6210 (P) - Achats : autorisation et contrôle

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 6210

ACHATS : AUTORISATION ET CONTRÔLE

Les demandes seront approuvées par le surintendant ou la personne désignée. Au minimum, les demandes fourniront les informations suivantes :

A. Nom de l'école, du département et de l'initiateur, et date d'origine ;

B. Département de l'école ou personne à qui le matériel doit être livré ;

C. Année budgétaire ;

D. Spécifications des éléments d'équipement (fabricant, numéro de stock, etc.);

E. Coût estimatif basé sur le dernier prix ; et

F. Autorisation de signature.

Le service des achats préparera un bon de commande en plusieurs exemplaires à partir de la demande originale. Une copie du bon de commande sera envoyée à l'établissement de réception pour être signée et renvoyée au service des achats lorsque les marchandises auront été reçues.

Lors de la passation d'un bon de commande, le bureau d'affaires grèvera les dépenses sur une ligne budgétaire spécifique pour se prémunir contre la création de passifs dépassant les revenus.

Le matériel souhaité pour « examen » doit être commandé sur demande et inclure une déclaration indiquant que « les éléments suivants doivent être examinés pendant 30 jours ».

Seul le surintendant, le surintendant adjoint ou le directeur des services fiscaux peut exécuter des contrats ou engager de quelque manière que ce soit le district financièrement.

Émis : août 2017

Révisé : Mai 2018