6215 - Certificação e Aprovação de Relatório de Despesas

POLÍTICA DO CONSELHO Nº 6215

CERTIFICAÇÃO E APROVAÇÃO DE REIVINDICAÇÃO DE DESPESAS

Antes de os pedidos de despesas serem apresentados ao conselho para pagamento, eles deverão ser auditados e certificados pelo oficial de auditoria nomeado pelo distrito quanto à precisão e prova de que os bens ou serviços foram recebidos e são satisfatórios e que o pagamento anterior não foi feito. A certificação deve ser assinada e datada pelo auditor ou seu representante. As declarações de despesas serão aprovadas por voto afirmativo registrado da maioria do conselho.

O conselho autoriza o pagamento antecipado de sinistros nos meses em que há apenas uma reunião ordinária do conselho marcada. O conselho analisará e aprovará todos esses pagamentos antecipados em sua próxima reunião pública regular. O conselho receberá por e-mail as solicitações de despesas de pagamento antecipado para análise na semana anterior à data do cheque. Qualquer membro do conselho poderá notificar o Superintendente ou Diretor Financeiro se tal pagamento não for enviado até terça-feira da semana seguinte, e esse pagamento será adiado para a próxima reunião do conselho.

Caso a reclamação seja reprovada, o auditor e superintendente farão com que as reclamações sejam reconhecidas como contas a receber e procederão à cobrança diligentemente até que os fundos sejam recolhidos ou até que o conselho aprove o pagamento dessas reclamações.

O oficial de auditoria e o superintendente deverão fornecer, cada um, uma fiança oficial, não inferior a $ 50,000, para o fiel cumprimento de tais deveres. O distrito escolar deve comprar e pagar as cauções.

Referência cruzada:
Política do Conselho 6500 Gerenciamento de Risco

Referências Legais:
RCW 28A.330.080 Pagamento de sinistros – Assinatura de warrants
RCW 28A.330.090 Comitê de auditoria e despesas
RCW 42.24.080 Corporações municipais e subdivisões políticas - Reclamações contratuais - Auditoria e pagamento - Autenticação e certificação
RCW 42.24.180 Distrito Fiscal - Emissão de mandados ou cheques antes da aprovação pelo órgão legislativo - Condições
Certificação e aprovação do Voucher do Auditor Estadual Boletim nº 301 III(F)

Adotado: 16 de julho de 2002
Revisado: 02.19.2019
Revisado: 12 de dezembro de 2023