6570-データおよび記録管理
理事会方針第6570号
データ管理
監督者は、データ処理サービスを購入するためにワシントン学校情報処理協同組合と契約を結ぶ権限があります。 学生と財政記録の完全性を保護するために、監督者は電子記録へのアクセスと監視に関する内部統制を実施するための手順を開発します。
記録の管理と保持
地区は、公共記録の重要性を、地区の行為の記録およびそのような情報の保管場所として認識しています。 公衆は、特定の例外を除いて、そのような記録のコピーを検査および調達する法律の下での権利を有します。 地区の公記録とは、資金の受領または支払いを扱うアカウント、バウチャー、または契約を意味するものとします。 サービスまたは消耗品、材料、機器、またはその他の資産の取得、使用、または廃棄。 または、個人または財産の権利、特権、免責、義務または義務を修正する議事録、命令または決定を伴う。
監督者は、法律に準拠するこのポリシーを実装するための手順を開発するものとします。 少なくとも、議事録、年次監査報告書、および恒久的な学生記録の恒久的な保護を要求する。 監査に必要なすべての会計記録を保持する必要があります。 監督者は、地区記録担当官を務める職員を指名するものとする。
国務長官によって承認された場合、記録は破棄される可能性があります
記録保持スケジュールと記録管理マニュアル。
プロパティレコード
財産記録および在庫記録は、地区の管理下にあるすべての土地、建物、および個人財産について維持されるものとします。
監督者は、資産および設備の在庫システムを開発するものとします。
このポリシーの目的上、「機器」とは、家具または備品のユニット、器具、機械、装置、または使用に伴ってその形状と外観を保持し、消耗品ではなく、次の場合にそのアイデンティティを失わない一連の物品を意味するものとします。より複雑なユニットに組み込まれています。
法的参照: |
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取締役会の方針 |
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3231 |
学生記録 |
4040 |
地区記録へのパブリックアクセス |
6955 |
記録の維持 |
法的参照: |
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RCW |
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40.14 |
公共記録の保存と破壊 |
42.17.250から340 |
公開レコード |
40.14.010 |
公共記録の定義 |
40.14.040 |
レコードオフィサー |
WAC |
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414-24-050 |
一般的なスケジュールを採用することができます |
理事会により採択:16年2002月XNUMX日
改訂:7年2003月XNUMX日
改訂:16年2013月XNUMX日