6106 (P) - Custos Permitidos para Programas Federais

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 6106

CUSTOS PERMITIDOS PARA PROGRAMAS FEDERAIS

O objetivo deste procedimento é garantir que os fundos federais sejam gastos apenas em atividades permitidas de acordo com o CFR Parte 200 Subparte E – Princípios de Custo, outros termos ou condições especiais da concessão do subsídio e/ou outras diretrizes estaduais e federais aplicáveis. Ao determinar os custos permitidos, o distrito usará os princípios orientadores estabelecidos na Política de Custos Permitidos 6106.

Duas categorias de custos podem ser cobradas de um prêmio federal. O primeiro são os custos diretos, que são custos que beneficiam diretamente a atividade e são fáceis de identificar. O segundo são os custos indiretos, que são custos que beneficiam a atividade de maneira indireta ou beneficiam diretamente a atividade, mas a complexidade de identificar adequadamente os custos como tais supera o benefício de cobrá-los diretamente.

Os custos atenderão aos requisitos necessários e razoáveis ​​quando não excederem aqueles que seriam incorridos por uma pessoa prudente sob as circunstâncias no momento em que a decisão de incorrer no custo foi tomada. Os funcionários do distrito usarão as seguintes perguntas para determinar os custos razoáveis ​​e necessários:

• O distrito realmente precisa deste item/serviço?
• A despesa é direcionada a uma necessidade programática/administrativa válida?
• Esse é o valor mínimo que precisamos gastar para atender às nossas necessidades?
• Temos capacidade para usar o que estamos comprando?
• Se nos pedissem para defender essa compra, seríamos capazes?
• Pagamos um valor justo?

O distrito implementará um método razoável de alocação de custos que equivale ao benefício relativo recebido pelo programa para a proporção dos custos cobrados ao programa.

Período de Desempenho

Os fundos federais podem ser obrigados a partir da data de disponibilização dos fundos ou da data de apresentação do pedido de subvenção, seja na forma completa, ou “Substancialmente Aprovado Status (SAS)”, dependendo dos termos do prêmio federal.

Os fundos federais não podem ser gastos após a data de término da concessão, exceto para liquidar obrigações permitidas que foram feitas nessa data ou antes. Todas as liquidações de obrigações anteriores devem ser feitas em até 90 dias da data de término da outorga, ou em data anterior estabelecida pelo órgão concedente.

A tabela a seguir indica a data em que uma despesa é determinada como obrigatória:

Custos diretos

Despesas cobradas diretamente a um subsídio federal seguirão todas as políticas e procedimentos distritais, bem como os requisitos federais aplicáveis ​​a esses custos, incluindo, mas não limitado a; requisitos de aquisição, padrões de propriedade, políticas de viagem e critérios de custo estabelecidos pela 2 CFR Parte 200, Subseção E, conforme identificado na política de custo permitido. Além disso, todas as despesas diretas serão permitidas nos termos da concessão do subsídio e dos regulamentos do programa. Os requisitos seguidos serão os mais restritivos dos regulamentos locais, estaduais ou federais associados a um tipo específico de despesa.

A equipe responsável pela revisão das despesas para a permissibilidade estará familiarizada com os custos permissíveis de todos os programas revisados. A equipe responsável pelo monitoramento do orçamento e das despesas será responsável por garantir que todos os encargos sejam revisados ​​pela equipe apropriada quanto à permissibilidade.

Aprovações prévias de despesas, conforme estabelecido em 2 CFR, Parte 200 e os termos de concessão de subsídios, serão obtidas antes que as despesas sejam obrigatórias. As despesas serão apoiadas por documentação adequada, incluindo todos os detalhes pertinentes que ajudem a determinar que o item foi permitido.

Custos indiretos

Os subsídios federais incluirão um montante de despesas indiretas a que os distritos têm direito para custos de toda a organização do beneficiário que beneficiem o programa federal administrado pelo distrito, a menos que especificamente desautorizado pelos termos do subsídio.

As taxas indiretas são negociadas pelo órgão competente ou fiscalizador do distrito e podem ser aplicadas a todos os prêmios federais que o distrito recebe.

Para outorgas concedidas pela Superintendência de Instrução Pública (OSPI), as alíquotas indiretas são calculadas anualmente com base nas informações financeiras obtidas por meio do F-196. A OSPI negocia a metodologia de cálculo da taxa de custo indireto com a Secretaria de Educação a cada 5 anos.

Existem dois tipos de custos indiretos federais. Uma taxa restrita é usada para qualquer programa federal que tenha um requisito de “completar, não suplantar”, o que significa que o dinheiro federal é usado para complementar a quantia de dinheiro que um distrito deve gastar em um programa específico e não é usado “em local de” fundos estaduais/locais. Uma taxa irrestrita é usada para programas que não possuem um requisito de “suplemento, não suplante”.

O distrito não é obrigado a reivindicar nenhum ou todo o valor indireto a que tem direito, mas pode reivindicar até o valor total, desde que esteja incluído no orçamento do distrito aprovado. A alíquota indireta pode ser aplicada a todas as despesas diretas permitidas que serão reivindicadas sob uma concessão específica, exceto algumas exceções (por exemplo, custos indiretos serão aplicados apenas aos primeiros US$ 25,000 de um contrato individual).

Nenhuma despesa será cobrada através de um custo direto e um custo indireto.

Emitido: agosto de 2017