5285 (P) - Несоответствие номера социального страхования

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 5285

НЕСООТВЕТСТВИЕ НОМЕРУ СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ

Следующая процедура должна использоваться для реализации политики Совета по уведомлению и исправлению возможных несоответствий или «несоответствий» между именем сотрудника и номером социального страхования.

Когда округ обнаружит несоответствие номера социального страхования, округ направит сотруднику письменное уведомление о несоответствии. В этом случае сотрудник обязан связаться с соответствующим государственным органом для устранения проблемы.

Первое уведомление/запрос на корректирующие действия (см. пример)

Когда округ узнает о сотруднике с несовпадающим номером социального страхования, сотрудник будет проинформирован о несоответствии письмом из офиса округа, отправленным обычной почтой и заказным письмом.

В этом письме будут указаны имя сотрудника и номер социального страхования, содержащиеся в записях округа, и сотруднику будет предложено проверить информацию. Если информация неверна, работника просят предоставить правильную информацию. Если информация в письме совпадает с именем и номером социального страхования на карточке социального обеспечения сотрудника, сотруднику рекомендуется обратиться в местный отдел социального обеспечения, чтобы решить проблему и сообщить округу о любых изменениях.

Округ предоставит сотруднику не менее Пятнадцати (15) календарных дней с даты письма для принятия корректирующих мер.

Второе уведомление/запрос на корректирующие действия (см. пример)

Если по истечении как минимум Пятнадцати (15) календарных дней с даты первого уведомления сотрудник не устранит выявленное несоответствие или проблему с номером социального страхования, сотруднику будет отправлено второе письмо обычной доставкой и заказной почтой.

Второе письмо уведомит сотрудника о важности этой проблемы и попросит принять немедленные корректирующие меры. В этом письме снова будут указаны имя сотрудника и номер социального страхования, содержащиеся в записях округа, и сотруднику будет предложено проверить информацию. Если информация неверна, работника снова просят предоставить правильную информацию. Если информация в письме совпадает с именем и номером социального обеспечения на карточке социального обеспечения работника, работнику снова рекомендуется обратиться в местный отдел социального обеспечения, чтобы решить проблему и сообщить округу о любых изменениях.

Округ предоставит сотруднику как минимум Пятнадцать (15) календарных дней с даты второго письма для принятия корректирующих мер.

Окончательное уведомление/запрос на корректирующие действия (см. пример)

Если после двух предыдущих письменных попыток сотрудник не устранил выявленное несоответствие или проблему с номером социального страхования, сотруднику будет отправлено третье письмо обычной доставкой и заказным письмом.

Третье письмо снова сообщит сотруднику о серьезности проблемы и необходимости немедленных корректирующих действий. В этом письме также будет указано, что оно представляет собой окончательное уведомление работника о несоответствии номера социального страхования или проблеме, а также о том, что неспособность ответить на неоднократные запросы округа принять корректирующие меры и предоставить округу точное имя и номер социального страхования для сообщения целях является уважительной причиной для расторжения.

Сотрудник будет уведомлен о том, что непредоставление Округу документации о том, что проблема была устранена в течение Тридцати (30) календарных дней с даты письма, приведет к рекомендации о прекращении его работы в Округе. В окончательном уведомлении сотрудник будет уведомлен о возможности встречи перед увольнением с окружным директором по персоналу вместе с представителем по своему выбору для дальнейшего обсуждения вопроса.

Округ настоятельно рекомендует сотрудникам не ждать получения третьего письма для устранения несоответствия.

                                                                                                                        Выпущено: май 2008 г.