1440 - Minuti

POLITICA DEL CONSIGLIO N. 1440 

MINUTI

Il segretario del consiglio tiene i verbali di tutte le riunioni consiliari. I verbali diventano ufficiali dopo l'approvazione alla prossima riunione regolarmente programmata del consiglio e devono essere conservati come registro permanente del distretto. Il verbale deve essere completo e deve indicare:
A. La data, l'ora e il luogo della riunione;
B. Il presidente;
C. Membri presenti;
D. Argomenti discussi in assemblea ed esito delle votazioni eventualmente intervenute;
E. Ricorso alla revoca della seduta esecutiva con dichiarazione generale dello scopo;
F. Orario del rinvio; E
G. Firma del presidente e data dell'approvazione del verbale.

Quando vengono discusse questioni che potrebbero richiedere una registrazione dettagliata, il consiglio può ordinare al segretario di registrare la discussione. Le registrazioni audio o video saranno conservate su file come segue:
A. Se la registrazione viene trascritta parola per parola, la registrazione deve essere conservata per un (1) anno; O
B. Se la registrazione viene utilizzata solo come riferimento per creare verbali scritti, la registrazione deve essere conservata per sei (6) anni.

Verbale non ufficiale sarà fornito ai membri del consiglio prima della prossima riunione regolarmente programmata del consiglio e sarà disponibile anche per altri cittadini interessati. I verbali non devono essere letti pubblicamente, a condizione che i membri abbiano avuto l'opportunità di esaminarli prima dell'adozione.

Un fascicolo di verbali permanenti di tutte le riunioni del consiglio sarà conservato nell'ufficio del segretario del consiglio da mettere a disposizione per ispezione su richiesta di qualsiasi cittadino interessato. Salvo quanto diversamente previsto dalla legge, i verbali permanenti non saranno distrutti fino a quando non saranno approvati per la distruzione dal personale distrettuale appropriato. I verbali permanenti dovrebbero essere conservati in modo da proteggerli dalla perdita.

Riferimento incrociato:
Politica del Consiglio 6570 Gestione dei dati e dei registri

Riferimenti legali:
RCW 28A.400.030 Compiti del sovrintendente
RCW 42.30.035 Minuti
RCW 40.14.070 Distruzione, disposizione, donazione di documenti del governo locale - Conservazione per interesse storico - Comitato per i registri locali, compiti - Programmi di conservazione dei documenti - Documenti sigillati

Adottato: 16 luglio 2002
Revisionato: 18 ottobre 2016
Revisionato: 12 dicembre 2023