1440 - 분

이사회 방침 제1440호 

의사록

이사회 서기는 모든 이사회 회의록을 보관합니다. 회의록은 이사회의 다음 정기 회의에서 승인 후 공식화되며 지구의 영구 기록으로 보관되어야 합니다. 회의록은 포괄적이어야 하며 다음을 표시해야 합니다.
가. 회의 일시 및 장소
나. 의장
다. 참석회원
D. 회의 중에 논의된 항목 및 발생한 투표 결과
E. 목적에 대한 일반적인 설명과 함께 임원회의 휴회 조치;
F. 휴회 시간 그리고
G. 의장의 서명 및 승인된 날짜 회의록.

상세한 기록이 필요할 수 있는 문제가 논의될 때, 이사회는 총무에게 토론을 기록하도록 지시할 수 있습니다. 오디오 또는 비디오 녹음은 다음과 같이 파일에 유지됩니다.
A. 녹음이 문자 그대로(단어 대 단어)로 전사되는 경우 해당 녹음은 1년 동안 보관되어야 합니다. 또는
B. 기록이 서면 회의록 작성을 위한 참고용으로만 사용되는 경우 해당 기록은 6년 동안 보관되어야 합니다.

비공식 회의록은 다음 정기 이사회 회의 전에 이사회 구성원에게 제공되며 다른 관심 있는 시민들에게도 제공될 것입니다. 회원들이 채택 전에 검토할 기회가 있다면 회의록을 공개적으로 읽을 필요는 없습니다.

모든 이사회 회의의 영구 회의록 파일은 관심 있는 시민의 요청에 따라 검토할 수 있도록 이사회 비서실에 보관됩니다. 법에 달리 규정된 경우를 제외하고 영구 회의록은 해당 교육구 직원이 폐기 승인을 받을 때까지 폐기되지 않습니다. 영구 회의록은 손실되지 않도록 보호하는 방식으로 보존해야 합니다.

상호 참조:
이사회 정책 6570 데이터 및 기록 관리

법적 참고자료:
RCW 28A.400.030 교육감의 임무
RCW 42.30.035분
RCW 40.14.070 지방자치단체 기록물의 파기, 폐기, 기증 - 역사적 이익을 위한 보존 - 지역기록물위원회, 업무 - 기록보존일정 - 봉인기록

채택일: 16년 2002월 XNUMX일
개정: 18년 2016월 XNUMX일
개정: 12년 2023월 XNUMX일