6020 (P) - Sistema de Fundos e Contas

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 6020

SISTEMA DE FUNDOS E CONTAS

Fundos para adiantamentos

As seguintes orientações devem ser utilizadas na gestão dos fundos para adiantamentos:

1. O montante do fundo para adiantamentos de uma escola deve basear-se no maior montante de fundos gasto num mês. O valor deverá ser aprovado pelo conselho de administração.
2. A utilização de fundos para adiantamentos e/ou fundos de maneio está limitada às obrigações que não podem ser tratadas por vale.
3. As práticas aprovadas de gerenciamento de recebimento devem ser usadas.
4. Os fundos para adiantamentos serão reabastecidos pelo menos mensalmente por warrant a pagar ao depositário da conta. O reabastecimento deve ser feito por voucher com os devidos recibos anexados.
5. Os fundos para adiantamentos devem ser reconciliados mensalmente.

Procedimentos do Fundo do Corpo Estudantil Associado

As Diretrizes ASB das Escolas Públicas de Walla Walla, bem como estas diretrizes, estarão em vigor na operação dos respectivos corpos estudantis associados:

1. O diretor/representante será responsável por supervisionar as funções contábeis a serem executadas no nível do edifício. Os procedimentos contábeis em nível de edifício devem ser consistentes com as funções contábeis realizadas em nível de escritório distrital.
2. Um orçamento ASB que orienta as atividades deve ser aprovado anualmente.
3. O ASB participará da determinação dos propósitos para os quais os recursos financeiros do ASB serão orçados e desembolsados. Tais propósitos devem ser refletidos no orçamento do ASB que é submetido ao conselho de administração para sua aprovação.
4. O ASB deve aprovar todas as despesas antes que o dinheiro seja desembolsado do fundo. No caso de um grupo estudantil associado realizar angariação de fundos ou solicitar doações para bolsas de estudo, intercâmbios estudantis e fins de caridade, o grupo estudantil associado deverá aprovar todas as despesas de dinheiro assim angariadas.
5. Os fundos do ASB podem ser usados ​​para fins consistentes com as normas do distrito escolar e aprovados pelo corpo diretivo da organização, sujeito às disposições incorporadas ao estatuto e regulamentos do corpo estudantil. O dinheiro do fundo do corpo estudantil privado não associado mantido pelo distrito é limitado a bolsas de estudo, contribuições de caridade e programas de intercâmbio estudantil. Esta receita está limitada aos fundos designados para esse fim específico, assim identificados no momento da sua cobrança, e que tenham sido detidos em fideicomisso exclusivamente para fins de doação. Esses fundos devem ser contribuídos e levantados de forma voluntária.
6. As atividades de angariação de fundos não associadas a uma organização patrocinada pelo ASB, incluindo a angariação de fundos privados não associados do corpo estudantil, não são permitidas por lei sob a direção ou supervisão de funcionários nem com o uso de equipamentos distritais, suprimentos, instalações ou outros recursos distritais, a menos que o distrito seja totalmente reembolsado por todos esses custos. O diretor/representante deve ter autoridade para providenciar que fundos não ASB sejam mantidos em contas separadas no fundo, desde que os alunos sejam informados com antecedência de que uma cobrança será feita para cobrir o custo total do serviço.
7. Para escolas com alunos na sétima série ou acima, a comprovação da aprovação do aluno deve aparecer em todos os comprovantes que comprovem o desembolso do dinheiro do ASB. Isso inclui ordens de compra e solicitações de cheques para adiantamentos. As atas do ASB devem registrar a aprovação das despesas.
8. Os fundos do ASB devem ser depositados junto ao tesoureiro do condado, com exceção de uma conta bancária para adiantamentos e pequenos fundos. Esses fundos devem ser administrados da maneira exigida pelos regulamentos do conselho estadual de educação.
9. Um Relatório ASB mensal deve ser apresentado ao Escritório de Negócios de acordo com as Diretrizes ASB das Escolas Públicas de Walla Walla.

Gestão de Contas Bancárias Distritais

As verbas recebidas para o distrito serão tratadas da seguinte forma:

1. Os recibos devem ser dados para todos os dinheiros;
2. Todas as verbas recebidas pelo distrito, exceto aquelas recebidas pelo tesoureiro do distrito em nome do distrito, serão depositadas na conta de transmissão do distrito. Devem ser previstas disposições para que os edifícios individuais tenham acesso ao depósito nocturno. Todos os valores devem ser depositados dentro de 24 horas após o recebimento, a menos que os recebimentos não ultrapassem $ 100. Todos os fundos serão depositados no prazo de 5 dias úteis após o recebimento;
3. Os recibos de eventos especiais devem ser depositados intactos;
4. Todos os fundos da conta de transmissão devem ser transmitidos ao tesoureiro do condado até o primeiro dia de cada mês. Tais transmissões deverão ser acompanhadas de um relatório indicando as quantias a serem creditadas em cada um dos fundos distritais;
5. Deve ser mantido um registo preciso de todas as despesas de cada fundo para adiantamentos. O reembolso até ao máximo permitido deve ser efectuado a cada fundo para adiantamentos por meio de vale todos os meses;
6. As contas bancárias devem ser reconciliadas mensalmente; e
7. As auditorias locais de cada fundo para adiantamentos devem ser efectuadas de forma surpresa e não programada, pelo menos uma vez por ano.

Emitido: setembro de 2003

Revisado: 03.2011; abril de 2016