6020 (P) - Sistema dei Fondi e dei Conti

PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 6020

SISTEMA DI FONDI E CONTI

Fondi di anticipi

Nella gestione delle casse di anticipi devono essere utilizzate le seguenti linee guida:

1. L'importo della cassa di anticipi di una scuola si basa sull'importo massimo di fondi spesi in un mese. L'importo è approvato dal consiglio di amministrazione.
2. L'uso di fondi di anticipazione e/o piccola cassa è limitato agli obblighi che non possono essere gestiti tramite voucher.
3. Devono essere utilizzate pratiche di gestione delle ricevute approvate.
4. Le casse di anticipi devono essere riempite almeno mensilmente mediante mandato pagabile al depositario del conto. Il rifornimento dovrà essere effettuato tramite voucher munito di apposite ricevute allegate.
5. Gli anticipi sono riconciliati mensilmente.

Procedure del Fondo del Corpo Studentesco Associato

Le Linee guida ASB delle scuole pubbliche Walla Walla e queste linee guida saranno in vigore nel funzionamento dei rispettivi organi studenteschi associati:

1. Il committente/incaricato è responsabile della supervisione delle funzioni contabili da svolgere a livello di edificio. Le procedure contabili a livello di edificio devono essere coerenti con le funzioni contabili svolte a livello di ufficio distrettuale.
2. Annualmente viene approvato un budget ASB che guida le attività.
3. L'ASB partecipa alla determinazione delle finalità per le quali le risorse finanziarie dell'ASB devono essere preventivate ed erogate. Tali finalità trovano riscontro nel budget dell'ASB che viene sottoposto all'approvazione del consiglio di amministrazione.
4. L'ASB approva tutte le spese prima che il denaro venga erogato dal fondo. Nel caso in cui un gruppo studentesco associato del corpo studentesco conduca raccolte di fondi o solleciti donazioni per borse di studio, scambi di studenti e scopi di beneficenza, il gruppo studentesco associato approverà tutte le spese di denaro così raccolte.
5. I fondi ASB possono essere utilizzati per scopi coerenti con la politica del distretto scolastico e approvati dall'organo di governo dell'organizzazione, fatte salve le disposizioni incorporate nello statuto e nello statuto del corpo studentesco. Il denaro del fondo del corpo studentesco privato non associato detenuto dal distretto è limitato a borse di studio, contributi di beneficenza e programmi di scambio di studenti. Tali entrate sono limitate ai fondi designati a tale scopo, così individuati al momento della loro riscossione, e che sono stati affidati esclusivamente a scopo donato. Tali fondi devono essere versati e raccolti su base volontaria.
6. Le attività di raccolta fondi non associate a un'organizzazione sponsorizzata dall'ASB, inclusa la raccolta di fondi di corpo studentesco privato non associato, non sono consentite dalla legge sotto la direzione o la supervisione del personale né con l'uso di attrezzature, forniture, strutture o altre risorse distrettuali a meno che il distretto non sia completamente rimborsato per tutte queste spese. Il preside/incaricato ha l'autorità di disporre che i fondi non ASB siano depositati in conti separati nel fondo, a condizione che gli studenti siano informati in anticipo che verrà addebitato un addebito per coprire l'intero costo del servizio.
7. Per le scuole con studenti di grado settimo o superiore, la prova dell'approvazione dello studente deve apparire su tutti i voucher a sostegno dell'esborso di denaro ASB. Ciò include gli ordini di acquisto e le richieste di controllo del fondo anticipi. I verbali dell'ASB registrano l'approvazione delle spese.
8. I soldi dell'ASB devono essere in deposito presso il tesoriere della contea, ad eccezione di un conto bancario di anticipi e piccola cassa. Tali fondi devono essere amministrati secondo le modalità previste dai regolamenti del consiglio statale per l'istruzione.
9. Un rapporto ASB mensile deve essere presentato all'Ufficio affari secondo le linee guida ASB delle scuole pubbliche Walla Walla.

Gestione dei conti bancari distrettuali

I soldi ricevuti per il distretto saranno gestiti come segue:

1. Le ricevute devono essere date per tutti i soldi;
2. Tutti i soldi ricevuti dal distretto, ad eccezione di quelli ricevuti dal tesoriere della contea per conto del distretto, devono essere depositati sul conto di trasferimento del distretto. Devono essere previste disposizioni affinché i singoli edifici abbiano accesso al deposito notturno. Tutti i soldi devono essere depositati entro 24 ore dalla ricezione, a meno che le ricevute non superino $ 100. Tutti i fondi saranno depositati entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento;
3. Le ricevute di eventi speciali devono essere depositate integre;
4. Tutti i soldi nel conto di trasferimento devono essere trasmessi al tesoriere della contea entro il primo di ogni mese. Tali comunicazioni dovranno essere accompagnate da un verbale che indichi le somme da accreditare a ciascuno dei fondi del distretto;
5. È tenuto un registro accurato di tutte le spese di ciascuna cassa di anticipi. Il rimborso fino all'importo massimo consentito è effettuato mensilmente su ciascuna cassa di anticipi tramite voucher;
6. I conti bancari devono essere riconciliati mensilmente; e
7. Gli audit locali di ciascuna cassa di anticipi devono essere effettuati a sorpresa e non programmati almeno una volta all'anno.

Rilasciato: settembre 2003

Revisionato: 03.2011; aprile 2016