5285 (P) - Incompatibilidade de Número de Previdência Social
PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 5285
INCOMPATIBILIDADE DO NÚMERO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
O procedimento a seguir deve ser usado para implementar a política do Conselho para notificação e correção de possíveis inconsistências ou “incompatibilidades” entre o nome de um funcionário e o CPF.
Quando uma incompatibilidade de número de Seguro Social for descoberta pelo Distrito, o Distrito fornecerá uma notificação por escrito ao funcionário sobre a incompatibilidade. O funcionário será então responsável por fazer o acompanhamento com a agência governamental apropriada para corrigir o problema.
Primeiro Aviso/Solicitação de Ação Corretiva (ver exemplo)
Quando o Distrito souber de um funcionário com um número de seguro social incompatível, o funcionário será informado da incompatibilidade por uma carta do Escritório de Negócios do Distrito enviada por entrega regular e carta registrada.
Esta carta fornecerá o nome do funcionário e o número do seguro social conforme consta nos registros do distrito e solicitará que o funcionário verifique as informações. Se as informações não estiverem corretas, o funcionário é solicitado a fornecer as informações corretas. Se as informações na carta corresponderem ao nome e número de seguro social do cartão de seguro social do funcionário, o funcionário é aconselhado a entrar em contato com um escritório local de seguro social para resolver o problema e fornecer ao distrito quaisquer alterações.
O Distrito fornecerá ao funcionário um prazo mínimo de quinze (15) dias corridos a partir da data da carta para tomar as medidas corretivas.
Segundo Aviso/Solicitação de Ação Corretiva (ver exemplo)
Se, após um mínimo de 15 (quinze) dias corridos a partir da data do primeiro aviso, o funcionário não tiver corrigido a incompatibilidade ou problema do número de seguro social identificado, uma segunda carta será enviada ao funcionário por entrega regular e carta registrada.
A segunda carta notificará o funcionário sobre a importância desse problema e solicitará que sejam tomadas medidas corretivas imediatas. Esta carta fornecerá novamente o nome do funcionário e o número do seguro social conforme consta nos registros do distrito e solicitará que o funcionário verifique as informações. Se as informações não estiverem corretas, o funcionário é novamente solicitado a fornecer as informações corretas. Se as informações na carta corresponderem ao nome e número do CPF do funcionário, o funcionário é, novamente, aconselhado a entrar em contato com um escritório local de seguridade social para resolver o problema e fornecer ao Distrito quaisquer alterações.
O Distrito fornecerá ao funcionário um prazo mínimo de quinze (15) dias corridos a partir da data da segunda carta para tomar as medidas corretivas.
Aviso/Solicitação Final de Ação Corretiva (ver exemplo)
Se, após as duas tentativas anteriores por escrito, o funcionário não tiver corrigido a incompatibilidade ou problema do CPF identificado, uma terceira carta será enviada ao funcionário por entrega regular e carta registrada.
A terceira carta informará novamente o funcionário sobre a gravidade do problema e a necessidade de ação corretiva imediata. Esta carta também indicará que ela representa a notificação final ao funcionário da incompatibilidade ou problema do Número de Previdência Social e que a falha em responder às repetidas solicitações do Distrito para tomar medidas corretivas e fornecer ao Distrito um nome e número de Previdência Social precisos para relatar fins constitui justa causa para rescisão.
O funcionário será notificado de que a falha em fornecer ao Distrito a documentação de que o problema foi corrigido dentro de 30 (trinta) dias corridos a partir da data da carta resultará na recomendação de rescisão do contrato de trabalho com o Distrito. O aviso final informará o funcionário sobre a oportunidade de uma reunião antes da rescisão com o Diretor de Pessoal Distrital, juntamente com um representante de sua escolha, para discutir o assunto.
O Distrito encoraja os funcionários a não esperar até receber a terceira carta para resolver uma incompatibilidade.
Emitido: maio de 2008