4040 (P) - 지구 기록에 대한 공개 액세스
행정 절차 번호 4040
이 절차 및 일반 원칙의 목적
이러한 절차는 교육구 기록에 대한 대중의 접근 절차를 설명하고 교육구가 그러한 요청에 응답하는 방법에 대한 지침을 제공하기 위해 교육감이 설정하고 이사회 정책 4040 및 RCW 42.56.040에 따라 공표되었습니다.
교육구가 어떤 형식으로든 준비, 소유, 사용 또는 보관한 교육구의 운영 및 기능 수행과 관련된 교육구 기록은 실제로 일반 대중이 이에 따라 액세스를 요청할 수 있는 공개 기록입니다. 절차.
그러한 요청을 처리할 때 교육구는 요청자에게 최대한의 지원을 제공하고 가능한 가장 시기적절한 방식으로 응답을 제공합니다.
지구 공공 기록 담당관
공공 기록 담당관
가장 시의 적절하고 효율적인 응답을 위해 학군 기록에 대한 요청은 아래에 나열된 공공 기록 담당관에게 서면으로 전달해야 하며, 그 책임에는 이 과정에서 일반 대중의 연락 창구 역할을 하고 학군의 규정 준수 감독이 포함됩니다. 워싱턴 공공 기록법, 42.56장 RCW 및 정책 4040.
교육구의 현재 공공 기록 담당관은 다음과 같이 교육구의 중앙 관리 건물에 연락할 수 있습니다.
Mindy Meyer 박사, 인적 자원 이사
364 S. Park St., 왈라왈라, WA 99362
전화: 509-527-3000
팩스 : 509-529-7713
이메일 : hr@wwps.org
공공 기록 담당관에게 연락하는 방법에 관한 정보는 교육구 웹사이트 wwps.org에서도 확인할 수 있습니다.
공공 기록 담당관 교육
주법에 따라 공공 기록 담당관은 공공 기록 담당관의 책임을 맡은 후 90일 이내에 워싱턴 공공 기록물법 및 공공 기록 보관과 관련된 교육을 완료해야 합니다. 최초 교육 후 공공 기록 담당관은 교육구의 공공 기록 담당관으로 남아 있는 한 XNUMX년을 넘지 않는 간격으로 재교육을 이수해야 합니다. 교육은 기술 정보 서비스 업데이트 및 개선을 포함하여 전자 문서의 보존, 생산 및 공개와 관련된 특정 문제를 다루어야 합니다.
공공 기록의 가용성
점검시간
공공 기록은 학년도 중 월요일부터 금요일, 오전 8시부터 오후 00시까지, 학교가 쉬는 날 오전 5시부터 오후 00시까지 교육구의 정상 업무 시간 동안 열람 및 복사가 가능합니다. 법정 공휴일을 제외하고 세션이 아닙니다. 기록은 교육구 사무실에서 검사해야 합니다.
기록의 구성
교육구는 합리적이고 조직적인 방식으로 기록을 유지하고 손상 및 무질서로부터 기록을 보호하기 위해 합당한 조치를 취할 것입니다. 요청자는 공공 기록 담당관 또는 피지명인의 허가 없이 교육구 사무실에서 교육구 기록을 가져갈 수 없습니다. 기록을 검사하는 동안 일반적으로 교육구 직원이 참석하여 기록이 손상되거나 정리되지 않도록 보호합니다.
학군은 또한 학군에 제출되어 처리된 공공 기록 요청의 로그를 유지합니다. 이 로그에는 각 요청에 대한 다음 정보가 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다. 제공되는 경우 요청자의 신원, 요청을 받은 날짜, 원래 요청의 텍스트, 요청, 수정되거나 보류된 기록에 대한 설명과 그 이유, 요청의 최종 처리 날짜.
정보 온라인
다양한 기록과 정보는 교육구 웹사이트 wwps.org에서 볼 수 있습니다. 요청자는 기록 요청을 제출하기 전에 웹사이트에서 제공되는 문서를 확인하는 것이 좋습니다.
공공 기록 요청
공공 기록 담당관에 대한 요청
교육구의 공공 기록을 조사하거나 복사하고자 하는 사람은 교육구의 정규 근무 시간 동안 직접 요청하거나 다음 정보를 포함하여 공공 기록 담당관에게 편지, 팩스 또는 이메일로 서면 요청해야 합니다.
· 요청자의 이름, 주소, 전화번호 및 이메일 주소;
· 공공 기록 담당관 또는 피지명인이 기록을 찾기에 적합한 공공 기록의 식별; 그리고
· 요청이 교육구에 제출된 날짜.
교육구는 기록 요청을 제출할 때 공공 기록 요청 양식을 사용할 것을 권장합니다. 이 양식은 교육구 중앙 사무실과 온라인 wwps.org에서 요청자가 사용할 수 있습니다.
식별 가능한 기록
워싱턴 공공 기록법(Washington Public Records Act), RCW 42.56장 및 학군 정책 4040에 따른 요청은 식별 가능한 기록자를 식별할 수 있는 기록을 찾아야 합니다. 교육구가 준비, 소유, 사용 또는 보유하는 모든 또는 실질적으로 모든 기록에 대한 요청은 식별 가능한 기록에 대한 유효한 요청이 아닙니다. 식별 가능한 기록을 요구하지 않는 교육구의 일반적인 정보 요청은 정책 4040의 적용을 받지 않습니다. 특정 주제를 논의하거나 특정 키워드 또는 이름을 포함하는 모든 기록에 대한 요청은 교육구의 모든 기록에 대한 요청으로 간주되지 않습니다.
전자 기록 요청
전자 공공 기록 요청 절차는 종이 공공 기록 요청과 동일합니다. 그러나 전자 기록 요청에 응답하는 교육구를 지원하기 위해 요청자는 공공 기록 담당자 또는 피지명인이 요청에 응답하여 식별 가능한 기록을 찾아 수집할 수 있도록 하는 특정 검색어를 제공해야 합니다.
새 레코드 만들기
교육구는 정보에 대한 기록 요청을 충족하기 위해 새 기록을 생성할 법적 의무가 없습니다. 교육구는 요청의 성격과 여러 위치의 데이터가 요청되고 하나의 새 기록으로 더 쉽게 결합될 수 있는 경우와 같이 새 문서에 정보를 제공하는 편의성에 따라 기록을 생성하도록 선택할 수 있습니다.
기록 사본
요청자가 기록을 검사하는 대신 기록의 사본을 만들고자 하는 경우, 요청에 이를 분명히 하고 기록의 사본 또는 보증금을 지불하기 위한 조치를 취해야 합니다.
서면이 아닌 요청
공공 기록 담당관 또는 피지명인은 전화나 대면으로 공공 기록에 대한 비공식적인 요청을 수락할 수 있습니다. 그러나 혼란이나 오해를 피하기 위해 요청자는 서면으로 축소된 요청이 항상 선호되는 방법이라는 점을 염두에 두어야 합니다. 공공 기록 담당관 또는 피지명인이 전화나 대면으로 요청을 받으면 공공 기록 담당관은 요청자에게 서면으로 요청에 대한 이해를 확인합니다.
공공 기록 요청 처리
요청 처리 순서
교육구는 일반적으로 접수된 순서대로 요청을 처리합니다. 그러나 가장 효율적인 방식으로 대부분의 요청을 처리할 수 있는 경우 요청이 순서 없이 처리될 수도 있습니다.
중앙 검토
교육구의 공공 기록 담당관에게 제출되지 않은 기록 요청은 처리를 위해 요청을 받은 건물 수준 관리자, 프로그램 관리자 또는 기타 직원이 공공 기록 담당관에게 전달합니다.
XNUMX일 응답
요청을 받은 후 영업일 기준 5일 이내에 공공 기록 담당관은 다음 중 하나 이상을 수행합니다.
1. 요청된 기록(들)의 사본을 제공하거나 기록을 조사할 수 있도록 하거나, 대안으로 특정 기록에 액세스할 수 있는 인터넷 주소 및 교육구 웹사이트 링크를 제공합니다(요청자가 통지하지 않은 경우). 인터넷을 통해 기록에 액세스할 수 없는 지역), 또는
2. 교육구가 요청을 받았음을 확인하고 완전히 응답하는 데 필요한 시간에 대한 합리적인 추정치를 제공합니다. 또는
3. 교육구가 요청을 받았다는 것을 인정하고 요청자에게 불분명한 요청에 대한 설명을 제공하도록 요청하십시오. 명확하지 않음; 또는
4. 요청을 거부합니다(요청이 너무 광범위하다는 이유로만 요청이 거부되지는 않지만).
요청자가 설명에 대한 교육구의 요청에 30일 이내에 응답하지 않고 전체 요청이 명확하지 않은 경우 교육구는 요청을 종료하고 더 이상 응답하지 않을 수 있습니다. 요청자가 설명에 대한 교육구의 요청에 30일 이내에 응답하지 않고 요청의 일부가 명확하지 않은 경우 교육구는 요청의 명확한 부분에 응답하고 요청의 나머지 부분을 종료할 수 있습니다. 비정상적인 상황에서 교육구는 법에 따라 공개를 금지하는 법원 명령을 요청할 수도 있습니다.
학군은 여러 봇 요청에 응답하는 것이 학군의 다른 필수 기능에 과도한 간섭을 유발할 수 있다고 판단하는 경우 XNUMX시간 이내에 요청자의 여러 요청 중 하나인 봇 요청을 거부할 수 있습니다. 교육구는 요청이 컴퓨터 프로그램 또는 스크립트에 의해 자동으로 생성되었다고 교육구가 합리적으로 믿을 때 요청을 봇 요청으로 간주할 수 있습니다.
교육구가 공개 요청을 받은 후 영업일 기준 XNUMX일 이내에 서면으로 응답하지 않으면 요청자는 공공 기록 담당관에게 연락하여 응답하지 않는 이유를 확인해야 합니다.
요청 목적
교육구는 기록이 요청된 목적을 문의할 수 있으며 응답 기록을 수집하고 대중이 정보를 얻는 데 합법적인 이익이 있는지 여부를 결정하는 데 도움이 되는 답변을 사용할 수 있습니다. 그러나 요청자는 목적을 제공할 필요가 없으며 교육구는 요청자가 요청 목적 제공을 거부한다는 이유만으로 기록 제공을 거부할 수 없습니다.
타인의 권리 보호
요청된 기록에 다른 사람의 권리에 영향을 미칠 수 있고 공개에서 제외될 수 있는 정보가 포함되어 있는 경우 공공 기록 담당관은 기록을 제공하기 전에 그러한 다른 사람에게 통지할 수 있습니다. 통지를 통해 다른 사람들이 요청자에게 연락하여 요청 수정을 요청하거나, 필요한 경우 공개를 방지하거나 제한하기 위한 법원 명령을 구할 수 있습니다. 영향을 받는 사람에 대한 통지에는 요청 사본이 포함될 수도 있습니다.
공개 면제 기록
일부 기록은 챕터 42.56 RCW에 포함된 특정 면제 또는 특정 정보 또는 기록의 공개를 면제하거나 금지하는 다른 법령에 따라 전체 또는 부분적으로 공개가 면제됩니다.
교육구가 어떤 기록이 공개에서 면제되고 보류되어야 한다고 생각하는 경우, 공공 기록 담당관은 적용되는 특정 면제(및 법적 섹션)를 서면으로 명시하고 면제가 보류 중인 기록에 적용되는 방법에 대한 간략한 설명을 제공합니다. 수정됨. 이 면제 및 설명은 원천징수 색인 또는 로그로 요청자에게 제공됩니다.
기록의 일부만 공개에서 면제되고 나머지는 면제되지 않는 경우 공공 기록 담당관은 면제 부분을 수정하고 비면제 부분을 제공하며 요청자에게 기록의 일부가 원천징수에서 수정되는 이유를 표시합니다. 인덱스 또는 로그.
공개를 면제하거나 금지하는 법률 목록
RCW42.56.070(2)에 따라 이 규칙에는 특정 공개 기록 또는 기록의 일부 공개를 면제할 수 있는 워싱턴 공공 기록법, 42.56장 RCW에 구체적으로 나열된 법률 목록이 포함되어 있습니다. 교육구는 다음과 같은 법률을 확인했습니다.
· TheFamilyEducationaandPrivacyRightsAct(FERPA),20USC§1232g(학생 교육 기록 관련);
· WashingtonStateStudentEducationRecordsLaw,RCW28A.605.030;
· 장애인 교육법(IDEA), 20 USC § 1400 et. 시퀀스 및 34 CFR Part 300(장애 학생의 학생 기록에 포함된 개인 식별 정보의 기밀성 보호).
· RCW 5.60장에 명시된 권한 있는 통신 및 변호사 작업 제품;
· 범죄 기록 개인 정보 보호법(CRPA), 10.97장, RCW;
· 무료 또는 할인된 점심을 받는 학생에 대한 정보, 42 USC § 1758(b)(6);
· HIPPA(Health Insurance Portability and Accountability Act), 45 CFR 파트 160-164(의료 정보 개인 정보 보호 및 보안 관련);
· 아동 학대 – 보호 및 절차, RCW 26.44.010; RCW 26.44.030(9);
· 청소년 범죄자 통지, RCW 13.04.155(3);
· 시험 전 교사 또는 학생을 위한 시험 질문, 질문, RCW 28A.635.040;
· PublicLaw98-24,PublicHealthServicesAct,527USC§41dd-290(알코올 및 약물 남용 환자 기록의 기밀 유지) 섹션 2;
· 미국 및 워싱턴 헌법 조항에는 사생활과 결사의 자유가 포함되지만 이에 국한되지 않습니다.
이러한 면제 외에도 RCW 42.56.070(9)는 상업적 목적으로 요청된 개인 목록에 대한 액세스를 제공하는 것을 금지하고 있으며, 교육구는 법률에 의해 특별히 승인되거나 지시되지 않는 한 그렇게 하지 않을 수 있습니다.
위의 목록은 정보 제공의 목적으로만 제공되며 공공 기록법의 모든 가능한 면제를 다루려는 것은 아닙니다. 위 목록에는 RCW 42.56장에 명시된 예외 사항에 추가될 수 있는 예외 사항만 포함되어 있습니다. 적절한 상황에서 교육구는 위에 명시되지 않았거나 공시법에 포함되지 않은 기타 법적 면제에 의존할 수 있습니다.
기록의 검사
다른 요구 사항과 일치하고 학군 운영을 부당하게 방해하지 않으면서 학군은 면제되지 않은 공개 기록에 대한 검사를 즉시 제공해야 합니다. 일반인은 기록관리관의 허가 없이 열람 구역에서 문서를 제거할 수 없으며 문서를 분해하거나 변경할 수 없습니다. 요청자는 교육구가 복사하기를 원하는 문서를 표시해야 합니다. 학군 기록을 조사하는 데는 비용이 들지 않습니다.
비전자 기록 사본 제공
검사가 완료된 후 공공 기록 담당관 또는 피지명인은 요청된 사본을 만들거나 복사를 준비해야 합니다.
전자 기록 제공
요청자가 전자 형식의 기록을 요청할 때 공공 기록 담당관 또는 피지명인은 교육구가 사용하고 일반적으로 상업적으로 이용 가능한 전자 형식으로 합리적으로 찾을 수 있는 비면제 기록 또는 그러한 기록의 일부를 제공합니다 교육구가 기록을 보관하는 형식에서 합리적으로 번역할 수 있습니다.
기록의 분할 제공
요청이 많은 수의 기록에 대한 것인 경우 공공 기록 담당관 또는 피지명인은 검사 및 복사에 대한 액세스를 분할하여 제공할 권리가 있습니다. 삼십(30)일 이내에 요청자가 전체 기록 세트 또는 하나 이상의 분할 기록을 검사하지 않는 경우 공공 기록 담당관 또는 피지명인은 나머지 기록 검색을 중단하고 요청을 종료할 수 있으며 아래에서 자세히 설명합니다.
검사 완료
요청된 기록의 검사가 완료되고 요청된 모든 사본이 제공되면 공공 기록 담당관 또는 피지명인은 해당 학군이 요청된 기록에 대한 부지런한 검색을 완료했으며 찾은 모든 비면제 기록을 검사에 사용할 수 있도록 했음을 나타냅니다.
철회 또는 포기된 요청 닫기
요청자는 기록이 검사 또는 복사에 사용 가능하다는 교육구의 통지로부터 삼십(30)일 이내에 수집된 기록을 청구하거나 검토해야 합니다. 학군은 요청자에게 이 요구 사항을 서면으로 통지하고 요청자에게 기록을 청구하거나 검토할 준비를 하기 위해 학군에 연락해야 한다고 알려야 합니다. 요청자 또는 요청자의 대리인이 XNUMX일 기간 내에 기록을 청구 또는 검토하지 않거나 다른 준비를 하지 않는 경우, 교육구는 요청을 종료하고 수집된 기록을 다시 제출할 수 있습니다.
요청자가 요청을 철회하거나 기록을 조사할 의무를 이행하지 않거나 요청된 사본에 대한 보증금 또는 최종 지불금을 지불하지 않는 경우, 공공 기록 담당관은 요청을 종료하고 요청자에게 교육구가 폐쇄되었음을 표시합니다. 요구.
나중에 발견된 문서
학군이 요청자에게 사용 가능한 모든 기록을 제공했음을 알린 후 학군이 요청 당시 존재하는 추가 응답 문서를 알게 된 경우 추가 문서를 요청자에게 즉시 알리고 신속하게 제공합니다. .
기록 제공 비용, 비용 면제 및 비용에 관한 계약
인쇄본 및 우편 비용
전자 기록의 복사본 또는 인쇄본을 제공하는 비용은 페이지당 15센트입니다. 대안으로, 학군이 이 절차에 따라 허용된 수수료가 분명히 XNUMX달러 이상이라고 결정하고 문서화하는 경우, 학군은 대신 기록 제공을 위해 XNUMX달러의 고정 요금을 청구할 수 있습니다. 학군이 첫 번째 분할에 대해 고정 요금을 부과하는 경우, 해당 학군은 후속 분할에 대해 추가 고정 요금 또는 페이지당 요금을 부과하지 않습니다. 지불은 현금, 수표 또는 우편환으로 학군에 지불할 수 있습니다.
학군은 또한 선적 컨테이너 또는 봉투 비용을 포함하여 실제 우편 비용을 청구할 수 있습니다.
공공 기록 담당관 또는 피지명인은 모든 기록을 제공하기 전에 복사 비용의 나머지 부분을 지불하거나 해당 부분을 제공하기 전에 복사 비용을 지불하도록 요구할 수 있습니다.
요청이 있는 경우 교육구는 사본을 만들기 전에 해당 요금에 대한 요약을 제공합니다. 요청자는 해당 요금을 줄이기 위해 요청을 수정할 수 있습니다.
맞춤형 서비스 요금
데이터 편집을 준비하거나 해당 편집 및 맞춤형 액세스 서비스를 다른 학군에서 사용하지 않을 때 맞춤형 전자 액세스 서비스를 제공하기 위해 요청이 정보 기술 전문 지식의 사용을 요구할 것으로 학군이 추정하는 경우 맞춤형 서비스 요금이 부과될 수 있습니다. 목적. 맞춤형 서비스 요금은 이 단락에서 서비스를 제공하는 실제 비용까지 학군을 상환할 수 있습니다.
교육구는 맞춤형 서비스 요금이 적용되는 이유에 대한 설명, 특정 전문 지식에 대한 설명 및 합리적인 예상 비용을 포함하여 요청자에게 요청에 적용될 맞춤형 서비스 요금을 통지하지 않는 한 맞춤형 서비스 요금을 평가하지 않습니다. 요금의. 통지는 또한 요청자에게 맞춤형 서비스 요금의 비용을 피하거나 줄이기 위해 자신의 요청을 수정할 수 있는 기회를 제공합니다.
전자 기록 비용
전자기록 제공에 소요되는 비용은 다음과 같습니다.
1. 전자 형식으로 스캔한 공공 기록 또는 기록 스캔을 위한 교육구 장비의 경우 페이지당 XNUMX센트;
2. 이메일, 클라우드 기반 데이터 저장 서비스 또는 기타 전자 전달 수단에 업로드된 전자 파일 또는 첨부 파일 XNUMX개당 XNUMX센트
3. 공공 기록을 전자 형식으로 전송하거나 기록을 전자적으로 보내기 위한 교육구 장비의 사용에 대해 기가바이트당 XNUMX센트, 그리고
4. 교육구에서 제공한 디지털 저장 매체 또는 장치의 실제 비용, 요청자에게 사본을 우편으로 보내는 데 사용되는 모든 컨테이너 또는 봉투의 실제 비용, 실제 우송료 또는 배달 비용.
학군은 정상적인 운영에서 학군이 이용할 수 있는 가장 효율적인 방식으로 기록을 제공하기 위해 합당한 조치를 취할 것입니다.
대안으로, 학군이 이 절차에 따라 허용된 수수료가 분명히 XNUMX달러 이상이라고 결정하고 문서화하는 경우, 학군은 대신 기록 제공을 위해 XNUMX달러의 고정 요금을 청구할 수 있습니다. 학군이 첫 번째 분할에 대해 고정 요금을 부과하는 경우, 해당 학군은 후속 분할에 대해 추가 고정 요금 또는 페이지당 요금을 부과하지 않습니다.
공공 기록 담당관 또는 피지명인은 또한 모든 기록을 제공하기 전에 복사 비용의 나머지 부분을 지불하거나 해당 부분을 제공하기 전에 복사 비용을 지불하도록 요구할 수 있습니다.
요청이 있는 경우 교육구는 이 절차에 따라 요금이 부과되기 전에 해당 요금에 대한 요약을 제공합니다. 요청자는 해당 요금을 줄이기 위해 요청을 수정할 수 있습니다.
요청자가 다른 수단을 통해 그러한 기록의 사본을 제공하도록 요청자가 구체적으로 요청하지 않는 한, 교육구는 요청을 받기 전에 교육구가 일상적으로 웹사이트에 게시하는 기록에 대한 액세스 또는 다운로드에 대해 복사 요금을 부과하지 않습니다.
매장
복사를 시작하기 전에 공공 기록 담당관 또는 피지명인은 위의 조항에 따른 맞춤형 서비스 요금을 포함하여 요청자가 선택한 모든 기록을 복사하는 예상 비용의 최대 XNUMX%까지 보증금을 요구할 수 있습니다.
기권
공공 기록 담당관은 요청에 대해 부과된 모든 요금을 면제할 수 있습니다. 또한 공공 기록 담당관은 교육구를 대신하여 요청자와 계약, 양해 각서 또는 기타 계약을 체결하여 이 절차에서 승인된 요금에 대한 대체 요금 약정을 제공하거나 방대하거나 자주 발생하는 요구.
공공 기록 거부에 대한 내부 검토
접근 거부에 대한 내부 행정 검토를 위한 청원
기록 요청의 초기 거부 또는 부분 거부에 반대하는 사람은 해당 결정의 검토를 위해 공공 기록 담당관에게 서면(이메일 포함)으로 청원할 수 있습니다. 청원에는 요청을 거부하는 공공 기록 담당관 또는 피지명인의 서면 진술의 사본 또는 합리적으로 식별할 수 있는 사본이 포함되어야 합니다.
심사청구의 고려
공공 기록 담당관은 즉시 청원을 검토하고 청원 접수 후 영업일 기준 XNUMX일 이내에 또는 교육구와 요청자가 상호 동의하는 다른 시간 내에 거부를 확인하거나 번복해야 합니다.
공공 기록 생성 비용 보고
교육구는 법률이 요구하는 바에 따라 RCW 40.14장에 명시된 정보를 합동 입법 감사 및 검토 위원회에 제공합니다.
개정: 2022년 XNUMX월
건의함
학교 휴교
