4040 (P) - Acesso Público aos Registros Distritais

Impressão, E-mail

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 4040

Objetivo destes Procedimentos e Princípios Gerais

Esses procedimentos foram estabelecidos pelo Superintendente e publicados de acordo com a Norma 4040 da Diretoria e RCW 42.56.040 para explicar o processo de acesso público aos registros do distrito escolar e fornecer orientação sobre como o Distrito responderá a tais solicitações.

Os registros do distrito escolar relacionados à condução das operações e funções do Distrito que foram preparados, de propriedade, usados ou retidos pelo Distrito em qualquer formato são, de fato, registros públicos aos quais membros do público podem solicitar acesso consistente com este procedimento.

Ao processar tais solicitações, o Distrito fornecerá toda a assistência ao solicitante e fornecerá uma resposta o mais rápido possível.

Oficial Distrital de Registros Públicos

Oficial de Registros Públicos

Para uma resposta mais rápida e eficiente, as solicitações de registros do distrito escolar devem ser encaminhadas por escrito ao Oficial de Registros Públicos listado abaixo, cujas responsabilidades incluem servir como ponto de contato para membros do público neste processo e supervisionar a conformidade do Distrito com as Lei de Registros Públicos de Washington, Capítulo 42.56 RCW e Política 4040.

O atual Oficial de Registros Públicos do Distrito pode ser contatado no Edifício Administrativo Central do Distrito da seguinte forma:

Dra. Mindy Meyer, Diretora de Recursos Humanos

364 S. Park St., Walla Walla, WA 99362

Telefone: 509-527-3000

Telefax: 509-529-7713

Email: hr@wwps.org

Informações sobre como entrar em contato com o Oficial de Registros Públicos também estão disponíveis no site do Distrito em wwps.org.

Treinamento de oficial de registros públicos

De acordo com a lei estadual, o Oficial de Registros Públicos deve concluir os treinamentos relacionados à Lei de Registros Públicos de Washington e retenção de registros públicos no prazo máximo de noventa (90) dias após assumir as responsabilidades do Oficial de Registros Públicos. Após o(s) treinamento(s) inicial(is), o Oficial de Registros Públicos deve completar o treinamento de reciclagem em intervalos não superiores a quatro anos, desde que permaneça como Oficial de Registros Públicos do Distrito. O treinamento deve abordar questões específicas relacionadas à retenção, produção e divulgação de documentos eletrônicos, incluindo atualização e melhoria dos serviços de informação tecnológica.

Disponibilidade de Registros Públicos

Horas para Inspeção

Os registros públicos estão disponíveis para inspeção e cópia durante o horário comercial normal do Distrito, de segunda a sexta-feira, das 8h às 00h, durante o ano letivo, e das 5h às 00h, nos dias em que a escola é não em sessão, excluindo feriados legais. Os registros devem ser inspecionados nos escritórios do Distrito.

Organização de registros

O Distrito manterá seus registros de maneira razoável e organizada e tomará as medidas cabíveis para proteger os registros contra danos e desorganização. Um solicitante não deverá retirar os registros distritais dos escritórios distritais sem a permissão do Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada. Durante a inspeção dos registros, um funcionário do Distrito normalmente estará presente para proteger os registros contra danos ou desorganização.

O Distrito também manterá um registro das solicitações de registros públicos que foram submetidas e processadas pelo Distrito. Esse registro deve incluir, mas não se limitar às seguintes informações para cada solicitação: A identidade do solicitante, se fornecida, a data em que a solicitação foi recebida, o texto da solicitação original, uma descrição dos registros produzidos em resposta à solicitação solicitação, uma descrição dos registros editados ou retidos e as razões para isso, e a data da disposição final da solicitação.

Informações on-line

Uma variedade de registros e informações estão disponíveis no site do Distrito em wwps.org. Os solicitantes são incentivados a visualizar os documentos disponíveis no site antes de enviar uma solicitação de registros.

Fazendo uma solicitação de registros públicos

Solicitação ao Oficial de Registros Públicos

Qualquer pessoa que deseje inspecionar ou copiar registros públicos do Distrito deverá fazer a solicitação pessoalmente durante o horário normal de expediente do Distrito, ou por escrito, por carta, fax ou e-mail endereçado ao Oficial de Registros Públicos, incluindo as seguintes informações:

· Nome, endereço, telefone e e-mail do solicitante;

· Identificação dos registros públicos adequados para o Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada para localizar os registros; e

· A data em que o pedido é apresentado ao Distrito.

O Distrito recomenda usar seu Formulário de Solicitação de Registros Públicos ao enviar uma solicitação de registros. Este formulário está disponível para uso dos solicitantes no escritório central do Distrito e online em wwps.org.

Registros Identificáveis

Uma solicitação sob a Lei de Registros Públicos de Washington, Capítulo 42.56 RCW e Política Distrital 4040 deve buscar um registro identificável ou registros identificáveis. Uma solicitação de todos ou substancialmente todos os registros preparados, de propriedade, usados ou retidos pelo Distrito não é uma solicitação válida de registros identificáveis. Solicitações gerais de informações do Distrito que não busquem registros identificáveis também não são cobertas pela Norma 4040. Uma solicitação para todos os registros discutindo um tópico específico ou contendo uma palavra-chave ou nome específico não será considerada uma solicitação para todos os registros do Distrito.

Solicitando Registros Eletrônicos

O processo de solicitação de registros públicos eletrônicos é o mesmo para solicitação de registros públicos em papel. No entanto, para ajudar o Distrito a responder a uma solicitação de registros eletrônicos, o solicitante deve fornecer termos de pesquisa específicos que permitirão ao Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada localizar e reunir registros identificáveis que respondam à solicitação.

Criando novos registros

O Distrito não é obrigado por lei a criar um novo registro para atender a um pedido de informações de registros. O Distrito pode optar por criar um registro dependendo da natureza da solicitação e da conveniência de fornecer as informações em um novo documento, como quando são solicitados dados de vários locais e podem ser combinados mais facilmente em um único novo registro.

Cópias de Registros

Se o solicitante desejar obter cópias dos registros em vez de inspecioná-los, deverá deixar isso claro na solicitação e providenciar o pagamento de cópias dos registros ou um depósito.

Solicitações não escritas

O Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada pode aceitar solicitações informais de registros públicos por telefone ou pessoalmente. No entanto, para evitar qualquer confusão ou mal-entendido, os solicitantes devem estar cientes de que uma solicitação reduzida por escrito é sempre o método preferido. Se o Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada receber uma solicitação por telefone ou pessoalmente, o Oficial de Registros Públicos confirmará sua compreensão da solicitação com o solicitante por escrito.

Processamento de Solicitações de Registros Públicos

Ordem de Processamento de Solicitações

O Distrito normalmente processará as solicitações na ordem recebida. No entanto, as solicitações também podem ser processadas fora de ordem se isso permitir que a maioria das solicitações seja processada da maneira mais eficiente.

Revisão Central

As solicitações de registros não feitas ao Oficial de Registros Públicos do Distrito serão encaminhadas pelos administradores de nível de edifício, administradores de programa ou outros funcionários que receberem a solicitação ao Oficial de Registros Públicos para processamento.

Resposta de cinco dias

No prazo de cinco (5) dias úteis após o recebimento de uma solicitação, o Oficial de Registros Públicos fará um ou mais dos seguintes procedimentos:

1. Fornecer cópias do(s) registro(s) solicitado(s) ou disponibilizar o registro para inspeção ou, alternativamente, fornecer um endereço de internet e link para o site do Distrito onde o registro específico pode ser acessado (desde que o solicitante não tenha notificado o Distrito que não pode acessar os registros pela internet); ou

2. Reconhecer que o Distrito recebeu a solicitação e fornecer uma estimativa razoável do tempo necessário para responder plenamente; ou

3. Reconhecer que o Distrito recebeu a solicitação e pedir ao solicitante que esclareça uma solicitação que não esteja clara, fornecendo, na medida do possível, uma estimativa razoável do tempo que o Distrito levará para responder à solicitação, se for não esclarecido; ou

4. Negue a solicitação (embora nenhuma solicitação seja negada apenas com base em que a solicitação é muito ampla).

Se o solicitante não responder à solicitação de esclarecimento do Distrito dentro de 30 dias e toda a solicitação não estiver clara, o Distrito poderá encerrar a solicitação e não responder mais a ela. Se o solicitante não responder à solicitação de esclarecimento do Distrito dentro de 30 dias, e parte da solicitação não estiver clara, o Distrito responderá à parte da solicitação que estiver clara e poderá encerrar o restante da solicitação. Em circunstâncias incomuns, o Distrito também pode solicitar uma ordem judicial proibindo a divulgação de acordo com a lei.

O Distrito pode negar uma solicitação de bot que seja uma das várias solicitações do solicitante dentro de um período de vinte e quatro horas se o Distrito determinar que responder a várias solicitações de bot causaria interferência excessiva nas outras funções essenciais do Distrito. O Distrito pode considerar uma solicitação como uma solicitação de bot quando o Distrito acredita razoavelmente que a solicitação foi gerada automaticamente por um programa de computador ou script.

Se o Distrito não responder por escrito dentro de cinco dias úteis após o recebimento da solicitação de divulgação, o solicitante deverá entrar em contato com o Oficial de Registros Públicos para determinar o motivo da falta de resposta.

Objetivo da solicitação

O Distrito pode investigar o propósito para o qual um registro é solicitado e pode usar a resposta para auxiliar na coleta de registros responsivos e determinar se o público tem interesse legítimo em obter as informações. No entanto, um solicitante não é obrigado a fornecer uma finalidade e o Distrito não pode se recusar a fornecer os registros apenas porque o solicitante se recusa a fornecer uma finalidade para a solicitação.

Protegendo os Direitos dos Outros

Caso os registros solicitados contenham informações que possam afetar os direitos de terceiros e possam estar isentos de divulgação, o Oficial de Registros Públicos poderá, antes de fornecer os registros, notificá-los. A notificação pode possibilitar que outros entrem em contato com o solicitante e solicitem que ele revise a solicitação ou, se necessário, busque uma ordem judicial para impedir ou limitar a divulgação. A notificação às pessoas afetadas também pode incluir uma cópia da solicitação.

Registros isentos de divulgação

Alguns registros estão isentos de divulgação, no todo ou em parte, sob uma isenção específica contida no capítulo 42.56 RCW ou outro estatuto que isenta ou proíbe a divulgação de informações ou registros específicos.

Se o Distrito acreditar que um registro está isento de divulgação e deve ser retido, o Oficial de Registros Públicos declarará por escrito a isenção específica (e seção estatutária) que se aplica e fornecerá uma breve explicação de como a isenção se aplica ao registro que está sendo retido ou redigido. Esta isenção e explicação serão fornecidas ao solicitante em um índice ou log de retenção.

Se apenas uma parte de um registro estiver isenta de divulgação, mas o restante não estiver isento, o Oficial de Registros Públicos redigirá as partes isentas, fornecerá as partes não isentas e indicará ao solicitante por que partes do registro estão sendo redigidas na retenção índice ou registro.

Lista de leis que isentam ou proíbem a divulgação

De acordo com a RCW42.56.070 (2), essas regras contêm uma lista de leis—além daquelas especificamente listadas na Lei de Registros Públicos de Washington, Capítulo 42.56 RCW—que podem isentar a divulgação de certos registros públicos ou partes de registros. O Distrito identificou as seguintes leis:

· A Lei de Direitos de Educação e Privacidade da Família (FERPA), 20USC§1232g (em relação aos registros educacionais dos alunos);

· Lei de Registros de Educação do Estudante do Estado de Washington, RCW28A.605.030;

· A Lei de Educação de Indivíduos com Deficiências (IDEA), 20 USC § 1400 et. seq. e 34 CFR Part 300 (protegendo a confidencialidade das informações de identificação pessoal contidas nos registros dos alunos com deficiência).

· Comunicações privilegiadas e produto advocatício, como patrimônio do Capítulo 5.60 RCW;

· Lei de Privacidade de Registros Criminais (CRPA), Capítulo 10.97, RCW;

· Informações sobre estudantes que recebem almoço grátis ou com desconto, 42 USC § 1758(b)(6);

· Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPPA), 45 CFR partes 160-164 (sobre privacidade e segurança de informações de saúde);

· Abuso de Crianças – Proteção e Procedimento, RCW 26.44.010; RCW 26.44.030(9);

· Notificação de menores infratores, RCW 13.04.155(3);

· Pergunta de exame para professores ou alunos antes do exame, Perguntas, RCW 28A.635.040;

· Lei Pública 98-24, Seção 527 da Lei de Serviços de Saúde Pública, 41USC§290dd-2 (confidencialidade de registros de pacientes de uso de álcool e drogas);

· Disposições constitucionais dos Estados Unidos e Washington, incluindo, mas não se limitando ao direito de privacidade e liberdade de associação.

Além dessas isenções, o RCW 42.56.070 (9) proíbe fornecer acesso a listas de indivíduos solicitados para fins comerciais, e o Distrito não pode fazê-lo a menos que especificamente autorizado ou orientado por lei.

A lista acima é apenas para fins informativos e não se destina a cobrir todas as isenções possíveis da lei de registros públicos. A lista acima inclui apenas isenções que podem ser adicionais às estabelecidas no Capítulo 42.56 RCW. Sob circunstâncias apropriadas, o Distrito pode contar com outras isenções legais que não estejam estabelecidas acima ou contidas na lei de divulgação pública.

Inspeção de Registros

Consistente com outras demandas, e sem interromper as operações do Distrito de forma injustificada, o Distrito deverá providenciar prontamente a inspeção de registros públicos não isentos. Nenhum membro do público pode remover um documento da área de visualização sem a permissão do Oficial de Registros Públicos, nem pode desmontar ou alterar qualquer documento. O solicitante deverá indicar quais documentos deseja que o Distrito copie. Não há custo para inspecionar os registros distritais.

Fornecendo Cópias de Registros Não Eletrônicos

Após a conclusão da inspeção, o Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada deverá fazer as cópias solicitadas ou providenciar a cópia.

Fornecendo Registros Eletrônicos

Quando um solicitante solicita registros em formato eletrônico, o Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada fornecerá os registros não isentos ou partes de tais registros que sejam razoavelmente localizáveis em um formato eletrônico usado pelo Distrito e geralmente disponível comercialmente, ou em um formato que seja razoavelmente traduzível do formato em que o Distrito mantém o registro.

Fornecimento de registros em parcelas

Quando a solicitação for para um grande número de registros, o Oficial de Registros Públicos ou seu representante tem o direito de fornecer acesso para inspeção e cópia em parcelas. Se, no prazo de 30 (trinta) dias, o solicitante não inspecionar todo o conjunto de registros ou uma ou mais parcelas, o Oficial de Registros Públicos ou seu representante poderá interromper a busca pelos registros restantes e encerrar a solicitação, conforme discutido abaixo.

Conclusão da Inspeção

Quando a inspeção dos registros solicitados estiver completa e todas as cópias solicitadas forem fornecidas, o Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada indicará que o Distrito realizou uma busca diligente dos registros solicitados e disponibilizou quaisquer registros não isentos localizados para inspeção.

Encerramento da Solicitação Retirada ou Abandonada

O solicitante deve reivindicar ou revisar os registros reunidos dentro de trinta (30) dias da notificação do Distrito a ele de que os registros estão disponíveis para inspeção ou cópia. O Distrito deve notificar o solicitante por escrito sobre este requisito e informar ao solicitante que ele deve entrar em contato com o Distrito para tomar providências para reivindicar ou revisar os registros. Se o solicitante ou um representante do solicitante não reivindicar ou revisar os registros dentro do período de trinta dias ou tomar outras providências, o Distrito poderá encerrar a solicitação e arquivar novamente os registros reunidos.

Quando o solicitante retirar o pedido ou deixar de cumprir suas obrigações de inspecionar os registros ou pagar o depósito ou pagamento final das cópias solicitadas, o Oficial de Registros Públicos encerrará o pedido e indicará ao solicitante que o Distrito encerrou o solicitação.

Documentos descobertos posteriormente

Se, após o Distrito ter informado o solicitante de que forneceu todos os registros disponíveis, o Distrito tomar conhecimento de documentos responsivos adicionais existentes no momento da solicitação, ele informará imediatamente o solicitante sobre os documentos adicionais e os fornecerá rapidamente .

CUSTOS DE FORNECIMENTO DE REGISTROS, RENÚNCIA DE CUSTOS E ACORDOS SOBRE CUSTOS

Custo de Cópias Impressas e Correio

O custo do fornecimento de fotocópias ou cópias impressas de registros eletrônicos é de 15 centavos por página. Alternativamente, se o Distrito determinar e documentar que as taxas permitidas sob este procedimento são claramente iguais ou superiores a dois dólares, o Distrito poderá cobrar uma taxa fixa de dois dólares para fornecer os registros. Se o Distrito cobrar uma taxa fixa pela primeira parcela, o Distrito não cobrará uma taxa fixa adicional ou uma taxa por página para quaisquer parcelas subsequentes. O pagamento pode ser feito em dinheiro, cheque ou ordem de pagamento pagável ao Distrito.

O Distrito também pode cobrar custos reais de envio, incluindo o custo do contêiner ou envelope de envio.

O Oficial de Registros Públicos ou designado pode exigir o pagamento do restante dos custos de cópia antes de fornecer todos os registros, ou o pagamento dos custos de cópia de uma parcela antes de fornecer essa parcela.

Se solicitado, o Distrito fornecerá um resumo das cobranças aplicáveis antes que quaisquer cópias sejam feitas. O solicitante poderá revisar a solicitação para reduzir os encargos aplicáveis.

Taxa de serviço personalizado

Uma taxa de serviço personalizado pode ser imposta se o Distrito estimar que a solicitação exigiria o uso de conhecimentos de tecnologia da informação para preparar compilações de dados ou fornecer serviços de acesso eletrônico personalizados quando tais compilações e serviços de acesso personalizados não forem usados pelo Distrito para outro Distrito propósitos. A taxa de serviço personalizado pode reembolsar o Distrito até o custo real da prestação dos serviços neste parágrafo.

O Distrito não avaliará uma taxa de serviço personalizada a menos que tenha notificado o solicitante da taxa de serviço personalizada a ser aplicada à solicitação, incluindo uma explicação de por que a taxa de serviço personalizada se aplica, uma descrição da especialização específica e uma estimativa razoável de custo do cargo. A notificação também dará ao solicitante a oportunidade de alterar sua solicitação para evitar ou reduzir o custo de uma taxa de serviço personalizada.

Custo para Registros Eletrônicos

O custo para fornecer registros eletrônicos é o seguinte:

1. Dez cêntimos por página para registos públicos digitalizados em formato electrónico ou pela utilização de equipamento distrital para digitalizar os registos;

2. Cinco centavos por cada quatro arquivos eletrônicos ou anexos enviados para e-mail, serviço de armazenamento de dados baseado em nuvem ou outro meio de entrega eletrônica;

3. Dez cêntimos por gigabyte para transmissão de registos públicos em formato eletrónico ou para utilização de equipamento distrital para envio de registos eletronicamente; e

4. O custo real de qualquer mídia ou dispositivo de armazenamento digital fornecido pelo Distrito, o custo real de qualquer recipiente ou envelope usado para enviar as cópias ao solicitante e a postagem real ou taxa de entrega.

O Distrito tomará as medidas razoáveis para fornecer os registros da maneira mais eficiente disponível ao Distrito em suas operações normais;

Alternativamente, se o Distrito determinar e documentar que as taxas permitidas sob este procedimento são claramente iguais ou superiores a dois dólares, o Distrito poderá cobrar uma taxa fixa de dois dólares para fornecer os registros. Se o Distrito cobrar uma taxa fixa pela primeira parcela, o Distrito não cobrará uma taxa fixa adicional ou uma taxa por página para quaisquer parcelas subsequentes.

O Oficial de Registros Públicos ou designado também pode exigir o pagamento do restante dos custos de cópia antes de fornecer todos os registros, ou o pagamento dos custos de cópia de uma parcela antes de fornecer essa parcela.

Se solicitado, o Distrito fornecerá um resumo das cobranças aplicáveis antes que as cobranças sejam impostas sob este procedimento. O solicitante poderá revisar a solicitação para reduzir os encargos aplicáveis.

O Distrito não imporá taxas de cópia para acesso ou download de registros que o Distrito publica rotineiramente em seu site antes do recebimento de uma solicitação, a menos que o solicitante tenha solicitado especificamente que o Distrito forneça cópias de tais registros por outros meios.

Depósitos

Antes de começar a fazer as cópias, o Oficial de Registros Públicos ou seu representante poderá exigir um depósito de até dez por cento dos custos estimados de cópia de todos os registros selecionados pelo solicitante, incluindo o custo de uma taxa de serviço personalizada de acordo com o disposto acima.

Renúncia

O Oficial de Registros Públicos pode renunciar a qualquer cobrança avaliada para uma solicitação. Em nome do Distrito, o Oficial de Registros Públicos também pode celebrar qualquer contrato, memorando de entendimento ou outro acordo com um solicitante que forneça um arranjo de taxa alternativo aos encargos autorizados neste Procedimento, ou em resposta a um volumoso ou frequente solicitação.

Revisão Interna de Negações de Registros Públicos

Petição para Revisão Administrativa Interna de Negação de Acesso

Qualquer pessoa que se oponha à negação inicial ou negação parcial de uma solicitação de registros pode solicitar por escrito (incluindo e-mail) ao Oficial de Registros Públicos para uma revisão dessa decisão. A petição deve incluir uma cópia ou identificar razoavelmente a declaração por escrito do Oficial de Registros Públicos ou pessoa designada negando a solicitação.

Consideração da Petição de Revisão

O Oficial de Registros Públicos considerará imediatamente a petição e confirmará ou reverterá a negação dentro de dois dias úteis após o recebimento da petição, ou dentro de outro prazo com o qual o Distrito e o solicitante concordem mutuamente.

Relatórios de Custos de Produção de Registros Públicos

O Distrito fornecerá as informações especificadas no Capítulo 40.14 do RCW ao Comitê Legislativo Conjunto de Auditoria e Revisão, conforme exigido por lei.

Revisado: setembro de 2022

Políticas e procedimentos de pesquisa