6101 (P) - Trésorerie fédérale et gestion financière

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 6101

TRÉSORERIE FÉDÉRALE ET GESTION FINANCIÈRE

Le district peut prélever des fonds fédéraux en utilisant une méthode de remboursement ou de paiement anticipé.

Méthode de paiement de remboursement

Pour les remboursements des fonds fédéraux, le district :

1. Surveiller l'activité fiscale (paiements et remboursements) dans le cadre de chaque subvention de manière continue et demander un remboursement en temps opportun uniquement pour les dépenses qui ont déjà été décaissées et se conformer à toutes les exigences d'attribution applicables.
2. Maintenir la documentation source/les registres comptables qui correspondent à la demande de remboursement à un niveau suffisant pour établir que les fonds n'ont pas été utilisés en violation des restrictions ou interdictions légales applicables.
3. Si le district transfère des dépenses précédemment imputées à une subvention fédérale pour laquelle un remboursement a été réclamé à une source de fonds non fédérale, le district calculera les intérêts gagnés sur les fonds fédéraux conformément à une éventuelle soumission - reportez-vous à la section Intérêts gagnés ci-dessous.

Méthode de paiement anticipé

Pour les avances de fonds fédéraux, le district :

1. Surveiller l'activité fiscale (prélèvements et paiements) au titre de chaque subvention de manière continue et conserver la documentation source/les registres comptables à un niveau suffisant pour établir que les fonds n'ont pas été utilisés en violation des restrictions ou interdictions légales applicables.
2. Dans la mesure du possible, déboursez les fonds disponibles provenant des revenus du programme, des remises, des remboursements, des règlements de contrats, des recouvrements d'audit et des intérêts gagnés sur ces fonds avant de demander des paiements en espèces supplémentaires.
3. Planifiez les flux de trésorerie du projet de subvention pendant la période budgétaire et examinez les besoins de trésorerie du projet avant chaque prélèvement.
4. Prélevez uniquement le montant des fonds nécessaires pour répondre aux besoins immédiats du programme/projet (y compris la part proportionnelle de tous les coûts indirects admissibles) et réduisez au minimum le délai entre la réception et le décaissement de ces fonds.
5. Versez les fonds fédéraux pour les dépenses qui sont conformes à toutes les exigences de subvention applicables dès que possible sur le plan administratif (en règle générale, pas plus de trois jours ouvrables après réception des fonds).
6. Dans la mesure du possible, déposez les paiements anticipés sur des comptes assurés. À moins que les conditions énumérées dans le CFR Titre 2 Partie 200 Sous-partie D §200.305(b)(8) ne s'appliquent, le district maintiendra les paiements anticipés dans des comptes portant intérêt.
7. Versez les intérêts gagnés au-delà de 500 $ par an - reportez-vous à la section Intérêts gagnés ci-dessous.

Intérêts gagnés

1. Le district conservera les intérêts gagnés jusqu'à 500 $ par an pour les dépenses administratives.
2. Tout intérêt supplémentaire gagné sur ces fonds sera versé chaque année au système de gestion des paiements (PMS) du ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS) par voie électronique ou par chèque au centre de soutien du programme HHS. Le district se référera à l'agence fédérale ou intermédiaire pour obtenir des informations pertinentes sur le versement.