre 7, 2003
Binago: Abril 16, 2013