ЗарегистрируйтесьОткрытый набор на 2024-25 годы и регистрация в детский сад откроется 10 апреля 2024 г.    Информация о регистрации | Информация о детском саду

A+ A A-

Политика и процедуры поиска

3231 (P) - Студенческие записи

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 3231

СТУДЕНЧЕСКИЕ ЗАПИСИ

Тип записей
Студенческие записи делятся на две категории: накопительная папка и дополнительные записи.

Сводная папка может содержать всю информацию об учащемся, которая собирается и хранится на регулярной основе, например, идентифицирующая информация (имя, дата рождения, пол, год обучения в школе, адрес, номер телефона, имя родителя, этническая принадлежность, экстренная информация, место работы родителей, семейный врач, няня, братья и сестры); записи о посещаемости, включая дату входа и выхода; оценки и другие отчеты об успеваемости учащихся; результаты тестов школьной успеваемости, способностей, интересов, слуха и зрения; отчеты о состоянии здоровья и иммунизации; отчеты о школьных достижениях и участии в школьных мероприятиях; проверенные отчеты о неправомерных действиях, включая записи о принятых дисциплинарных мерах; и такую ​​другую информацию, которая позволит персоналу консультировать студентов и планировать соответствующие мероприятия. Идентифицирующая информация может быть ограничена, если учащийся является участником государственной программы конфиденциальности адресов.

Дополнительные записи об учащемся могут собираться и храниться в связи с особыми опасениями школы в отношении учащегося, например, конфиденциальная информация о здоровье или отчеты, связанные с оценкой и размещением учащегося, который официально определен как «приоритетный»; отчеты от нешкольников и организаций, таких как врачи, психологи и клиники, за исключением общих целей скрининга; отчеты, касающиеся конкретных проблем, связанных со студентом; а также текущие отчеты о психологических тестах и ​​отчеты о прогрессе, связанные с инвалидностью учащегося. Все такие отчеты, включенные в отчеты, должны быть датированы и подписаны.

Для целей этой процедуры рабочие записи персонала определяются как те записи о студентах, которые хранятся в исключительном владении автора и не доступны или не раскрываются никакому другому лицу, кроме лица, замещающего этого сотрудника. Рабочие заметки не считаются записями учащихся в рамках этой процедуры.

Доступность студенческих записей
Информация, содержащаяся в сводной папке и/или дополнительных записях, будет предоставлена ​​лицам и учреждениям следующим образом:

А. Родители:
Родители детей-иждивенцев имеют право просматривать накопительную папку и/или дополнительные записи своих детей.
1. По запросу родителя или сотрудника квалифицированный сотрудник предоставит родителю анализ и интерпретацию всей информации в сводной папке и дополнительных записях. Проверка будет проведена в течение пяти школьных рабочих дней после того, как школьный округ получит запрос, если хранитель документации не предоставит письменное объяснение причин невыполнения этого требования. Ни в коем случае проверка не будет происходить позднее, чем через 45 дней после того, как родитель сделает запрос. 
2. Осмотр и обзор будут проводиться в обычное рабочее время, если только опекун (учитель, консультант, медсестра, психолог, директор) не согласится на другие мероприятия. Хранители окажут помощь в интерпретации и анализе записей учащихся по мере необходимости. Хотя записи должны оставаться в ведении школьного округа, они могут быть скопированы или воспроизведены родителем или правомочным учащимся или для них за свой счет.

Б. Студент
По запросу студента квалифицированный сотрудник переводит студенту информацию из накопительной папки. Квалифицированный сотрудник интерпретирует информацию, содержащуюся в дополнительных записях, для учащегося по его/ее запросу и с согласия родителя. Взрослый учащийся может ознакомиться со своей общей папкой и дополнительными записями. Право доступа, предоставленное родителю или взрослому учащемуся, включает в себя право на получение списка типов записей об образовании, связанных с учащимися, которые ведутся школой и округом. Родитель и взрослый учащийся будут иметь право проверять или получать информацию о содержании любой записи, содержащей личную информацию, касающуюся более чем одного учащегося, при условии, что право доступа будет применяться только к той части записи или документа, которая относится студенту. По окончании средней школы учащийся может запросить получение итогового стенограммы в дополнение к диплому.

Родители и взрослые учащиеся будут ежегодно уведомляться об их праве проверять и проверять записи своих детей, а также о других их правах в соответствии с Законом о правах на семейное образование и неприкосновенность частной жизни.

Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) предоставляет родителям и учащимся старше 18 лет («имеющие право учащиеся») определенные права в отношении сведений об образовании учащегося. Они есть:
1. Право проверять и просматривать записи об образовании учащегося в течение 45 дней со дня получения школьным округом запроса на доступ. Родители или правомочные учащиеся должны подать письменный запрос хранителю документации округа, в котором указываются документы, которые они хотят проверить. Хранитель документов организует доступ и уведомит родителя или правомочного учащегося о времени и месте, где они могут ознакомиться с документами.
2. Право запрашивать поправки к документам об образовании учащегося, которые родитель или правомочный учащийся считает неточными или вводящими в заблуждение. Родители или правомочные учащиеся могут попросить школьный округ внести поправки в записи, которые они считают неточными или вводящими в заблуждение. Они должны написать директору школы, четко указать часть записи, которую они хотят изменить, и указать, почему она неточна или вводит в заблуждение. Если округ решит не вносить поправку в запись по запросу родителя или правомочного учащегося, округ уведомит родителя или правомочного учащегося о решении и сообщит им об их праве на слушание относительно запроса на внесение изменений. Дополнительная информация о процедурах слушания будет предоставлена ​​родителю или правомочному учащемуся при уведомлении о праве на слушание.

Право давать согласие на раскрытие личной информации, содержащейся в документах об образовании учащегося, за исключением случаев, когда FERPA разрешает раскрытие без согласия. Исключениями, допускающими раскрытие информации без согласия, являются: раскрытие информации, которое школьный округ считает необходимым для защиты здоровья или безопасности учащегося или других лиц, а также раскрытие информации должностным лицам школы, имеющим законные образовательные интересы. Школьный чиновник — это лицо, нанятое школьным округом в качестве администратора, супервайзера, инструктора или вспомогательного персонала (включая медицинский или медицинский персонал и сотрудников правоохранительных органов); лицо, работающее в школьном совете; лицо или компания, с которыми округ заключил договор на выполнение специальной задачи (например, адвокат, судебный пристав, аудитор, медицинский консультант или терапевт); или родитель или учащийся, работающий в официальном комитете, таком как дисциплинарный комитет или комитет по рассмотрению жалоб, или помогающий другому школьному должностному лицу в выполнении его или ее задач. Должностное лицо школы имеет законный образовательный интерес, если должностному лицу необходимо ознакомиться с документами об образовании для выполнения своих профессиональных обязанностей.

По запросу округ раскрывает образовательные записи без согласия должностных лиц другого школьного округа, в который учащийся стремится или намеревается записаться.

Право подать жалобу в Министерство образования США в связи с предполагаемым несоблюдением школьным округом требований FERPA. Название и адрес офиса, который управляет FERPA:
Отдел соблюдения семейной политики
Департамент образования США
400 Мэриленд-авеню ЮЗ
Вашингтон, округ Колумбия 20202

С. Персонал
Сотрудники или другие должностные лица школы, имеющие законный образовательный интерес к учащемуся, будут иметь доступ к общей папке и любым дополнительным записям.

D. Другие районы
Другим округам записи будут предоставлены по официальному запросу округа. Во время передачи записей родитель или взрослый учащийся может получить копию записей за свой счет, если потребуется, и будет иметь возможность оспорить содержание записей. Через ежегодный Справочник по правам и обязанностям учащихся родители будут проинформированы о том, что личные данные учащихся будут переданы в другую школу, в которую учащийся поступил или собирается поступить.

E. Другие лица и организации
Потенциальные работодатели могут запросить просмотр стенограммы студента. Округ будет информировать каждого родителя или взрослого учащегося не реже одного раза в год о том, что такие просьбы будут удовлетворены только после подписания освобождения родителя или взрослого учащегося. Округ будет раскрывать информацию, содержащуюся в общей папке учащегося и дополнительных записях, лицам и организациям, не являющимся учащимся, родителем, персоналом и другими округами, только с письменного согласия родителя или взрослого учащегося со следующими исключениями:

а. Округ может публиковать справочную информацию без согласия при условии, что родитель или взрослый учащийся будет ежегодно уведомляться о намерении школы опубликовать такую ​​информацию, и ему будет предоставлена ​​возможность указать, что такая информация не подлежит разглашению без предварительного согласия. Округ не будет публиковать справочную информацию по коммерческим причинам. Округ определил в качестве справочной информации следующее: имя учащегося, его фотографию, адрес, дату рождения, даты посещения, участие в официально признанных мероприятиях и видах спорта, вес и рост членов спортивных команд, полученные дипломы и награды и наиболее недавнюю школу посещал. Фактические адреса проживания участников Государственной программы конфиденциальности адресов не будут доступны для публикации в качестве справочной информации. Номера социального страхования, идентификационные номера учащихся (с факторами аутентификации, такими как секретный пароль или личный идентификационный номер) или другая информация, позволяющая установить личность, не считается справочной информацией.

б. Информация может быть передана уполномоченным представителям генерального контролера Соединенных Штатов, уполномоченному по вопросам образования и/или административному руководителю образовательного агентства или государственных органов образования в связи с аудитом и оценкой образовательных программ, поддерживаемых федеральным правительством, или в связи с с соблюдением требований федерального законодательства для таких программ.

в. Информация может быть передана государственным и местным должностным лицам, которым такая информация должна быть сообщена или раскрыта в соответствии с законом штата Вашингтон (примеры: сообщение о жестоком обращении с детьми или обращение в суд по делам несовершеннолетних в связи с прогулами).

д. Информация может быть передана организациям, проводящим исследования для образовательных учреждений с целью разработки, проверки или проведения прогностических тестов или улучшения обучения, если такие исследования проводятся таким образом, что не допускается личная идентификация учащихся и их родителей другими лицами. чем представители таких организаций, и если такая информация будет уничтожена, когда она больше не будет нужна для той цели, для которой она была собрана.

е. Информация может быть разглашена в соответствии с судебным приказом или законно изданной повесткой в ​​суд, включая судебные постановления ex parte в соответствии с Законом о патриотизме США, при условии, что были предприняты разумные усилия для предварительного уведомления родителей или взрослого учащегося о таком согласии, если только такое уведомление не допускается приказом или повесткой. В соответствии с федеральным Законом о непрерывном обучении от 2013 года, когда родитель является стороной судебного разбирательства, связанного с жестоким обращением с детьми или безнадзорностью (согласно определению в разделе 3 Закона о жестоком обращении с детьми, предотвращении и лечении детей (42 USC 5101) или по вопросам зависимости, и постановление издается в контексте этого разбирательства, школьный округ не обязан направлять дополнительное уведомление (т. е. в дополнение к уведомлению суда) родителю до раскрытия информации.

ф. Информация может быть передана соответствующим лицам и агентствам в связи с чрезвычайной ситуацией для защиты здоровья или безопасности учащегося или других лиц. Округ примет во внимание все обстоятельства и определит, существует ли выраженная и серьезная угроза здоровью или безопасности учащегося или других лиц. Когда информация из личного дела учащегося, за исключением справочной информации, передается какому-либо лицу или организации, кроме персонала, запись о таком выпуске будет вестись как часть конкретной соответствующей записи. Телефонные запросы о предоставлении информации об учащихся не будут удовлетворены, если личность звонящего не известна и звонящий не уполномочен получать информацию в соответствии с положениями этих процедур. О любом таком выпуске информации будет сделана запись, и она будет помещена в общую папку учащегося. Эта запись о доступе будет включать дату доступа, имя стороны, предоставившей доступ, и законный образовательный интерес стороны, предоставившей доступ.

грамм. В соответствии с федеральным Законом о непрерывной деятельности ученых от 2013 года информация об учащихся, находящихся на попечении приемных родителей, может быть разглашена без предварительного письменного согласия родителя или правомочного учащегося социальным работникам агентства или другим представителям государственных или местных агентств по защите детей или племенных организаций, которые несут юридическую ответственность. для ухода и защиты учащегося, для целей, связанных с планом дела учащегося.

час Взрослый учащийся средней школы и/или родитель/законный опекун может предоставить округу полномочия, позволяющие потенциальным работодателям просматривать стенограмму учащегося.

Конфиденциальные медицинские записи
Конфиденциальные медицинские записи должны храниться в безопасном месте, доступном только для уполномоченного персонала, за исключением случаев, когда надлежащим образом оформлено разрешение в соответствии с Главой. 70.02 RCW получен. Такие записи также подпадают под действие Закона о правах на семейное образование и неприкосновенность частной жизни, что позволяет родителям просматривать и иным образом осуществлять права FERPA в отношении записей. Существует более высокий стандарт конфиденциальности и права несовершеннолетнего учащегося на неприкосновенность частной жизни в отношении записей, касающихся ВИЧ, заболеваний, передающихся половым путем, лечения от наркозависимости или алкоголизма, лечения психических заболеваний, планирования семьи или абортов. Разрешения на информацию о заболеваниях, передающихся половым путем, ВИЧ и лечении от наркомании или алкоголизма, носят более ограничительный характер, чем обычные медицинские разрешения.  
Внесение поправок в записи и слушания

Во время проверки и проверки родители или взрослые учащиеся, получившие доступ к записям, могут потребовать внесения изменений в информацию в записях учащегося. Опекуны (например, учитель, консультант, медсестра, психолог) могут выполнять такие просьбы, исправляя или удаляя записи, вводящие в заблуждение, нарушающие конфиденциальность или неточные, при условии согласия старшего опекуна (директора или заведующего отделением).

Если старший опекун отклоняет запрошенное исправление или удаление, родитель или взрослый учащийся может запросить неофициальное слушание перед суперинтендантом или уполномоченным лицом, которое будет проведено в течение 10 учебных дней с момента получения такого запроса. Во время слушания суперинтендант или назначенное им лицо рассмотрит факты, представленные родителем или взрослым учащимся и опекуном, и решит, отдавать ли распоряжение о требуемом исправлении или исключении. Суперинтендант или назначенное им лицо отправит свое письменное решение родителю или взрослому учащемуся в течение 10 учебных дней после слушания.

Если округ по-прежнему принимает решение не вносить поправки в записи в результате слушания, родитель или взрослый учащийся, требующий внесения поправок в записи, может внести в такие записи письменное объяснение своих возражений.

Ведение студенческих записей
Директор школы учащегося, консультант или учитель должен быть хранителем кумулятивной папки. Директор школы или советник учащегося будет хранить дополнительные записи. Дубликаты всех отчетов о методических исследованиях и отчетов внешкольных учреждений, содержащихся в дополнительных личных делах учащегося, могут храниться в окружном офисе под наблюдением суперинтенданта или назначенного им лица.

Хранители будут:
A. Ведите только те записи, которые разрешены этими процедурами;
B. Защищать студенческие записи от несанкционированного использования и распоряжения;
C. Вести учет доступа;
D. Удовлетворять запросы на доступ для родителей или взрослых учащихся;
E. Удалять или исправлять записи после одобрения старшего хранителя или по приказу суперинтенданта или назначенного лица или правления; и
F. Соблюдайте график проверки записей и процедуры, установленные старшим хранителем.

Старшие хранители могут взять на себя обязанности хранителей и будут:
A. Запросить записи учащихся из других школ;
B. Обеспечить безопасность студенческих записей;
C. Переносить, уничтожать и стирать записи, если это разрешено;
D. Контролировать деятельность своих хранителей;
E. Проводить неофициальные слушания и разрешать или отказывать в утверждении исправлений или исключений, запрошенных родителями или взрослыми учащимися;
F. Установить графики и процедуры проверки документов для соответствующих школ или факультетов в соответствии с процедурами, регулирующими распоряжение документами. (Результаты психологических тестов будут пересматриваться ежегодно, чтобы определить их соответствие дальнейшим образовательным потребностям учащегося.);
G. При переводе учащегося на следующий уровень (из начальной в среднюю школу, из средней школы в старшую школу) или по окончании учебы или при переводе за пределы школьного округа удалить для хранения, сохранения или уничтожения в соответствии с применимыми процедурами ликвидации любые записи, которые больше не относятся к делу. к размещению образовательной программы; и
H. Удостоверять окружному хранителю документации до 30 июня каждого года следующее:
а. Ведутся только записи, относящиеся к размещению на образовательной программе, если иное не разрешено законом; и
б. Необходимые проверки выполнены.

Хранитель документации округа будет обеспечивать общий надзор за ведением документации учащихся и контролем за ними, а также обеспечивать соблюдение политики в отношении документации учащихся и административных процедур.

Округ будет использовать множество методов для защиты записей, включая пароли, физический контроль (например, запирание шкафов), технологический контроль (например, контроль доступа к электронным записям на основе ролей) и административные процедуры.

Распоряжение студенческими записями
Постоянная студенческая книжка должна служить записью школьной истории и успеваемости учащегося. Постоянные записи, хранящиеся в общей папке учащегося, должны быть извлечены и сохранены до уничтожения папки.

В течение десяти дней после получения запроса округ предоставит набор неофициальных документов об образовании родителям учащегося, переведенного из штата, который соответствует определению ребенка из семьи военного в переходный период. Когда учащийся переходит в другую школу округа, все записи, включая постоянную студенческую запись, передаются в другую школу. Когда учащийся переводится в школу за пределами округа, старший хранитель очищает общую папку от всей неофициальной, посторонней информации. Копии всех записей будут отправлены в запрашивающую школу. Совокупная папка учащегося начальной или средней школы, покидающего округ, будет храниться в течение двух лет после прекращения регистрации в округе.

Совокупные папки и дополнительные записи учащихся старших классов будут храниться в соответствии с Графиком хранения документации штата Вашингтон. Во всех случаях постоянная учетная карточка учащегося будет храниться в округе бессрочно.


Когда учащийся заканчивает школу или перестает нуждаться в специальных образовательных услугах, родитель/опекун или взрослый учащийся будет проинформирован о том, что личная информация о состоянии инвалидности больше не требуется для образовательных целей И что записи о специальном обучении будут сохранены. округом в течение шести (6) лет до уничтожения в соответствии с Графиком хранения документации школьных округов и образовательных округов, утвержденным в соответствии с RCW 40.14.070.

Информируя родителя или взрослого учащегося о его/ее правах в отношении таких записей, школьный округ сообщает родителю или взрослому учащемуся, что эта информация может понадобиться учащемуся или родителю для установления права на определенные льготы для взрослых, например, социальное обеспечение И что родитель/опекун/взрослый учащийся должен убедиться, что у него есть необходимая документация, или запросить копии определенных записей из округа ДО того, как записи округа будут уничтожены через шесть (6) лет. По запросу родителя/опекуна или взрослого учащегося документация, относящаяся к состоянию инвалидности, будет уничтожена, но ТОЛЬКО после того, как записи будут соответствовать требованиям к хранению в течение шести (6) лет в соответствии с Графиком хранения документации школьных округов и образовательных округов. Округ может по своему усмотрению хранить эти записи в течение более длительного периода времени в деловых целях.

Родитель или взрослый учащийся за свой счет может получить копию всех записей для передачи в другой округ.

Крупномасштабное уничтожение студенческих записей
Приняв меры в соответствии с указаниями, изложенными в предыдущем разделе (Распоряжение студенческими документами), старший хранитель свяжет все документы и отправит их в окружной офис. Каждая пачка будет иметь четкую пометку: «Досье учащихся — к уничтожению», датированную и подписанную старшим хранителем. Сводный лист заполняется и хранится в офисе. В листе будет указано: «На эту дату я определил, что следующие записи могут быть уничтожены в соответствии с требованиями округа и штата, и представил их для уничтожения». Сводная ведомость будет датирована и подписана старшим хранителем.

Электронные записи
Электронные записи (включая электронную почту и веб-контент), созданные и полученные школьным округом в рамках ведения государственного бизнеса, являются публичными записями для целей RCW 40.14 и будут управляться в соответствии со всеми законами и правилами, регулирующими хранение, раскрытие, уничтожение. и архивирование публичных записей. Округ будет управлять электронными записями в соответствии с теми же положениями, что и бумажные документы, как указано в графиках хранения записей. Электронные записи будут храниться в электронном формате и останутся пригодными для использования, поиска, восстановления и аутентичными в течение установленного срока хранения. Округ будет хранить электронные записи, обозначенные как архивные, в исходном формате вместе с аппаратным и программным обеспечением, необходимым для считывания данных, если только данные не были успешно перенесены в новую систему. (Округ будет хранить записи в соответствии с Общим графиком хранения документации для школьных округов и округов образовательных услуг в штате Вашингтон, который можно найти по адресу: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)


Отрезать
Когда это применимо, период хранения начинается с «отсечки». «Отключение» — это термин, используемый для обозначения того, что файлы или записи могут быть прекращены в заранее установленную дату. «Отсечка» не позволяет текущим записям достигать неуправляемого размера и облегчает регистрацию новых записей. Записи календарного года могут быть «прекращены» 31 декабря, а новый файл создан 1 января; все записи финансового года могут быть «отсечены» только после завершения действия или события, такого как расторжение контракта, окончательная оплата контракта, увольнение и т. д. Независимо от продолжительности периода хранения серии записей должны храниться в офисных файлах после «отсечения» только до тех пор, пока это необходимо для удовлетворения: (1) активной ссылки; (2) аудит, при необходимости; и (3) другие эксплуатационные требования. После того, как эти три фактора соблюдены, записи должны быть переданы в центр документации или в соответствующий альтернативный формат, в том числе в электронном виде на оставшийся срок хранения.

Выпущено: сентябрь 2003 г.
Пересмотрено: декабрь 2021 г.
Пересмотрено: январь 2023 г.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ШКОЛЫ ВАЛЛА ВАЛЛА • 364 South Park St. • Walla Walla, WA 99362 • Телефон: 509-527-3000 • Факс: 509.529.7713

Векторные решения - Vector Alert Линия советов по безопасным школам: 855.976.8772  |  Система онлайн-отчетов о чаевых