1440 - Minuti

POLITICA DEL CONSIGLIO N. 1440 

MINUTI

Il segretario del consiglio tiene i verbali di tutte le riunioni consiliari. I verbali diventano ufficiali dopo l'approvazione alla prossima riunione regolarmente programmata del consiglio e devono essere conservati come registro permanente del distretto. Il verbale deve essere completo e deve indicare:

1. 1. La data, l'ora e il luogo della riunione;
   2. L'ufficiale che presiede;
   3. Soci presenti;
   4. Argomenti discussi in assemblea ed esiti delle votazioni eventualmente intervenute;
   5. Azione di recesso per sessione esecutiva con dichiarazione generale dello scopo;
   6. Tempo di aggiornamento; e
   7. Firma del presidente e data di approvazione del verbale.
   8. Quando vengono discusse questioni che potrebbero richiedere una registrazione dettagliata, il consiglio può ordinare al segretario di registrare la discussione. Le registrazioni audio o video saranno conservate su file come segue:
   9. Se la registrazione viene trascritta testualmente (parola per parola), la registrazione deve essere conservata per un (1) anno; o
   10. Se la registrazione viene utilizzata solo come riferimento per creare verbali scritti, la registrazione deve essere conservata per sei (6) anni.

Verbale non ufficiale sarà fornito ai membri del consiglio prima della prossima riunione regolarmente programmata del consiglio e sarà disponibile anche per altri cittadini interessati. I verbali non devono essere letti pubblicamente, a condizione che i membri abbiano avuto l'opportunità di esaminarli prima dell'adozione.

Un fascicolo di verbali permanenti di tutte le riunioni del consiglio sarà conservato nell'ufficio del segretario del consiglio da mettere a disposizione per ispezione su richiesta di qualsiasi cittadino interessato. Salvo quanto diversamente previsto dalla legge, i verbali permanenti non saranno distrutti fino a quando non saranno approvati per la distruzione dal personale distrettuale appropriato. I verbali permanenti dovrebbero essere conservati in modo da proteggerli dalla perdita.

Data della prima lettura: 20 novembre 2001

Adottato dal Consiglio: 16 luglio 2002

Revisionato: 18 ottobre 2016