4040 (P) - Открытый доступ к записям округа
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 4040
ПУБЛИЧНЫЙ ДОСТУП К РАЙОННЫМ ЗАПИСЯМ
Цель настоящих процедур и общих принципов
Эти процедуры были установлены Суперинтендантом и опубликованы в соответствии с Политикой Совета 4040 и RCW 42.56.040, чтобы объяснить процесс публичного доступа к записям школьного округа и дать рекомендации о том, как округ будет реагировать на такие запросы.
Документы школьного округа, касающиеся проведения операций и функций округа, которые были подготовлены, принадлежат, использованы или сохранены округом в любом формате, фактически являются общедоступными документами, к которым представители общественности могут запросить доступ в соответствии с настоящим процедура.
При обработке таких запросов Округ окажет максимально полную помощь запрашивающему и предоставит ответ максимально своевременно.
Сотрудник районного государственного архива
Офицер государственных архивов
Для наиболее своевременного и эффективного реагирования запросы на документы школьного округа следует направлять в письменном виде ответственному за архивы, указанному ниже, в чьи обязанности входит выполнение функций контактного лица для представителей общественности в этом процессе и надзор за соблюдением округом требований Закон штата Вашингтон о государственных записях, глава 42.56 RCW и политика 4040.
Связаться с нынешним сотрудником отдела государственного архива округа можно в Центральном административном здании округа следующим образом:
Доктор Минди Мейер, директор по персоналу
364 S. Park St., Уолла Уолла, Вашингтон, 99362
Телефон: 509-527-3000
Факс: 509-529-7713
Эл. почта: hr@wwps.org
Информацию о том, как связаться с сотрудником отдела государственных архивов, также можно найти на веб-сайте округа по адресу wwps.org.
Обучение государственных архивов
В соответствии с законодательством штата, сотрудник по государственным архивам должен пройти обучение, связанное с Законом о государственных архивах штата Вашингтон и хранением государственных документов, не позднее, чем через девяносто (90) дней после принятия на себя обязанностей ответственного по государственным архивам. После начального обучения сотрудник государственного архива должен проходить переподготовку с интервалом не более четырех лет, пока он или она остается сотрудником государственного архива округа. Обучение должно охватывать конкретные вопросы, связанные с хранением, производством и раскрытием электронных документов, включая обновление и улучшение информационных служб.
Доступность публичных записей
Часы для осмотра
Публичные записи доступны для ознакомления и копирования в обычные рабочие часы округа, с понедельника по пятницу, с 8:00 до 5:00 в течение учебного года и с 8:00 до 4:00 в дни школьных каникул. не в сессию, за исключением официальных праздников. Записи должны быть проверены в офисах округа.
Организация записей
Округ будет вести свои записи разумным и организованным образом и принимать разумные меры для защиты записей от повреждений и дезорганизации. Заявитель не должен брать окружные записи из окружных офисов без разрешения ответственного за архивы или назначенного им лица. Во время проверки документов обычно присутствует сотрудник округа, чтобы защитить документы от повреждения или беспорядка.
Округ также будет вести журнал запросов на публичные записи, которые были отправлены и обработаны округом. Этот журнал должен включать, помимо прочего, следующую информацию для каждого запроса: личность запрашивающего, если он указан, дату получения запроса, текст исходного запроса, описание записей, созданных в ответ на запрос. запрос, описание отредактированных или скрытых записей и причины этого, а также дату окончательного решения запроса.
Информация онлайн
Разнообразные записи и информация доступны на веб-сайте округа по адресу wwps.org. Запрашивающим рекомендуется ознакомиться с документами, доступными на веб-сайте, до подачи запроса на регистрацию.
Подача запроса на публичные записи
Запрос к офицеру государственных архивов
Любое лицо, желающее просмотреть или скопировать публичные архивы округа, должно подать запрос лично в обычные часы работы округа или в письменной форме, по факсу или электронной почте на имя ответственного за публичные архивы, включая следующую информацию:
· Имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты запрашивающей стороны;
· Идентификация публичных записей, достаточных для того, чтобы ответственный за публичные записи или назначенное лицо мог найти записи; и
· Дата подачи запроса в округ.
Округ рекомендует использовать свою форму запроса на публичные записи при подаче запроса на записи. Эта форма доступна для использования заявителями в центральном офисе округа и на сайте wwps.org.
Идентифицируемые записи
Запрос в соответствии с Законом о публичных записях штата Вашингтон, глава 42.56 RCW и политика округа 4040, должен запрашивать идентифицируемый регистратор или идентифицируемые записи. Запрос на все или почти все записи, подготовленные, принадлежащие, используемые или хранящиеся в округе, не является действительным запросом на идентифицируемые записи. Общие запросы информации от Округа, которые не требуют идентифицируемых записей, также не подпадают под действие Политики 4040. Запрос всех записей, обсуждающих определенную тему или содержащих определенное ключевое слово или имя, не будет считаться запросом всех записей Округа.
Запрос электронных записей
Процесс запроса электронных публичных записей такой же, как и для запроса бумажных публичных записей. Однако, чтобы помочь Окружному округу ответить на запрос о предоставлении электронных записей, запрашивающий должен указать конкретные условия поиска, которые позволят ответственному за ведение государственных архивов или назначенному им лицу найти и собрать идентифицируемые записи в ответ на запрос.
Создание новых записей
Округ не обязан по закону создавать новую запись для удовлетворения запроса на информацию. Округ может принять решение о создании записи в зависимости от характера запроса и удобства предоставления информации в новом документе, например, когда запрашиваются данные из нескольких мест, и их легче объединить в одну новую запись.
Копии записей
Если запрашивающий желает получить копии записей вместо их проверки, он или она должны четко указать это в запросе и принять меры для оплаты копий записей или залога.
Запросы не в письменной форме
Сотрудник отдела государственных архивов или назначенное им лицо может принимать неофициальные запросы на предоставление публичных документов по телефону или лично. Однако, во избежание путаницы или недоразумений, запрашивающие должны помнить, что запрос, сведенный к письменной форме, всегда является предпочтительным методом. Если сотрудник государственного архива или назначенное им лицо получит запрос по телефону или лично, сотрудник государственного архива подтвердит свое понимание запроса у запрашивающего в письменной форме.
Обработка запросов на публичные записи
Порядок обработки запросов
Округ обычно обрабатывает запросы в порядке поступления. Однако запросы также могут обрабатываться не по порядку, если это позволяет обрабатывать большинство запросов наиболее эффективным образом.
Центральный обзор
Запросы на записи, не направленные сотруднику отдела государственного архива округа, будут переданы администраторами уровня здания, администраторами программ или другими сотрудниками, получившими запрос, сотруднику отдела государственного архива для обработки.
Пятидневный ответ
В течение пяти (5) рабочих дней с момента получения запроса сотрудник отдела государственных архивов выполнит одно или несколько из следующих действий:
1. Предоставить копии запрошенных записей или сделать записи доступными для проверки или, в качестве альтернативы, предоставить адрес в Интернете и ссылку на веб-сайт округа, где можно получить доступ к конкретным записям (при условии, что запрашивающий не уведомил округ, что он или она не может получить доступ к записям через Интернет); или
2. Подтвердить, что округ получил запрос, и предоставить разумную оценку времени, которое потребуется для полного ответа; или
3. Подтвердить, что Округ получил запрос, и попросить запрашивающего предоставить разъяснения по неясному запросу, предоставив в максимально возможной степени разумную оценку времени, которое потребуется Округу для ответа на запрос, если он будет не выяснено; или
4. Отклонить запрос (хотя ни один запрос не будет отклонен исключительно на том основании, что запрос является слишком широким).
Если запрашивающее лицо не отвечает на запрос округа о разъяснении в течение 30 дней и весь запрос неясен, округ может закрыть запрос и больше не отвечать на него. Если запрашивающий не ответит на запрос округа о разъяснении в течение 30 дней, а часть запроса неясна, округ ответит на ясную часть запроса и может закрыть оставшуюся часть запроса. В необычных обстоятельствах Округ может также потребовать судебного приказа о раскрытии информации в соответствии с законом.
Округ может отклонить запрос бота, который является одним из нескольких запросов от запрашивающей стороны, в течение двадцати четырех часов, если Округ установит, что ответ на несколько запросов бота вызовет чрезмерное вмешательство в другие важные функции округа. Округ может считать запрос бот-запросом, если округ обоснованно полагает, что запрос был автоматически сгенерирован компьютерной программой или сценарием.
Если округ не отвечает в письменной форме в течение пяти рабочих дней с момента получения запроса о раскрытии информации, заявитель должен связаться с сотрудником отдела государственных архивов, чтобы определить причину отсутствия ответа.
Цель запроса
Округ может выяснить, с какой целью запрашивается запись, и может использовать ответ, чтобы помочь в сборе ответных записей и определении того, имеет ли общественность законный интерес в получении информации. Однако от запрашивающего лица не требуется указывать цель, и Округ не может отказать в предоставлении записей только потому, что запрашивающее лицо отказывается указать цель запроса.
Защита прав других
В случае, если запрошенные записи содержат информацию, которая может затрагивать права других лиц и может быть освобождена от раскрытия, сотрудник отдела государственных архивов может, прежде чем предоставлять записи, уведомить таких других лиц. Уведомление может позволить другим лицам связаться с запрашивающим и попросить его или ее пересмотреть запрос или, при необходимости, запросить судебный приказ о предотвращении или ограничении раскрытия информации. Уведомление затронутых лиц может также включать копию запроса.
Записи, освобожденные от раскрытия
Некоторые записи полностью или частично освобождаются от раскрытия в соответствии с конкретным исключением, содержащимся в главе 42.56 RCW или другом законе, который освобождает или запрещает раскрытие определенной информации или записей.
Если округ считает, что запись не подлежит разглашению и должна быть удержана, сотрудник отдела государственных архивов в письменной форме укажет конкретное применимое исключение (и соответствующий раздел закона) и предоставит краткое объяснение того, как это исключение применяется к записи, в которой удерживается или отредактировано. Это освобождение и объяснение будут предоставлены запрашивающей стороне в указателе или журнале удержания.
Если только часть записи освобождена от раскрытия, а остальная часть не освобождена, офицер государственных архивов отредактирует освобожденные части, предоставит не освобожденные части и укажет запрашивающему, почему части записи редактируются в удержании. индекс или журнал.
Список законов, освобождающих или запрещающих раскрытие информации
В соответствии с RCW42.56.070 (2) эти правила содержат список законов, помимо тех, которые конкретно перечислены в Законе о государственных записях штата Вашингтон, глава 42.56 RCW, которые могут освобождать от раскрытия определенных общедоступных документов или их частей. Округ определил следующие законы:
· Закон о правах семьи на образование и конфиденциальность (FERPA), 20USC§1232g (относительно сведений об образовании учащихся);
· Закон штата Вашингтон об образовании студентов, RCW28A.605.030;
· Закон об образовании лиц с ограниченными возможностями (IDEA), 20 USC § 1400 et. сл. и 34 CFR Part 300 (защита конфиденциальности информации, позволяющей установить личность, содержащейся в личном деле учащихся с ограниченными возможностями).
· Привилегированные средства связи и продукты работы адвоката, такие как активы в соответствии с Главой 5.60 RCW;
· Закон о конфиденциальности судимостей (CRPA), глава 10.97, RCW;
· Информация о студентах, получающих бесплатный или льготный обед, 42 USC § 1758(b)(6);
· Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPPA), 45 CFR, части 160-164 (относительно конфиденциальности и безопасности медицинской информации);
· Жестокое обращение с детьми – защита и процедура, RCW 26.44.010; РЦВ 26.44.030(9);
· Уведомление о несовершеннолетних правонарушителях, RCW 13.04.155(3);
· Экзаменационный вопрос для учителей или учащихся перед экзаменом, Вопросы, RCW 28A.635.040;
· PublicLaw98-24, раздел 527 Закона об услугах общественного здравоохранения, 41USC§290dd-2 (конфиденциальность записей о пациентах, злоупотребляющих алкоголем и наркотиками);
· Конституционные положения США и Вашингтона, включая, помимо прочего, право на неприкосновенность частной жизни и свободу ассоциации.
В дополнение к этим исключениям, RCW 42.56.070 (9) запрещает предоставление доступа к спискам лиц, запрошенных в коммерческих целях, и округ не может делать этого, если это специально не разрешено или не предписано законом.
Приведенный выше список предназначен только для информационных целей и не предназначен для охвата всех возможных исключений из закона о публичных записях. Приведенный выше список включает только исключения, которые могут быть добавлены к исключениям, изложенным в Главе 42.56 RCW. При соответствующих обстоятельствах Округ может полагаться на другие юридические исключения, которые не указаны выше или не содержатся в законе о раскрытии информации.
Проверка записей
В соответствии с другими требованиями и без необоснованного нарушения деятельности Округа, Округ должен незамедлительно обеспечить проверку общедоступных документов, не являющихся исключениями. Никто из публики не может удалять документ из зоны просмотра без разрешения ответственного за хранение документов, а также не может разбирать или изменять какой-либо документ. Запрашивающий должен указать, какие документы он или она желает, чтобы Округ скопировал. Проверка записей округа не требует затрат.
Предоставление копий неэлектронных записей
После завершения проверки сотрудник государственных архивов или назначенное им лицо должны сделать запрошенные копии или организовать их копирование.
Предоставление электронных записей
Когда запрашивающая сторона запрашивает записи в электронном формате, сотрудник отдела государственных архивов или назначенное им лицо должны предоставить не подлежащие исключению записи или части таких записей, которые можно найти в электронном формате, используемом округом и обычно имеющемся в продаже, или в формате это разумно перевести из формата, в котором Округ ведет записи.
Предоставление записей в рассрочку
Когда запрашивается большое количество записей, сотрудник государственных архивов или назначенное им лицо имеет право предоставить доступ для проверки и копирования по частям. Если в течение 30 (тридцати) дней запрашивающая сторона не просматривает весь набор документов или одну или несколько частей, ответственный за работу с архивами или назначенное им лицо может прекратить поиск оставшихся документов и закрыть запрос, что обсуждается ниже.
Завершение инспекции
Когда проверка запрошенных документов будет завершена и все запрошенные копии будут предоставлены, сотрудник государственных архивов или назначенное им лицо укажет, что Округ завершил тщательный поиск запрошенных документов и сделал все обнаруженные неисключенные записи доступными для проверки.
Закрытие отозванного или брошенного запроса
Заявитель должен потребовать или просмотреть собранные записи в течение тридцати (30) дней с момента уведомления его или ее Округа о том, что записи доступны для проверки или копирования. Округ должен уведомить заявителя в письменной форме об этом требовании и проинформировать заявителя о том, что он или она должны связаться с Округом, чтобы договориться о востребовании или просмотре записей. Если запрашивающая сторона или представитель запрашивающей стороны не затребует или не просмотрит записи в течение тридцати дней или не примет других мер, Округ может закрыть запрос и повторно подать собранные записи.
Если запрашивающий либо отзывает запрос, либо не выполняет свои обязательства по проверке документов или внесению депозита или окончательного платежа за запрошенные копии, сотрудник государственных архивов закрывает запрос и сообщает запрашивающему, что округ закрыл запрос. запрос.
Позже обнаруженные документы
Если после того, как округ проинформировал запрашивающую сторону о том, что он предоставил все имеющиеся записи, округу станет известно о дополнительных ответных документах, существующих на момент запроса, он незамедлительно проинформирует запрашивающую сторону о дополнительных документах и предоставит их в ускоренном порядке. .
РАСХОДЫ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ, ОТКАЗ ОТ РАСХОДОВ И СОГЛАШЕНИЯ ОТНОСИТЕЛЬНО РАСХОДОВ
Стоимость печатных копий и рассылки
Стоимость предоставления ксерокопий или печатных копий электронных записей составляет 15 центов за страницу. В качестве альтернативы, если Округ установит и задокументирует, что сборы, разрешенные в соответствии с этой процедурой, явно равны или превышают два доллара, Округ может вместо этого взимать фиксированную плату в размере двух долларов за предоставление записей. Если Округ взимает фиксированную плату за первый взнос, Округ не будет взимать дополнительную фиксированную плату или плату за страницу за любые последующие платежи. Оплата может быть произведена наличными, чеком или денежным переводом, подлежащим оплате округу.
Округ также может взимать фактические расходы на почтовые расходы, включая стоимость транспортной тары или конверта.
Сотрудник государственного архива или назначенное им лицо может потребовать оплаты оставшейся части стоимости копирования до предоставления всех записей или оплаты стоимости копирования части до предоставления этой части.
По запросу округ предоставит краткую информацию о применимых сборах до того, как будут сделаны какие-либо копии. Заявителю будет разрешено пересмотреть запрос, чтобы уменьшить применимые сборы.
Индивидуальная плата за обслуживание
Индивидуальная плата за обслуживание может быть наложена, если округ считает, что запрос потребует использования экспертных знаний в области информационных технологий для подготовки компиляций данных или предоставления специализированных услуг электронного доступа, когда такие компиляции и услуги индивидуального доступа не используются округом для другого округа. целей. Индивидуальная плата за обслуживание может возместить округу сумму, не превышающую фактическую стоимость предоставления услуг, указанных в этом параграфе.
Округ не будет начислять индивидуальную плату за обслуживание, если он не уведомил заявителя о индивидуальной плате за обслуживание, которая будет применяться к запросу, включая объяснение того, почему применяется индивидуальная плата за обслуживание, описание конкретной экспертизы и разумную оценку стоимости. заряда. Уведомление также предоставит запрашивающей стороне возможность изменить свой запрос, чтобы избежать или уменьшить стоимость индивидуальной платы за обслуживание.
Стоимость электронных записей
Стоимость предоставления электронных документов составляет:
1. Десять центов за страницу публичных документов, отсканированных в электронный формат, или за использование оборудования округа для сканирования документов;
2. Пять центов за каждые четыре электронных файла или вложения, загруженные по электронной почте, в облачную службу хранения данных или иные средства электронной доставки;
3. Десять центов за гигабайт за передачу публичных записей в электронном формате или за использование оборудования округа для отправки записей в электронном виде; и
4. Фактическая стоимость любых цифровых носителей или устройств, предоставленных округом, фактическая стоимость любого контейнера или конверта, использованного для отправки копий запрашивающему лицу, а также фактическая стоимость почтовых расходов или расходов на доставку.
Округ предпримет разумные шаги для предоставления записей наиболее эффективным способом, доступным Округу в его обычной деятельности;
В качестве альтернативы, если Округ установит и задокументирует, что сборы, разрешенные в соответствии с этой процедурой, явно равны или превышают два доллара, Округ может вместо этого взимать фиксированную плату в размере двух долларов за предоставление записей. Если Округ взимает фиксированную плату за первый взнос, Округ не будет взимать дополнительную фиксированную плату или плату за страницу за любые последующие платежи.
Сотрудник государственного архива или назначенное им лицо может также потребовать оплаты оставшейся части стоимости копирования до предоставления всех записей или оплаты стоимости копирования части до предоставления этой части.
По запросу округ предоставит краткую информацию о применимых сборах до того, как сборы будут наложены в соответствии с этой процедурой. Заявителю будет разрешено пересмотреть запрос, чтобы уменьшить применимые сборы.
Округ не будет взимать плату за копирование за доступ или загрузку записей, которые Округ обычно размещает на своем веб-сайте до получения запроса, за исключением случаев, когда запрашивающая сторона специально просила Округ предоставить копии таких записей другими способами.
Депозиты
Прежде чем приступить к изготовлению копий, сотрудник отдела государственных архивов или назначенное им лицо может потребовать предоплату в размере до десяти процентов от сметной стоимости копирования всех документов, выбранных запрашивающим лицом, включая стоимость индивидуальной платы за обслуживание в соответствии с положением выше.
Отказ
Сотрудник государственного архива может отменить любое обвинение, начисленное за запрос. От имени округа сотрудник государственного архива может также заключить любой контракт, меморандум о взаимопонимании или другое соглашение с лицом, подающим запрос, которое предусматривает альтернативный порядок оплаты сборов, разрешенных в настоящей Процедуре, или в ответ на объемные или часто возникающие запрос.
Внутренняя проверка отказов в общедоступных записях
Ходатайство о внутренней административной проверке отказа в доступе
Любое лицо, которое возражает против первоначального отказа или частичного отказа в запросе документов, может подать письменную жалобу (в том числе по электронной почте) сотруднику государственного архива для пересмотра этого решения. Ходатайство должно включать копию или разумную идентификацию письменного заявления сотрудника государственного архива или назначенного им лица, отклоняющего запрос.
Рассмотрение ходатайства о пересмотре
Сотрудник государственного архива должен немедленно рассмотреть петицию и должен либо подтвердить, либо отменить отказ в течение двух рабочих дней после получения петиции или в течение другого срока, о котором договорились Округ и запрашивающая сторона.
Отчетность о затратах на производство публичных записей
Округ предоставит информацию, указанную в главе 40.14 RCW, Объединенному законодательному комитету по аудиту и проверке в соответствии с требованиями закона.
Пересмотрено: сентябрь 2022 г.
Suggestion Box
Закрытие школ
