3231 (P) - Registros do Aluno

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 3231

REGISTROS DO ESTUDANTE

Tipo de registros
Os registros dos alunos serão divididos em duas categorias: a pasta cumulativa e os registros suplementares.

A pasta cumulativa pode conter todas as informações sobre um aluno que são coletadas e mantidas rotineiramente, como informações de identificação (nome, data de nascimento, sexo, ano de escola, endereço, número de telefone, nome dos pais, classificação étnica, informações de emergência, local de trabalho dos pais, médico de família, babá, irmãos); registros de presença, incluindo data de entrada e saída; notas e outros relatórios de progresso do aluno; resultados de testes de desempenho escolar, aptidão, interesses, audição e visão; relatórios de estado de saúde e imunização; registros de realizações escolares e participação em atividades escolares; relatórios verificados de má conduta, incluindo um registro de ação disciplinar tomada; e outras informações que permitam ao pessoal aconselhar-se com os alunos e planejar atividades apropriadas. As informações de identificação podem ser limitadas se o aluno for participante do Programa de Confidencialidade de Endereço do estado.

Registros suplementares sobre um aluno podem ser coletados e mantidos em conexão com preocupações especiais da escola sobre o aluno, como informações confidenciais de saúde ou relatórios relacionados à avaliação e colocação de um aluno formalmente identificado como um “foco de preocupação”; relatórios de pessoas e organizações não escolares, como médicos, psicólogos e clínicas, exceto para fins de triagem geral; relatórios relativos a problemas específicos associados ao aluno; e relatórios atuais de testes psicológicos e relatórios de progresso relacionados à condição incapacitante de um aluno. Todos os relatórios incluídos nos registros devem ser datados e assinados.

Para os fins deste procedimento, notas de trabalho da equipe são definidas como os registros sobre os alunos que são mantidos em posse exclusiva do redator e não são acessíveis ou revelados a qualquer outra pessoa, exceto um substituto para esse membro da equipe. As notas de trabalho não são consideradas registros do aluno no âmbito deste procedimento.

Acessibilidade dos registros dos alunos
As informações contidas na pasta cumulativa e/ou registros complementares serão fornecidas às pessoas e agências da seguinte forma:

A. Pais:
Os pais de filhos dependentes têm o direito de inspecionar a pasta cumulativa e/ou registros complementares de seus filhos.
1. Mediante solicitação do pai ou de um funcionário, um funcionário qualificado fornecerá ao pai a análise e interpretação de todas as informações na pasta cumulativa e registros complementares. A revisão ocorrerá dentro de cinco dias úteis da escola após o distrito receber uma solicitação, a menos que uma explicação por escrito para a falha em fazê-lo seja fornecida pelo custodiante dos registros. Em nenhum caso a revisão ocorrerá depois de 45 dias após o pai fazer a solicitação. 
2. A inspeção e revisão serão realizadas durante o horário normal de trabalho, a menos que o guardião (professor, conselheiro, enfermeiro, psicólogo, diretor) concorde com outras providências. Os tutores fornecerão assistência na interpretação e análise dos registros dos alunos, conforme necessário. Embora os registros devam permanecer sob controle do distrito, eles podem ser copiados ou reproduzidos por ou para os pais ou aluno elegível às suas próprias custas

B. O Aluno
Mediante solicitação do aluno, um funcionário qualificado interpretará as informações da pasta cumulativa para o aluno. O funcionário qualificado interpretará as informações contidas nos registros complementares ao aluno mediante solicitação e com o consentimento dos pais. O aluno adulto poderá consultar sua pasta cumulativa e registros complementares. O direito de acesso concedido ao pai ou aluno adulto inclui o direito de receber uma lista dos tipos de registros educacionais relacionados ao aluno mantidos pela escola e pelo distrito. Os pais e o aluno adulto terão o direito de inspecionar ou ser informados sobre o conteúdo de qualquer registro que contenha informações de identificação pessoal relativas a mais de um aluno, desde que o direito de acesso se aplique apenas à parte do registro ou documento relacionado ao aluno. Após a formatura do ensino médio, o aluno pode solicitar o recebimento de uma transcrição final, além do diploma.

Pais e alunos adultos serão notificados anualmente de seu direito de inspecionar e revisar os registros de seus filhos e seus outros direitos sob a Lei de Privacidade e Direitos de Educação Familiar.

A Lei de Privacidade e Direitos Educacionais da Família (FERPA) concede aos pais e alunos com mais de 18 anos de idade (“alunos elegíveis”) certos direitos com relação aos registros educacionais do aluno. Eles estão:
1. O direito de inspecionar e revisar os registros educacionais do aluno dentro de 45 dias do dia em que o distrito recebe uma solicitação de acesso. Os pais ou alunos elegíveis devem enviar uma solicitação por escrito ao guardião de registros do distrito que identifique o(s) registro(s) que desejam inspecionar. O guardião dos registros providenciará o acesso e notificará os pais ou o aluno elegível sobre a hora e o local onde eles podem inspecionar os registros.
2. O direito de solicitar alterações nos registros educacionais do aluno que os pais ou o aluno elegível acreditem ser imprecisos ou enganosos. Os pais ou alunos elegíveis podem solicitar ao distrito que corrija um registro que acreditem ser impreciso ou enganoso. Eles devem escrever para o diretor da escola, identificar claramente a parte do registro que desejam alterar e especificar por que é impreciso ou enganoso. Se o distrito decidir não alterar o registro conforme solicitado pelos pais ou aluno elegível, o distrito notificará os pais ou aluno elegível da decisão e os informará sobre seu direito a uma audiência sobre a solicitação de alteração. Informações adicionais sobre os procedimentos de audiência serão fornecidas aos pais ou aluno elegível quando notificados do direito a uma audiência.
 
O direito de consentir a divulgação de informações de identificação pessoal contidas nos registros educacionais do aluno, exceto na medida em que a FERPA autorize a divulgação sem consentimento. As exceções que permitem a divulgação sem consentimento são: divulgação considerada pelo distrito como necessária para proteger a saúde ou segurança do aluno ou de outros indivíduos e divulgação a funcionários da escola com interesses educacionais legítimos. Um funcionário da escola é uma pessoa empregada pelo distrito como administrador, supervisor, instrutor ou membro da equipe de apoio (incluindo equipe médica ou de saúde e pessoal da unidade de aplicação da lei); uma pessoa servindo no conselho escolar; uma pessoa ou empresa com quem o distrito contratou para realizar uma tarefa especial (como um advogado, auditor, auditor, consultor médico ou terapeuta); ou um pai ou aluno servindo em um comitê oficial, como um comitê disciplinar ou de queixas, ou auxiliando outro funcionário da escola no desempenho de suas tarefas. Um funcionário da escola tem um interesse educacional legítimo se o funcionário precisar revisar um registro educacional para cumprir sua responsabilidade profissional.

Mediante solicitação, o distrito divulga os registros educacionais sem o consentimento dos funcionários de outro distrito escolar no qual o aluno procura ou pretende se matricular.

O direito de apresentar uma reclamação ao Departamento de Educação dos EUA sobre supostas falhas do distrito em cumprir os requisitos da FERPA. O nome e endereço do Escritório que administra a FERPA é:
Escritório de Conformidade da Política Familiar
Departamento de Educação dos EUA
400 Maryland Avenue SW
Washington, D.C. 20202

C. Pessoal
Funcionários ou outros funcionários da escola que tenham interesse educacional legítimo em um aluno terão acesso à pasta cumulativa e a quaisquer registros suplementares.

D. Outros Distritos
Outros distritos receberão registros mediante solicitação oficial do distrito. No momento da transferência dos registros, o pai ou aluno adulto pode receber uma cópia dos registros às suas custas, se solicitado, e terá a oportunidade de contestar o conteúdo dos registros. Os pais serão informados através do Manual de Direitos e Responsabilidades do Aluno anual que os registros do aluno serão liberados para outra escola onde o aluno se matriculou ou pretende se matricular.

E. Outras Pessoas e Organizações
Os empregadores em potencial podem solicitar a revisão da transcrição de um aluno. O distrito informará a cada pai ou aluno adulto pelo menos uma vez por ano que tais solicitações serão atendidas somente mediante autorização assinada pelos pais ou aluno adulto. O distrito divulgará as informações contidas na pasta cumulativa do aluno e registros suplementares para pessoas e organizações que não sejam o aluno, pais, funcionários e outros distritos somente com o consentimento por escrito dos pais ou do aluno adulto, com as seguintes exceções:

a. O distrito pode divulgar informações do diretório publicamente sem consentimento sob a condição de que os pais ou o aluno adulto sejam notificados anualmente sobre a intenção da escola de divulgar tais informações e tenham a oportunidade de indicar que tais informações não devem ser divulgadas sem consentimento prévio. O distrito não divulgará as informações do diretório por motivos comerciais. O distrito designou o seguinte como informações do diretório: nome do aluno, fotografia, endereço, data de nascimento, datas de frequência, participação em atividades e esportes oficialmente reconhecidos, peso e altura dos membros das equipes atléticas, diplomas e prêmios recebidos e os mais escola frequentada recentemente. Os endereços residenciais reais dos participantes do Programa de Confidencialidade de Endereços do estado não estarão disponíveis para divulgação como informações de diretório. Números de CPF, números de identificação do aluno (com fatores de autenticação, como uma senha secreta ou número de identificação pessoal) ou outras informações de identificação pessoal não são consideradas informações de diretório.

b. As informações podem ser liberadas para representantes autorizados do controlador geral dos Estados Unidos, o comissário de educação e/ou um chefe administrativo de uma agência educacional ou autoridades educacionais estaduais em conexão com a auditoria e avaliação de programas educacionais apoiados pelo governo federal ou em conexão com a aplicação dos requisitos legais federais para tais programas.

c. As informações podem ser divulgadas a funcionários estaduais e locais a quem se exige especificamente que tais informações sejam relatadas ou divulgadas de acordo com o estatuto do estado de Washington (exemplos: denúncia de abuso infantil ou encaminhamento ao tribunal juvenil por evasão escolar).

d. As informações podem ser divulgadas a organizações que realizam estudos para agências educacionais com o objetivo de desenvolver, validar ou administrar testes preditivos ou melhorar a instrução, se tais estudos forem conduzidos de maneira que não permita a identificação pessoal dos alunos e seus pais por outras pessoas. do que os representantes de tais organizações e se tais informações serão destruídas quando não forem mais necessárias para o propósito para o qual foram coletadas.
 
e. As informações podem ser divulgadas em conformidade com uma ordem judicial ou intimação legalmente emitida, incluindo ordens judiciais ex parte sob a Lei Patriota dos EUA, sob a condição de que um esforço razoável tenha sido feito para notificar os pais ou o aluno adulto antes de tal conformidade, a menos que tal notificação não seja permitido pela ordem ou intimação. Em conformidade com a Lei Federal de Acadêmicos Ininterruptos de 2013, quando um dos pais é parte em um processo judicial envolvendo abuso ou negligência infantil (conforme definido na Seção 3 da Lei de Abuso e Prevenção e Tratamento de Crianças (42 USC 5101) ou questões de dependência, e a ordem for emitida no contexto desse processo, o distrito não é obrigado a fornecer notificação adicional (ou seja, além da notificação do tribunal) ao pai antes da divulgação das informações.

f. As informações podem ser divulgadas às pessoas e agências apropriadas em conexão com uma emergência para proteger a saúde ou a segurança do aluno ou de outras pessoas. O distrito levará em consideração a totalidade da circunstância e determinará se há uma ameaça articulável e significativa à saúde ou segurança do aluno ou de outros indivíduos. Quando as informações do registro de um aluno, além das informações do diretório, forem divulgadas para qualquer pessoa ou organização que não seja a equipe, um registro de tal liberação será mantido como parte do registro específico envolvido. As solicitações por telefone para obter informações sobre os alunos não serão atendidas, a menos que a identidade do chamador seja conhecida e o chamador esteja autorizado a receber as informações de acordo com as disposições destes procedimentos. Será feito um registro de qualquer divulgação de informações e colocado na pasta cumulativa do aluno. Este registro de acesso incluirá a data de acesso, o nome da parte com acesso concedido e o interesse educacional legítimo da parte com acesso concedido.

g. Em conformidade com a Lei Federal de Acadêmicos Ininterruptos de 2013, as informações sobre os alunos em um orfanato podem ser divulgadas sem o consentimento prévio por escrito dos pais ou do aluno elegível para assistentes sociais de agências ou outros representantes de agências estaduais ou locais de bem-estar infantil ou organizações tribais que são legalmente responsáveis para o cuidado e proteção do aluno, para fins relacionados ao plano de caso do aluno.

h. Um aluno adulto do ensino médio e/ou pai/responsável legal pode conceder autoridade ao distrito permitindo que empregadores em potencial revisem o histórico escolar do aluno.

Registros Confidenciais de Saúde
Os registros de saúde confidenciais devem ser armazenados em uma área segura acessível apenas ao pessoal autorizado, a menos que uma liberação devidamente executada sob o Capítulo. 70.02 RCW foi obtido. Esses registros também são cobertos pela Lei de Privacidade e Direitos de Educação Familiar, permitindo o acesso dos pais para revisar e exercer os direitos da FERPA em relação aos registros. Existe um padrão mais alto de confidencialidade e direitos de privacidade dos alunos menores de idade para registros referentes a HIV, doenças sexualmente transmissíveis, tratamento com drogas ou álcool, tratamento de saúde mental, planejamento familiar ou aborto. As liberações para informações sobre doenças sexualmente transmissíveis, HIV e tratamento com drogas ou álcool são mais restritivas do que as liberações médicas comuns.  
Alteração de Registros e Audiências

No momento da inspeção e revisão, os pais ou alunos adultos com acesso aos registros podem solicitar que as informações nos registros do aluno sejam corrigidas. Os guardiões (por exemplo, professor, conselheiro, enfermeiro, psicólogo) podem atender a tais solicitações corrigindo ou excluindo registros que sejam enganosos, violem a privacidade ou imprecisos, desde que o guardião sênior (diretor ou chefe de departamento) concorde.

Se o guardião sênior negar a correção ou exclusão solicitada, o pai ou o aluno adulto poderá solicitar uma audiência informal perante o superintendente ou pessoa designada, cuja audiência será realizada dentro de 10 dias letivos do recebimento de tal solicitação. Durante a audiência, o superintendente ou pessoa designada revisará os fatos apresentados pelo pai ou aluno adulto e pelo tutor e decidirá se deve ou não ordenar a correção ou exclusão exigida. O superintendente ou designado enviará sua decisão por escrito aos pais ou aluno adulto dentro de 10 dias letivos da audiência.

Se o distrito ainda decidir não alterar os registros como resultado da audiência, o pai ou aluno adulto que estiver solicitando a alteração dos registros pode inserir uma explicação por escrito de suas objeções em tais registros.

Manutenção de registros de alunos
O diretor do prédio do aluno, conselheiro ou professor deve ser o guardião da pasta cumulativa. O diretor ou o conselheiro do aluno será o guardião dos registros suplementares. Cópias duplicadas de todos os relatórios de estudo de caso de orientação e relatórios de agências não escolares contidas no registro suplementar do aluno podem ser mantidas no escritório do distrito sob a supervisão do superintendente ou pessoa designada.

Os custodiantes irão:
A. Manter apenas os registros autorizados por esses procedimentos;
B. Proteger os registros dos alunos contra uso e descarte não autorizados;
C. Manter registros de acesso;
D. Honrar os pedidos de acesso do pai ou aluno adulto;
E. Excluir ou corrigir registros mediante aprovação do custodiante sênior ou por ordem do superintendente ou representante ou do conselho; e
F. Siga o cronograma e os procedimentos de revisão de registros estabelecidos pelo custodiante sênior.

Os custodiantes seniores podem assumir as funções de custodiantes e irão:
A. Solicitar registros de alunos de outras escolas;
B. Manter a segurança dos registros dos alunos;
C. Transferir, destruir e eliminar registros conforme permitido;
D. Supervisionar as atividades de seus guardiões;
E. Conduzir audiências informais e conceder ou negar aprovação de correções ou exclusões solicitadas pelos pais ou alunos adultos;
F. Estabelecer cronogramas e procedimentos de revisão de registros para suas respectivas escolas ou departamentos de acordo com os procedimentos que regem a disposição dos registros. (As pontuações dos testes psicológicos serão revisadas anualmente para determinar sua relevância para as necessidades educacionais contínuas do aluno.);
G. Após a transferência do aluno para o próximo nível (ensino fundamental para o ensino fundamental, ensino fundamental para o ensino médio) ou após a formatura ou transferência para fora do distrito, remova para retenção, preservação ou destruição de acordo com os procedimentos de disposição aplicáveis ​​quaisquer registros que não sejam mais pertinentes à colocação do programa educacional; e
H. Certificar ao guardião de registros distritais até 30 de junho de cada ano o seguinte:
uma. Apenas os registros pertinentes à colocação do programa educacional estão sendo mantidos, salvo autorização em contrário por lei; e
b. As revisões necessárias foram realizadas.

O guardião de registros do distrito fornecerá supervisão geral do gerenciamento e controle de registros de alunos e fará cumprir a política de registros de alunos e os procedimentos administrativos.

O distrito usará uma série de métodos para proteger os registros, incluindo senhas, controles físicos (como armários trancados), controles tecnológicos (como controles de acesso baseados em funções para registros eletrônicos) e procedimentos administrativos.

Disposição de Registros de Estudantes
O registro permanente do aluno servirá como registro da história escolar e desempenho acadêmico do aluno. Os registros permanentes arquivados na pasta cumulativa do aluno devem ser extraídos e retidos antes da disposição da pasta.

Dentro de dez dias após receber uma solicitação, o distrito fornecerá um conjunto de registros educacionais não oficiais aos pais de um aluno transferido para fora do estado que atenda à definição de filho de uma família militar em transição. Quando um aluno for transferido para outra escola do distrito, todos os registros, incluindo o registro permanente do aluno, serão transmitidos para a outra escola. Quando um aluno for transferido para uma escola fora do distrito, o zelador sênior limpará a pasta cumulativa de todas as informações não oficiais e estranhas. Uma cópia de todos os registros será enviada para a escola solicitante. A pasta cumulativa de aluno do ensino fundamental ou médio que deixar o distrito será mantida por dois anos após a descontinuidade da matrícula no distrito.

Pastas cumulativas e registros suplementares de alunos do ensino médio serão retidos de acordo com o Programa de Retenção de Registros do Estado de Washington. Em todos os casos, o cartão de registro permanente do aluno será retido perpetuamente pelo distrito.

 
No momento em que um aluno se forma na escola ou deixa de precisar de serviços educacionais especiais, os pais/responsáveis ​​ou o aluno adulto serão informados de que as informações de identificação pessoal sobre a condição de deficiência não são mais necessárias para fins educacionais E que os registros de educação especial serão retidos pelo distrito por seis (6) anos antes de ser destruído de acordo com o Cronograma de Retenção de Registros de Distritos Escolares e Distritos Educacionais aprovado de acordo com RCW 40.14.070.

Ao informar os pais ou o aluno adulto sobre seus direitos em relação a tais registros, o distrito informará ao pai ou aluno adulto que a informação pode ser necessária ao aluno ou pai para estabelecer a elegibilidade para certos benefícios para adultos, por exemplo, seguro social E que os pais/responsáveis/aluno adulto devem assegurar que possuem a documentação necessária, ou solicitar cópias de certos registros do distrito ANTES que os registros distritais sejam destruídos em seis (6) anos. A pedido dos pais/responsáveis ​​ou do aluno adulto, as informações de registro relacionadas à condição de desativação serão destruídas, mas SOMENTE após os registros cumprirem o requisito de retenção de seis (6) anos de acordo com o Cronograma de Retenção de Registros de Distritos Escolares e Distritos Educacionais. O distrito pode, a seu critério, optar por reter esses registros por um período maior de tempo para fins comerciais.

Um pai ou aluno adulto, às suas custas, pode receber uma cópia de todos os registros a serem transmitidos a outro distrito.

Destruição em larga escala de registros de alunos
Depois de exercer o cuidado de acordo com o contido na seção anterior (Disposição dos Registros do Aluno), o guardião sênior agrupará todos os registros e os enviará ao escritório do distrito. Cada pacote será claramente marcado: "Registros do aluno - para destruição", datado e assinado pelo guardião sênior. Uma folha de resumo será preenchida e mantida no escritório. A folha indicará: “A partir desta data, determinei que os seguintes registros podem ser destruídos de acordo com os requisitos distritais e estaduais e os enviei para destruição”. A folha de resumo será datada e assinada pelo custodiante sênior.

Registros Eletrônicos
Registros eletrônicos (incluindo e-mail e conteúdo da web) criados e recebidos pelo distrito na transação de negócios públicos são registros públicos para os fins do RCW 40.14 e serão gerenciados de acordo com todas as leis e regulamentos que regem a divulgação de retenção, destruição e arquivamento de registros públicos. O distrito administrará os registros eletrônicos de acordo com as mesmas disposições dos documentos em papel, conforme estabelecido nos cronogramas de retenção de registros. Os registros eletrônicos serão retidos em formato eletrônico e permanecerão utilizáveis, pesquisáveis, recuperáveis ​​e autênticos durante o período de retenção designado. O distrito manterá os registros eletrônicos designados como arquivamento no formato original junto com o hardware e o software necessários para ler os dados, a menos que os dados tenham sido migrados com sucesso para um novo sistema. (O distrito manterá os registros de acordo com o Programa de Retenção de Registros Gerais para Distritos Escolares e Distritos de Serviço Educacional no Estado de Washington, encontrado em: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)

 
Corte fora
Sempre que aplicável, o período de retenção começa com o “cut-off”. “Cut-off” é um termo usado para indicar que arquivos ou registros podem ser encerrados em uma data predeterminada. “Cut-off” impede que os registros atuais atinjam um tamanho incontrolável e facilita o arquivamento de novos registros. Os registros do ano civil podem ser “cortados” em 31 de dezembro e um novo arquivo estabelecido em 1º de janeiro; todos os registros do ano fiscal podem ser “cortados” somente após a conclusão de uma ação ou evento, como rescisão de contrato, pagamento final de um contrato, rescisão de contrato de trabalho, etc. Independentemente da duração do período de retenção, a série de registros devem ser mantidos nos arquivos do escritório após “cut-off” apenas pelo tempo necessário para satisfazer: (1) referência ativa; (2) auditoria, quando necessário; e (3) outros requisitos operacionais. Uma vez satisfeitos esses três fatores, os registros devem ser transferidos para uma central de registros ou para um formato alternativo apropriado, inclusive eletronicamente pelo restante do período de retenção.

Emitido: setembro de 2003
Revisado: dezembro de 2021
Revisado: janeiro de 2023