1440 - Minutos
POLÍTICA DO CONSELHO Nº 1440
O secretário do conselho mantém as atas de todas as reuniões do conselho. As atas tornam-se oficiais após a aprovação na próxima reunião regular do conselho e devem ser mantidas como um registro permanente do distrito. As atas devem ser abrangentes e devem mostrar:
A. A data, hora e local da reunião;
B. O presidente;
C. Membros presentes;
D. Itens discutidos durante a reunião e os resultados de qualquer votação que possa ter ocorrido;
E. Ação de recesso para sessão executiva com uma declaração geral do propósito;
F. Hora do adiamento; e
G. Assinatura do presidente e data da aprovação da ata.
Quando são discutidos assuntos que podem exigir um registro detalhado, o conselho diretor pode instruir o secretário a registrar a discussão. As gravações de áudio ou vídeo serão mantidas em arquivo da seguinte forma:
A. Se a gravação for transcrita literalmente (palavra por palavra), a gravação deverá ser retida por um (1) ano; ou
B. Se a gravação for usada apenas como referência para a elaboração de atas escritas, a gravação deverá ser retida por seis (6) anos.
Atas não oficiais serão fornecidas aos membros do conselho antes da próxima reunião regular do conselho e também estarão disponíveis para outros cidadãos interessados. As atas não precisam ser lidas publicamente, desde que os membros tenham tido a oportunidade de revisá-las antes da adoção.
Um arquivo de atas permanentes de todas as reuniões do conselho será mantido no escritório do secretário do conselho para ser disponibilizado para consulta a pedido de qualquer cidadão interessado. Salvo disposição em contrário por lei, as atas permanentes não serão destruídas até que aprovadas para destruição pelo pessoal distrital apropriado. Os minutos permanentes devem ser preservados de forma a protegê-los contra perdas.
Referência cruzada:
Política da Diretoria 6570 Gerenciamento de Dados e Registros
Referências Legais:
RCW 28A.400.030 Deveres do Superintendente
RCW 42.30.035 Minutos
RCW 40.14.070 Destruição, disposição, doação de registros do governo local - Preservação para interesse histórico - Comitê de registros locais, deveres - Cronogramas de retenção de registros - Registro selado
Adotado: 16 de julho de 2002
Revisado: 18 de outubro de 2016
Revisado: 12 de dezembro de 2023