6213 (P) - Rimborso spese di viaggio
PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 6213
Le seguenti procedure di viaggio devono essere utilizzate da tutto il personale per tutte le richieste di viaggio approvate dal distretto.
A. Completare e inviare il modulo di richiesta di approvazione anticipata del viaggio richiesto al supervisore per l'approvazione preventiva e la firma. Dovrebbe essere inclusa una stima di tutte le spese previste.
B. Se l'importo in dollari approvato è diverso dalla stima totale, l'importo approvato deve essere annotato sul modulo e siglato dal supervisore. I supervisori indicheranno l'importo appropriato del budget da addebitare per la spesa.
C. Tutte le modalità di viaggio e le prenotazioni alberghiere (compresi gli ordini di acquisto) devono essere completate a livello di edificio/dipartimento. Per l'hotel è necessario richiedere la tariffa governativa statale, federale o per conferenze (a seconda di quale sia la più bassa). Quando non si applica nessuna di queste tariffe, dovrebbero essere presi in considerazione gli hotel con tariffe ragionevoli. In caso di soggiorno in albergo congressuale è necessario allegare alla richiesta di pagamento o di rimborso una brochure congressuale con l'indicazione degli alberghi congressuali o altra documentazione. Gli ordini di acquisto approvati costituiscono indicazione di autorizzazione al viaggio. Se non è incluso un ordine di acquisto, è necessario includere una fattura firmata con il numero di budget.
D. Un voucher di viaggio opportunamente firmato costituisce indicazione dell'approvazione della spesa del viaggio.
E. Al termine del viaggio, la persona che lo effettua dovrà compilare un buono spese di viaggio del distretto. Il supervisore deve approvare e firmare il voucher, allegare il modulo di richiesta di viaggio approvato, la brochure e/o l'ordine del giorno della conferenza e ricevute aggiuntive come stabilito nelle linee guida per la pianificazione del viaggio. Una volta compilato integralmente il voucher delle spese di viaggio, inoltrarlo all'ufficio commerciale per l'approvazione finale da parte del sovrintendente o del delegato. Qualsiasi viaggio fatturato per programmi categorici, inclusa l'istruzione speciale, deve essere inviato al direttore del programma per l'approvazione.
A volte è importante che i membri del personale amministrativo o di altro tipo rappresentino il distretto nelle attività sponsorizzate dal distretto e in altri eventi comunitari che servono a sostenere la missione, il personale o gli studenti del distretto. In alcuni casi, questi eventi richiedono l'ammissione, quote o altre spese per partecipare. I membri del personale che desiderano partecipare a tali eventi devono chiedere la previa approvazione al sovrintendente o al delegato. Se approvato, al membro del personale verranno rimborsati i costi da lui sostenuti per svolgere l'attività approvata. A discrezione del sovrintendente, il distretto può effettuare il pagamento anticipato per conto della presenza del membro del personale.
Revisionato: febbraio 2024