1400 - Conduta da Reunião, Ordem dos Negócios e Quórum

POLÍTICA DO CONSELHO Nº 1400

CONDUTA DA REUNIÃO, ORDEM DE TRABALHO E QUORUM

O conselho agendará suas reuniões de acordo com a lei e conforme considerado pelo conselho como sendo do melhor interesse do distrito e da comunidade. O conselho funcionará por meio de (1) reuniões regulares, (2) reuniões extraordinárias e (3) reuniões de emergência.

Reuniões Ordinárias: Reuniões de Negócios e Estudos
Anualmente, até 31 de agosto, o conselho aprovará e anunciará seu cronograma de reuniões regulares para o próximo ano letivo. A programação identificará os horários, datas e locais das reuniões regulares de negócios e de estudo da junta. O conselho se reserva o direito de modificar tais reuniões quando necessário, desde que os requisitos de notificação pública sejam atendidos. Uma agenda dos negócios que o conselho irá tratar será publicada no site do distrito pelo menos 24 (vinte e quatro) horas antes do horário de início publicado da reunião.

Se o conselho pretender realizar reuniões ordinárias em locais ou horários diferentes dos adotados, o conselho notificará a reunião da mesma forma que as reuniões extraordinárias. Todas as reuniões regulares do conselho serão realizadas dentro dos limites do distrito.

O distrito realizará reuniões remotas ou com participação física limitada apenas em casos de emergência declarada pelo governo federal, estadual ou local, ou em casos de emergência local, incêndio, inundação, terremoto ou outra emergência, e em tais reuniões fornecerá serviços telefônicos em tempo real , eletrônico, internet ou outro meio de acesso remoto prontamente disponível que não exija custo adicional para acesso à reunião.

Reuniões Especiais
As reuniões extraordinárias poderão ser convocadas pelo presidente ou a pedido da maioria dos membros do conselho. Um aviso por escrito de uma assembleia especial, informando a hora e o local da assembleia especial e os negócios a serem tratados, será fornecido a cada membro do conselho. Notificação por escrito também será entregue a cada jornal e estação de rádio ou televisão que tenha apresentado uma solicitação por escrito para tais notificações. A notificação por escrito pode ser entregue pessoalmente, por correio, fax ou e-mail. O aviso deve ser publicado no site do distrito.

O distrito também deve exibir o aviso de forma destacada na entrada principal da sede do distrito, bem como no local da reunião, se a reunião for realizada em um local diferente da sede. Durante uma emergência declarada que impeça que uma reunião seja realizada pessoalmente com segurança razoável, o distrito pode publicar aviso de uma reunião remota sem um local físico no site do distrito ou no site hospedado ou compartilhado por outra agência.

Todos os avisos exigidos devem ser entregues ou postados no mínimo 24 (vinte e quatro) horas antes da reunião.

Um membro do conselho renuncia à exigência de notificação por escrito se esse membro do conselho:
1. Apresenta uma renúncia por escrito de notificação ao secretário do conselho antes ou antes da convocação da assembleia. A renúncia pode ser dada por telegrama, fax ou e-mail; ou
2. Está realmente presente no momento da convocação da reunião. 
O conselho não tomará decisões finais sobre qualquer assunto além dos itens declarados no edital de convocação. Se o distrito convocar uma reunião especial do conselho para tratar de uma emergência envolvendo ferimentos ou danos a pessoas ou propriedades ou a probabilidade de tais ferimentos ou danos, quando os requisitos de tempo de tal notificação tornariam o aviso impraticável e aumentariam a probabilidade de tais ferimentos ou danos, ou quando o aviso necessário não puder ser publicado ou exibido com segurança razoável, incluindo, mas não limitado a, emergências declaradas nas quais a viagem para postar aviso fisicamente é proibida ou desaconselhada, o conselho pode se reunir imediatamente sem aviso prévio.

Reuniões de Emergência
Se o distrito determinar, devido a incêndio, inundação, terremoto ou outra emergência, que há necessidade de uma ação rápida do conselho diretor para atender à emergência, o presidente poderá providenciar um local de reunião diferente do local de reunião regular, para uma reunião remota sem um local físico, ou para uma reunião na qual o comparecimento físico de alguns ou de todos os membros do público é limitado devido a uma emergência declarada. O presidente pode providenciar uma reunião de emergência sem aviso prévio.

Se, após a declaração de emergência por um governo ou agência local ou estadual, ou pelo governo federal, o distrito determinar que não pode realizar uma reunião do conselho com seus membros ou com público presencial com segurança razoável por causa da emergência, o distrito irá:

1. Realize uma reunião remota sem um local físico ou
2. Realizar uma reunião em que a presença física de alguns ou todos os membros do público seja limitada devido à emergência declarada.

Os membros do conselho podem comparecer a uma reunião remota por telefone ou por outro meio eletrônico que permita comunicação remota em tempo real.

Para uma reunião remota ou uma reunião em que o comparecimento físico de alguns ou de todos os membros do público seja limitado devido a uma emergência declarada, o distrito deve fornecer uma opção para o público ouvir os procedimentos por telefone ou usando uma alternativa prontamente disponível em tempo real que não requer nenhum custo adicional para acessar o programa.

O distrito notificará reuniões remotas ou reuniões em que a participação física de alguns ou de todos os membros do público seja limitada devido a uma emergência declarada de acordo com esta política. A convocação de reuniões em caso de emergência declarada deve incluir instruções sobre como o público pode ouvir os procedimentos ao vivo e como o público pode acessar qualquer outro meio eletrônico de acesso remoto oferecido pelo distrito.

O distrito não tomará a decisão final sobre qualquer assunto durante uma reunião remota ou uma reunião em que o comparecimento físico de alguns ou de todos os membros do público seja limitado devido a uma emergência declarada, a menos que o distrito tenha fornecido uma opção para o público ouvir os procedimentos, exceto em sessão executiva, nos termos desta Política. 
Edital
O conselho dará aviso público adequado para qualquer reunião especial ou sempre que uma reunião regular for adiada para outro momento. O conselho pode fornecer aviso para uma reunião de emergência de acordo com esta Política.

Todas as reuniões serão abertas ao público, com exceção das sessões executivas ou fechadas autorizadas por lei. O conselho tomará as medidas finais resultantes das discussões da sessão executiva durante uma reunião aberta ao público, conforme exigido por lei.

Indivíduos com deficiência que possam precisar de uma modificação para participar de uma reunião e aqueles que possam ter dificuldade em comparecer pessoalmente a uma reunião devido a condições como limitações de mobilidade física devem entrar em contato com o escritório do superintendente até três dias antes de uma reunião regular e conforme o mais rápido possível antes de uma reunião especial para que arranjos especiais possam ser feitos.

No intervalo entre as reuniões, o cargo do superintendente, como secretário do conselho, será o cargo do conselho. Os registros públicos do distrito estarão abertos para inspeção na forma prevista e sujeita à limitação da lei.

Transmissão e gravação de vídeo ao vivo
Em um esforço para maximizar a audiência e a transparência do público, o conselho pretende transmitir vídeo ao vivo e gravar todas as reuniões regulares de negócios para os interessados ​​em assistir remotamente ou em uma data posterior. Além disso, se a capacidade de espectadores ou outras circunstâncias exigirem, o conselho pode optar por transmitir e gravar reuniões de estudo, especiais ou de emergência. Informações sobre como acessar o recurso de transmissão ao vivo e gravação, quando disponíveis, serão incluídas no edital.

A partir de 30 de junho de 2024, todas as reuniões ordinárias e extraordinárias do conselho nas quais uma ação final for tomada ou um testemunho público formal for aceito, exceto sessões executivas ou reuniões de emergência, serão gravadas em áudio. Tais gravações serão mantidas por pelo menos um ano. A gravação incluirá os comentários dos diretores e os comentários dos membros do público se o testemunho público formal for aceito na reunião.

Quórum e votação
Um quórum consiste na maioria de todos os membros do conselho. Para conselhos escolares com cinco membros, três membros do conselho constituem um quórum. Um quórum é necessário para a transação de negócios, incluindo votação. Os membros do conselho não são obrigados a estar fisicamente presentes para participar de uma reunião do conselho. Qualquer um ou todos os membros do conselho podem participar de uma reunião do conselho e votar por meio de qualquer plataforma de comunicação que forneça comunicação verbal em tempo real sem estar no mesmo local físico com os presentes.

Além disso, qualquer reunião realizada por meio de uma plataforma de comunicação deve: 1) incluir notificação adequada com todas as senhas ou códigos de autorização necessários; 2) ser conhecido e acessível ao público; e 3) acomodar razoavelmente qualquer membro do público que deseje participar.

O conselho não tomará nenhuma ação por voto secreto em qualquer reunião que deva ser aberta ao público. O conselho vota em moções e resoluções conforme descrito e permitido pelo Roberts Rules of Order (Revisado), Art, VII. No entanto, uma maioria de votos de todos os membros do conselho é necessária para eleger ou selecionar um superintendente ou diretor do conselho, ou preencher uma vaga no conselho, e o conselho deve votar nessas questões por uma chamada oral. O conselho votará por uma chamada oral sempre que exigido por lei.

Conduta da Reunião e Ordem do Trabalho
O conselho conduzirá todas as reuniões do conselho de maneira civilizada, ordenada e comercial. O conselho usa as Regras de Ordem da Roberts (revisadas) como um guia, exceto quando os estatutos ou políticas do conselho substituem tais regras. Durante as reuniões do conselho, os membros do conselho se absterão de se comunicar eletronicamente (por exemplo, por e-mail, texto, mídia social) com seus colegas membros do conselho.

O conselho usará a agenda para estabelecer sua ordem regular de negócios. No entanto, tanto o superintendente quanto um membro do conselho podem solicitar acréscimos ou alterações na agenda preparada, e o conselho pode adotar uma agenda revisada ou ordem do dia por maioria de votos dos membros do conselho presentes. Após a adoção, as moções para emendar a agenda requerem maioria de dois terços ou mais para serem aprovadas. Em uma assembleia especial, o conselho pode tomar a decisão final apenas sobre os negócios contidos na convocação da assembleia especial.

É ilegal para qualquer membro do público transportar conscientemente ou possuir em qualquer área de uma instalação que esteja sendo usada para reuniões oficiais do conselho escolar, uma arma perigosa, incluindo, mas não se limitando a, uma arma de fogo, “nun-chu-ka varas”, “estrelas de arremesso”, pistola de ar ou pistola, arma de choque ou outra arma perigosa listada no RCW 9.41.280. O conselho garantirá que sinais informando sobre as restrições à posse de armas de fogo e outras armas sejam afixados nas instalações usadas para reuniões oficiais do conselho.

Participação do Público e Comentário
Qualquer membro do público pode participar das reuniões do conselho. O conselho pode pedir, mas não exigirá que as pessoas se inscrevam, preencham questionários ou estabeleçam outras condições de participação.

O conselho reconhece o valor do comentário público sobre questões educacionais e a importância de envolver membros do público em suas reuniões. A fim de permitir a expressão justa e ordenada de comentários públicos, com exceção de situações de emergência, o conselho fornecerá um período antes ou antes de cada reunião de negócios regular na qual a decisão final deve ocorrer para comentários públicos. Durante o período de comentários públicos, os visitantes podem abordar o conselho sobre qualquer assunto dentro do escopo de responsabilidade do conselho. Os comentários públicos podem ocorrer oralmente ou por meio de comentários escritos enviados antes da reunião. Os comentários por escrito devem seguir os padrões de civilidade discutidos abaixo e devem ser recebidos até as 12h00 do dia da reunião do conselho. Todos os comentários públicos por escrito enviados oportunamente serão distribuídos a cada membro do conselho.

 
O conselho pode estruturar o período de comentários orais do público, inclusive determinando o tempo total alocado para comentários públicos e distribuindo igualmente os minutos para cada orador. O conselho não é obrigado a fornecer tempo adicional para comentários públicos para acomodar todos os presentes que desejam falar. Qualquer estrutura imposta pelo conselho terá conteúdo neutro.

O conselho pode exigir que aqueles que desejam falar (mas não todos os participantes) se inscrevam para que o conselho tenha uma lista de indivíduos que desejam falar e possam chamá-los. Quando convocados, os indivíduos se identificarão e farão comentários dentro dos prazos estabelecidos pela diretoria. O Presidente do Conselho pode ajustar os prazos conforme necessário para cumprir a agenda. O conselho não é obrigado a responder a perguntas ou contestações feitas durante o período de comentários públicos e o silêncio do conselho não significará concordância ou endosso às observações do orador. O conselho pode controlar a hora, o local e a forma dos comentários públicos. O presidente pode encerrar a declaração de um indivíduo quando o tempo designado tiver passado e pode interromper um orador para exigir o mesmo padrão de civilidade que o conselho impõe a si mesmo. Exemplos de comentários incivis incluem comentários que:

• Sejam difamatórios ou caluniosos sob um padrão legal;
• São uma invasão injustificada de privacidade;
• Sejam obscenos ou indecentes de acordo com a Lei Federal de Comunicações ou qualquer regra ou regulamento da Comissão Federal de Comunicações;
• Violar a política ou procedimento do distrito escolar relacionado ao assédio, intimidação ou intimidação de estudantes, ou política ou procedimento relacionado à não discriminação;
• Incitar um ato ilegal nas dependências da escola ou violar um regulamento legal da escola; ou
• Criar uma interrupção material e substancial do funcionamento ordenado da reunião do conselho.

O conselho como um todo tem a decisão final em determinar a adequação de todas essas decisões e pode manter a ordem removendo aqueles que são perturbadores. No entanto, o conselho reconhece a distinção entre discurso incivil, que não irá tolerar, e comentários sobre o conselho, distrito e/ou funcionários que são negativos, mas ainda de natureza civil. O conselho exercerá sua autoridade para manter a ordem de maneira neutra em termos de conteúdo.

Além do período de comentários públicos durante a reunião, o conselho pode identificar os itens da agenda que requerem ou se beneficiariam de uma oportunidade adicional para comentários públicos. Indivíduos ou grupos que desejam apresentar ao conselho um item da agenda são incentivados a solicitar e agendar tais apresentações com antecedência. A oportunidade de comentários públicos - tanto orais quanto escritos - é necessária antes que o conselho adote ou altere uma política que não seja expressamente ou implicitamente autorizada pela lei estadual ou federal, mas que promova a educação de alunos K-12 ou promova o gestão e operação eficazes, eficientes ou seguras do distrito. Os indivíduos que desejam ser ouvidos pelo conselho serão primeiro reconhecidos pelo presidente do conselho.

Referência cruzada:
Política do Conselho 1220 Diretores do Conselho e Deveres dos Membros do Conselho
Norma da Diretoria 1410 Sessões Executivas ou Fechadas
Política da Diretoria 1420 Agenda Proposta e Agenda de Consentimento

Referências Legais:
RCW28A.330.020 Certas eleições de diretoria, forma e votação exigidas – Seleção de pessoal, forma
RCW 28A.320.040 Estatuto para conselho e governo escolar
RCW 28A.330.070 Gabinete do conselho - Registros disponíveis para inspeção pública
RCW 28A.343.370 Vagas
RCW 28A.343.380 Reuniões
RCW 28A.343.390 Quórum - Não comparecimento às reuniões
RCW 42.30.030 Reuniões declaradas abertas e públicas
RCW 42.30.050 Interrupções - Procedimento
RCW 42.30.060 Portarias, normas, resoluções, regulamentos, etc., adotados em reuniões públicas – Aviso – Proibido o voto secreto
RCW 42.30.070 Horários e locais de reuniões – Emergências - Exceção
RCW 42.30.080 Reuniões Especiais
RCW 9.41.280 Posse de armas perigosas nas dependências da escola – Penalidade – Exceções
42 USC 12101-12213 Lei de Americanos com Deficiências

Adotado: 16 de julho de 2002
Revisado: 02.19.2019; 04.19.2022; 12.13.2022/XNUMX
Revisado: 12 de dezembro de 2023