5285 (P) - Mancata corrispondenza del numero di previdenza sociale

PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 5285

NUMERO DI PREVIDENZA SOCIALE NON CORRISPONDENTE

La procedura seguente deve essere utilizzata per attuare la politica del Consiglio per la notifica e la correzione di possibili incongruenze o "mancanze" tra il nome di un dipendente e il numero di previdenza sociale.

Quando il Distretto rileva una mancata corrispondenza del numero di previdenza sociale, il Distretto provvederà a notificare per iscritto al dipendente la mancata corrispondenza. Il dipendente sarà quindi responsabile del follow-up con l'agenzia governativa competente per correggere il problema.

Primo avviso/richiesta di azione correttiva (vedi esempio)

Quando il Distretto viene a conoscenza di un dipendente con un numero di previdenza sociale non corrispondente, il dipendente sarà informato della mancata corrispondenza tramite una lettera dell'Ufficio Affari del Distretto inviata tramite posta ordinaria e posta certificata.

Questa lettera fornirà il nome del dipendente e il numero di previdenza sociale contenuti nei registri del distretto e chiederà al dipendente di verificare le informazioni. Se le informazioni non sono corrette, il dipendente è invitato a fornire le informazioni corrette. Se le informazioni sulla lettera corrispondono al nome e al numero di previdenza sociale della tessera di previdenza sociale del dipendente, si consiglia al dipendente di contattare l'ufficio di previdenza sociale locale per risolvere il problema e fornire al distretto eventuali modifiche.

Il Distretto fornirà al dipendente un minimo di quindici (15) giorni di calendario dalla data della lettera per intraprendere azioni correttive.

Secondo avviso/richiesta di azione correttiva (vedi esempio)

Se, dopo un minimo di quindici (15) giorni di calendario dalla data del primo avviso, il dipendente non ha corretto la mancata corrispondenza o il problema del codice di previdenza sociale identificato, verrà inviata una seconda lettera al dipendente tramite consegna regolare e posta certificata.

La seconda lettera informerà il dipendente dell'importanza di questo problema e richiederà l'adozione di misure correttive immediate. Questa lettera fornirà nuovamente il nome del dipendente e il numero di previdenza sociale contenuti nei registri del distretto e chiederà al dipendente di verificare le informazioni. Se le informazioni non sono corrette, al dipendente viene nuovamente chiesto di fornire le informazioni corrette. Se le informazioni sulla lettera corrispondono al nome e al numero di previdenza sociale della tessera di previdenza sociale del dipendente, si consiglia nuovamente al dipendente di contattare un ufficio di previdenza sociale locale per risolvere il problema e fornire al distretto eventuali modifiche.

Il Distretto fornirà al dipendente un minimo di quindici (15) giorni di calendario dalla data della seconda lettera per intraprendere azioni correttive.

Avviso finale/Richiesta di azione correttiva (vedi esempio)

Se, dopo i due precedenti tentativi scritti, il dipendente non ha corretto la mancata corrispondenza o problema del codice di previdenza sociale individuato, una terza lettera verrà inviata al dipendente a mezzo consegna regolare e posta certificata.

La terza lettera informerà nuovamente il dipendente della gravità del problema e della necessità di un'azione correttiva immediata. Questa lettera indicherà inoltre che rappresenta l'ultima comunicazione al dipendente della mancata corrispondenza o problema del numero di previdenza sociale e che la mancata risposta alle ripetute richieste del Distretto di intraprendere azioni correttive e di fornire al Distretto un nome e un numero di previdenza sociale precisi per la segnalazione finalità costituisce giusta causa di risoluzione.

Il dipendente verrà informato che la mancata presentazione al Distretto della documentazione attestante la correzione del problema entro trenta (30) giorni di calendario dalla data della lettera comporterà la raccomandazione di cessare il rapporto di lavoro con il Distretto. L'avviso finale informerà il dipendente dell'opportunità di un incontro prima della cessazione con il Direttore del personale distrettuale, insieme a un rappresentante di sua scelta, per discutere ulteriormente la questione.

Il Distretto incoraggia vivamente i dipendenti a non aspettare fino alla ricezione della terza lettera per affrontare una mancata corrispondenza.

                                                                                                                        Rilasciato: maggio 2008