6106 (P) - Coûts admissibles pour les programmes fédéraux

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 6106

COÛTS ADMISSIBLES POUR LES PROGRAMMES FÉDÉRAUX

Le but de cette procédure est de s'assurer que les fonds fédéraux sont dépensés uniquement pour des activités autorisées conformément à la sous-partie E de la partie 200 du CFR - Principes de coût, d'autres conditions particulières de l'attribution de la subvention et/ou d'autres directives nationales et fédérales applicables. Pour déterminer les coûts admissibles, le district utilisera les principes directeurs établis dans la Politique sur les coûts admissibles 6106.

Deux catégories de coûts peuvent être imputés à une subvention fédérale. Les premiers sont les coûts directs, qui sont des coûts qui profitent directement à l'activité et sont faciles à identifier. Les seconds sont les coûts indirects, qui sont des coûts qui profitent soit à l'activité de manière indirecte, soit directement à l'activité, mais la complexité d'identifier correctement les coûts en tant que tels l'emporte sur l'avantage de les facturer directement.

Les frais satisferont aux exigences nécessaires et raisonnables lorsqu'ils n'excèdent pas ceux qui seraient encourus par une personne prudente dans les circonstances au moment où la décision a été prise d'engager les frais. Les employés du district utiliseront les questions suivantes pour déterminer les coûts raisonnables et nécessaires :

• Le district a-t-il vraiment besoin de cet article/service ?
• La dépense est-elle ciblée sur un besoin programmatique/administratif valide ?
• Est-ce le montant minimum que nous devons dépenser pour répondre à nos besoins ?
• Avons-nous la capacité d'utiliser ce que nous achetons ?
• Si on nous demandait de défendre cet achat, en serions-nous capables ?
• Avons-nous payé un tarif équitable ?

Le district mettra en œuvre une méthode raisonnable de répartition des coûts qui équivaut au bénéfice relatif reçu par le programme pour la proportion des coûts imputés au programme.

Periode de performance

Les fonds fédéraux peuvent être engagés à la date à laquelle les fonds deviennent disponibles ou à la date de soumission de la demande de subvention, soit sous forme complète, soit en « statut substantiellement approuvable (SAS) », selon les conditions de la subvention fédérale.

Les fonds fédéraux ne peuvent pas être dépensés après la date de fin de la subvention, sauf pour liquider les obligations admissibles qui ont été contractées à cette date ou avant. Toutes les liquidations d'obligations antérieures doivent être effectuées dans les 90 jours suivant la date de fin de la subvention ou à une date antérieure établie par l'organisme subventionnaire.

Le tableau suivant indique la date à laquelle une dépense est déterminée comme étant engagée :

Coûts directs

Les dépenses imputées directement à une subvention fédérale suivront toutes les politiques et procédures du district ainsi que les exigences fédérales applicables à ces coûts, y compris, mais sans s'y limiter ; les exigences d'approvisionnement, les normes de propriété, les politiques de voyage et les critères de coût établis par 2 CFR Part 200, sous-section E, tels qu'identifiés dans la politique de coût admissible. De plus, toutes les dépenses directes seront admissibles en vertu des modalités de l'attribution de la subvention et des règlements du programme. Les exigences suivies seront les plus restrictives des réglementations locales, étatiques ou fédérales associées à un type particulier de dépense.

Le personnel responsable de l'examen de l'admissibilité des dépenses connaîtra les coûts admissibles de tous les programmes examinés. Le personnel responsable du suivi du budget et des dépenses sera responsable de s'assurer que tous les frais sont examinés par le personnel approprié pour l'admissibilité.

Les approbations préalables des dépenses, comme indiqué dans 2 CFR, partie 200 et les conditions d'attribution des subventions, seront obtenues avant que les dépenses ne soient engagées. Les dépenses seront appuyées par une documentation adéquate comprenant tous les détails pertinents qui aident à déterminer que l'article était admissible.

Coûts indirects

Les subventions fédérales incluront un montant de dépenses indirectes auxquelles les districts ont droit pour les coûts à l'échelle de l'organisation du bénéficiaire qui profitent au programme fédéral administré par le district, sauf si cela est spécifiquement interdit par les conditions de la subvention.

Les tarifs indirects sont négociés par l'agence compétente ou de surveillance du district et peuvent être appliqués à toutes les récompenses fédérales que le district reçoit.

Pour les subventions accordées par le Bureau du surintendant de l'instruction publique (OSPI), les taux indirects sont calculés annuellement sur la base des informations financières obtenues via le F-196. OSPI négocie la méthodologie de calcul du taux des coûts indirects avec le ministère de l'Éducation tous les 5 ans.

Il existe deux types de coûts indirects fédéraux. Un taux restreint est utilisé pour tout programme fédéral qui a une exigence de "supplément, pas de supplantation", ce qui signifie que l'argent fédéral est utilisé pour compléter le montant d'argent qu'un district doit dépenser pour un programme particulier, et n'est pas utilisé "dans place des fonds étatiques/locaux. Un taux sans restriction est utilisé pour les programmes qui n'ont pas d'exigence «suppléer, pas supplanter».

Le district n'est pas tenu de réclamer tout ou partie du montant indirect auquel il a droit, mais peut réclamer jusqu'au montant total, tant qu'il est inclus dans le budget approuvé du district. Le taux indirect peut être appliqué à toutes les dépenses directes admissibles qui seront réclamées dans le cadre d'une subvention particulière, sauf certaines exceptions (par exemple, les coûts indirects ne seront appliqués qu'aux premiers 25,000 XNUMX $ d'un contrat individuel).

Aucune dépense ne sera facturée à la fois comme coût direct et comme coût indirect.

Émis : août 2017