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検索ポリシーと手順

3231(P)-学生記録

行政手続第3231号

学生の記録

レコードの種類
学生の記録は、累積フォルダと補足記録のXNUMXつのカテゴリに分類されます。

累積フォルダには、識別情報(名前、生年月日、性別、学年、住所、電話番号、保護者の名前、民族分類、緊急情報、親の勤務地、かかりつけの医師、ベビーシッター、兄弟); 入国日と退会日を含む出席記録。 成績およびその他の学生の進捗レポート。 学校の成績、適性、興味、聴覚、視力のテストの結果。 健康と免疫化のステータスレポート。 学校の成績と学校活動への参加の記録。 取られた懲戒処分の記録を含む、不正行為の検証された報告。 スタッフが学生と相談し、適切な活動を計画できるようにするその他の情報。 学生が州の住所機密プログラムの参加者である場合、識別情報が制限される場合があります。

生徒に関する補足記録は、「懸念の焦点」として正式に特定された生徒の評価と配置に関連する機密の健康情報やレポートなど、生徒に関する特別な学校の懸念に関連して収集および維持される場合があります。 一般的なスクリーニング目的を除いて、学校以外の人や医師、心理学者、診療所などの組織からの報告。 学生に関連する特定の問題に関するレポート。 心理テストの現在のレポートと学生の障害状態に関連する進捗レポート。 記録に含まれるそのようなすべての報告は、日付を記入し、署名するものとします。

この手順の目的上、スタッフの作業メモは、ライターが単独で保持し、そのスタッフの代理人を除いて他の人がアクセスしたり公開したりできない学生に関する記録として定義されます。 ワーキングノートは、この手順の範囲内で学生の記録とは見なされません。

学生記録のアクセシビリティ
累積フォルダおよび/または補足レコードに含まれる情報は、次のように個人および機関に提供されます。

A.親:
扶養されている子供の親は、子供の累積フォルダーおよび/または補足記録を検査する権利があります。
1.親またはスタッフの要求に応じて、資格のあるスタッフが、累積フォルダーおよび補足レコード内のすべての情報の分析と解釈を親に提供します。 審査は、地区が要請を受け取ってから45営業日以内に行われます。ただし、そうしなかった場合の書面による説明が記録管理者から提供された場合を除きます。 いかなる場合でも、親がリクエストを行ってからXNUMX日以降にレビューが行われることはありません。 
2.検査とレビューは、カストディアン(教師、カウンセラー、看護師、心理学者、校長)が他の取り決めに同意しない限り、通常の勤務時間中に実施されます。 カストディアンは、必要に応じて学生の記録の解釈と分析を支援します。 記録は地区の管理下にある必要がありますが、親または資格のある学生が自己負担でコピーまたは複製することができます。

B.学生
学生の要求に応じて、資格のあるスタッフが累積フォルダから学生に情報を解釈します。 資格のあるスタッフは、保護者の同意を得て、生徒の要求に応じて、補足記録に含まれる情報を解釈します。 成人学生は、自分の累積フォルダと補足記録を調べることができます。 親または成人の生徒に付与されるアクセス権には、学校および学区が管理する生徒関連の教育記録の種類のリストを提供する権利が含まれます。 親および成人の学生は、複数の学生に関する個人を特定できる情報を含む記録の内容を検査または通知を受ける権利を有します。ただし、アクセスする権利は、記録または文書の関連する部分にのみ適用されます。学生に。 高校を卒業すると、学生は卒業証書に加えて最終的な成績証明書の受け取りを要求することができます。

親と成人の学生は、家族教育の権利とプライバシー法に基づく子供たちの記録とその他の権利を検査および確認する権利について毎年通知されます。

家族教育の権利とプライバシー法(FERPA)は、18歳以上の親と学生(「適格な学生」)に、学生の教育記録に関する特定の権利を与えています。 彼らです:
1.学区がアクセスの要求を受け取った日から45日以内に、生徒の教育記録を検査および確認する権利。 保護者または資格のある生徒は、検査したい記録を特定する書面による要求を地区記録管理者に提出する必要があります。 記録管理者はアクセスを手配し、親または資格のある生徒に記録を検査できる時間と場所を通知します。
2.親または資格のある生徒が不正確または誤解を招くと信じている生徒の教育記録の修正を要求する権利。 保護者または資格のある生徒は、不正確または誤解を招くと思われる記録を修正するよう地区に依頼することができます。 彼らは学校の校長を書き、変更したい記録の部分を明確に特定し、それが不正確または誤解を招く理由を特定する必要があります。 学区が親または資格のある生徒の要求に応じて記録を修正しないことを決定した場合、学区は親または資格のある生徒にその決定を通知し、修正の要求に関するヒアリングの権利を通知します。 聴聞会の手続きに関する追加情報は、聴聞会の権利が通知されたときに親または資格のある学生に提供されます。

FERPAが同意なしに開示を許可する場合を除き、学生の教育記録に含まれる個人を特定できる情報の開示に同意する権利。 同意なしに開示を許可する例外は次のとおりです。学生または他の個人の健康または安全を保護するために必要であると地区が判断した開示、および正当な教育的利益を持つ学校職員への開示。 学校関係者とは、管理者、監督者、インストラクター、またはサポートスタッフメンバー(保健または医療スタッフおよび法執行機関の担当者を含む)として地区に雇用されている人のことです。 教育委員会の委員を務める人。 地区が特別な任務を遂行するために契約した個人または会社(弁護士、聴聞官、監査人、医療コンサルタント、または療法士など)。 または、懲戒委員会や苦情委員会などの公式委員会に所属している、または他の学校関係者が自分の任務を遂行するのを支援している親または生徒。 学校関係者は、専門家としての責任を果たすために教育記録を確認する必要がある場合、正当な教育的関心を持っています。

要請に応じて、学区は、学生が入学を希望する、または入学を予定している別の学区の職員に同意なしに教育記録を開示します。

地区がFERPAの要件を順守しなかったとされる申し立てについて、米国教育省に苦情を申し立てる権利。 FERPAを管理するOfficeの名前と住所は次のとおりです。
家族政策コンプライアンスオフィス
U.S. Department of Education
400メリーランドアベニューSW
ワシントンD.C. 20202

C.スタッフ
学生に正当な教育的関心を持っているスタッフまたは他の学校関係者は、累積フォルダーおよび補足レコードにアクセスできます。

D.その他の地区
他の地区には、地区からの公式の要請に応じて記録が提供されます。 記録の転送時に、親または成人の学生は、要求された場合、自己負担で記録のコピーを受け取ることができ、記録の内容に異議を申し立てる機会があります。 保護者は、毎年恒例の学生の権利と責任のハンドブックを通じて、学生の記録が、学生が登録した、または登録する予定の別の学校に公開されることを通知されます。

E.その他の個人および組織
将来の雇用主は、学生の成績証明書の確認を要求することができます。 地区は、少なくとも年に一度、各親または成人学生に、そのような要求は親または成人学生の署名されたリリース時にのみ尊重されることを通知します。 学区は、以下の例外を除き、親または成人学生の書面による同意がある場合にのみ、学生の累積フォルダおよび補足記録に含まれる情報を、学生、親、スタッフ、およびその他の学区以外の個人および組織に公開します。

を。 学区は、親または成人の生徒に、そのような情報を公開する学校の意図を毎年通知し、そのような情報を事前の同意なしに公開しないことを示す機会を提供するという条件で、同意なしに名簿情報を公開することができます。 学区は、商業上の理由で名簿情報を公開しません。 地区は、生徒の名前、写真、住所、生年月日、出席日、公式に認められた活動やスポーツへの参加、運動チームのメンバーの体重と身長、卒業証書と受賞歴、および最も最近通った学校。 州の住所機密保持プログラムの参加者の実際の居住地の住所は、名簿情報として公開することはできません。 社会保障番号、学生識別番号 (秘密のパスワードや個人識別番号などの認証要素を含む)、またはその他の個人を特定できる情報は、ディレクトリ情報とは見なされません。

b。 情報は、連邦政府が支援する教育プログラムの監査と評価に関連して、または関連して、米国の会計監査役の権限のある代表者、教育委員、および/または教育機関または州の教育当局の管理責任者に公開される場合があります。そのようなプログラムに対する連邦の法的要件の施行とともに。

c。 情報は、ワシントン州法に従ってそのような情報を報告または開示することが特に要求されている州および地方の役人に公開される場合があります(例:児童虐待または不登校のための少年裁判所への紹介の報告)。

d。 予測テストの開発、検証、管理、または指導の改善を目的として教育機関向けの調査を実施する組織に情報が公開される場合があります。そのような調査が、他の人による学生とその親の個人識別を許可しない方法で実施される場合そのような組織の代表者よりも、そしてそのような情報が収集された目的のためにもはや必要とされなくなったときにそのような情報が破壊される場合。

e。 情報は、米国愛国者法に基づく裁判所命令を含む司法命令または合法的に発行された召喚状に従って公開される場合があります。命令または召喚状によって許可されます。 2013年の連邦の中断のない学者法に準拠して、親が児童虐待またはネグレクト(児童虐待および予防および治療法(3 USC 42)のセクション5101で定義されている)または依存関係の問題を含む訴訟手続きの当事者である場合、命令はその手続きの文脈で発行され、地区は情報の公開前に親に追加の通知を提供する必要はありません(つまり、裁判所の通知に加えて)。

f。 学生または他の人の健康または安全を保護するために、緊急事態に関連して適切な人および機関に情報が公開される場合があります。 地区は状況の全体を考慮に入れ、生徒または他の個人の健康または安全に明確で重大な脅威があるかどうかを判断します。 ディレクトリ情報以外の学生の記録からの情報がスタッフ以外の個人または組織に公開された場合、そのような公開の記録は、関連する特定の記録の一部として維持されます。 学生に関する情報の電話による要求は、発信者の身元がわかっていて、発信者がこれらの手順の規定に基づいて情報を受け取ることを許可されていない限り、受け入れられません。 そのような情報のリリースが記録され、生徒の累積フォルダに配置されます。 このアクセスの記録には、アクセスの日付、アクセスを許可された当事者の名前、およびアクセスを許可された当事者の正当な教育的利益が含まれます。

g。 2013年の連邦無中断奨学生法に準拠して、里親養育中の学生に関する情報は、法的に責任のある州または地方の児童福祉機関または部族組織の代理店のケースワーカーまたはその他の代表者に対する親または適格な学生の事前の書面による同意なしに公開される場合があります。学生のケースプランに関連する目的のために、学生の世話と保護のために。

h。 高校の成人学生および/または親/法定後見人は、将来の雇用主が学生の成績証明書を確認することを許可する権限を地区に付与することができます。

機密の健康記録
機密の健康記録は、章に基づいて適切に実行されたリリースでない限り、許可されたスタッフのみがアクセスできる安全な場所に保管する必要があります。 70.02RCWを取得しました。 このような記録は、家族教育の権利とプライバシー法の対象でもあり、保護者が記録に関するFERPAの権利を確認または行使することを許可しています。 HIV、性感染症、薬物またはアルコール治療、メンタルヘルス治療、家族計画、または中絶に関連する記録については、機密性の基準が高く、未成年者のプライバシーの権利があります。 性感染症、HIV、薬物またはアルコール治療に関する情報の公開は、通常の医療公開よりも制限が厳しくなります。  
記録および聴聞会の修正

検査およびレビューの時点で、記録へのアクセスを許可された保護者または成人の学生は、学生の記録の情報の修正を要求することができます。 カストディアン(例えば、教師、カウンセラー、看護師、心理学者)は、上級カストディアン(校長または部門長)が同意する場合、誤解を招く、プライバシーを侵害する、または不正確な記録を修正または削除することにより、そのような要求を尊重することができます。

上級管理人が要求された修正または削除を拒否した場合、親または成人の学生は、監督者または被指名人の前に非公式の聴聞会を要求することができます。この聴聞会は、そのような要求を受け取ってから10学校日以内に行われます。 ヒアリング中に、監督者または被指名人は、親または成人の学生と管理人によって提示された事実を確認し、要求された修正または削除を注文するかどうかを決定します。 監督者または被指名人は、聴聞会から10授業日以内に、書面による決定を親または成人の学生に送信します。

ヒアリングの結果、地区がそれでも記録を修正しないことを決定した場合、記録の修正を要求する親または成人の学生は、そのような記録に異議の説明を書面で挿入することができます。

学生記録の維持
生徒の建物の校長、カウンセラー、または教師は、累積フォルダーの管理者になります。 校長または学生のカウンセラーが補足記録の管理者になります。 生徒の補足記録に含まれるすべてのガイダンスケーススタディレポートおよび学校以外の機関からのレポートの複製コピーは、監督者または被指名人の監督下で地区事務所に保管される場合があります。

カストディアンは次のことを行います。
A.これらの手順で承認された記録のみを維持してください。
B.生徒の記録を不正な使用や処分から保護します。
C.アクセス記録を維持する。
D.親または成人の学生のアクセス要求を尊重します。
E.上級管理人の承認、または監督者、被指名人、​​または取締役会の命令により、記録を削除または修正する。 と
F.上級管理人によって確立された記録レビューのスケジュールと手順に従います。

シニアカストディアンはカストディアンの職務を引き受けることができ、次のことを行います。
A.他の学校に生徒の記録を要求します。
B.学生の記録のセキュリティを維持します。
C.許可されている場合、レコードを転送、破棄、および消去します。
D.カストディアンの活動を監督する。
E.非公式のヒアリングを実施し、保護者または成人学生から要求された修正または削除の承認を許可または拒否します。
F.記録の処分を管理する手順に従って、それぞれの学校または学部の記録レビューのスケジュールと手順を確立します。 (心理テストのスコアは、学生の継続的な教育ニーズとの関連性を判断するために毎年見直されます。)
G.生徒を次のレベル(小学校から中学校、中学校から高校)に転校するとき、または卒業または学区外に転校するときは、該当する処分手順に従って、保持、保存、または破棄のために削除します。教育プログラムの配置に; と
H.毎年30月XNUMX日までに地区記録管理者に次のことを証明します。
a。 法律で別途許可されていない限り、教育プログラムの配置に関連する記録のみが維持されています。 と
b。 必要なレビューが完了しました。

地区記録管理者は、学生記録の管理と管理の全体的な監督を提供し、学生記録ポリシーと管理手順を実施します。

地区は、パスワード、物理的制御(ロックされたキャビネットなど)、技術的制御(電子記録の役割ベースのアクセス制御など)、管理手順など、一連の方法を使用して記録を保護します。

学生記録の処分
恒久的な学生の記録は、学生の学歴と学業成績の記録として機能するものとします。 学生の累積フォルダにファイルされた永続的なレコードは、フォルダを破棄する前に抽出および保持されます。

要請を受けてからXNUMX日以内に、地区は、移行中の軍の家族の子供の定義を満たす州外に転校する学生の親に一連の非公式の教育記録を提供します。 生徒が地区内の別の学校に転校すると、恒久的な生徒の記録を含むすべての記録が他の学校に送信されます。 学生が学区外の学校に転校すると、上級管理人はすべての非公式の無関係な情報の累積フォルダーを削除します。 すべての記録のコピーが要求元の学校に送信されます。 学区を離れる小中学生の累積フォルダは、学区への登録が中止された後、XNUMX年間保持されます。

高校生の累積フォルダと補足記録は、ワシントン州の記録保持スケジュールに従って保持されます。 いずれの場合も、学生の永久記録カードは地区によって永久に保持されます。


生徒が学校を卒業するか、特殊教育サービスを必要としなくなった時点で、保護者または成人の生徒には、障害状態に関する個人を特定できる情報が教育目的で不要になり、特殊教育の記録が保持されることが通知されます。 RCW 6に従って承認された学区および教育地区の記録保持スケジュールに従って破棄される前に、学区によって40.14.070年間。

親または成人学生にそのような記録に関する権利について通知する場合、地区は親または成人学生に、特定の成人給付の適格性を確立するために学生または親が情報を必要とする可能性があることを通知します。親/保護者/成人の学生は、地区の記録が6年以内に破棄される前に、必要な文書を所持していることを確認するか、地区に特定の記録のコピーを要求する必要があります。 親/保護者または成人の学生の要求に応じて、無効化状態に関連する記録情報は破棄されますが、学区および教育地区の記録保持スケジュールに従って記録が6年間の保持要件を満たした場合に限ります。 地区は、その裁量により、ビジネス目的でこれらの記録を長期間保持することを選択できます。

親または成人の学生は、自己負担で、別の地区に送信するためにすべての記録のコピーを受け取ることができます。

学生記録の大規模な破壊
前のセクション(学生記録の処分)に含まれているものに従って注意を払った後、上級管理人はすべての記録をまとめて地区事務所に送ります。 各バンドルには、「学生記録-破壊用」という明確なマークが付けられ、上級管理人によって日付と署名が付けられます。 要約シートが完成し、オフィスに保管されます。 シートには次のように記載されています。「この日付の時点で、地区および州の要件に従って次のレコードが破棄される可能性があると判断し、破棄のために提出しました。」 要約シートは、上級管理人によって日付が付けられ、署名されます。

電子記録
公共事業の取引において地区が作成および受信した電子記録 (電子メールおよび Web コンテンツを含む) は、RCW 40.14 の目的のための公的記録であり、保持の開示、破棄を管理するすべての法律および規制に従って管理されます。および公記録のアーカイブ。 学区は、記録保持スケジュールに記載されている紙の文書と同じ規定に従って、電子記録を管理します。 電子記録は電子形式で保持され、指定された保持期間の間、使用可能、検索可能、取得可能、および真正なままになります。 学区は、データが新しいシステムに正常に移行されていない限り、データを読み取るために必要なハードウェアとソフトウェアと共に、アーカイブとして指定された電子記録を元の形式で保持します。 (学区は、www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx にあるワシントン州の学校区および教育サービス区の一般記録保持スケジュールに従って記録を保持します。)


切り落とす
該当する場合は常に、保持期間は「カットオフ」から始まります。 「カットオフ」とは、ファイルまたはレコードが所定の日に終了する可能性があることを示すために使用される用語です。 「カットオフ」は、現在のレコードが管理不能なサイズになるのを防ぎ、新しいレコードのファイリングを容易にします。 暦年の記録は31月1日に「締め切られ」、1月2日に新しいファイルが作成される場合があります。 すべての会計年度の記録は、契約の終了、契約の最終支払い、雇用の終了などのアクションまたはイベントの完了時にのみ「カットオフ」できます。保持期間の期間に関係なく、一連の記録「カットオフ」後は、以下を満たすために必要な場合に限り、オフィスファイルに保存する必要があります。(3)アクティブな参照。 (XNUMX)必要に応じて監査する。 (XNUMX)その他の運用要件。 これらのXNUMXつの要素が満たされたら、レコードをレコードセンターに転送するか、残りの保存期間を電子的に含む適切な代替形式に転送する必要があります。

発行:2003年XNUMX月
改訂:2021年XNUMX月
改訂:2023年XNUMX月

ワラワラ公立学校 •364サウスパークストリート•ワラワラ、ワシントン州99362•電話: 509-527-3000 •ファックス: 509.529.7713

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