4040 (P) - Accès public aux archives du district

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 4040

ACCÈS DU PUBLIC AUX DOSSIERS DU DISTRICT

Objet de ces procédures et principes généraux

Ces procédures ont été établies par le surintendant et publiées conformément à la politique du conseil 4040 et au RCW 42.56.040 pour expliquer le processus d'accès public aux dossiers du district scolaire et pour fournir des conseils sur la manière dont le district répondra à de telles demandes.

Les dossiers du district scolaire relatifs à la conduite des opérations et des fonctions du district qui ont été préparés, possédés, utilisés ou conservés par le district sous quelque forme que ce soit sont, en fait, des dossiers publics auxquels les membres du public peuvent demander l'accès conformément à la présente procédure.

Lors du traitement de ces demandes, le District fournira l'assistance la plus complète au demandeur et fournira une réponse dans les meilleurs délais.

Officier des archives publiques de district

Officier des archives publiques

Pour une réponse rapide et efficace, les demandes de dossiers du district scolaire doivent être adressées par écrit au responsable des archives publiques indiqué ci-dessous, dont les responsabilités incluent de servir de point de contact pour les membres du public dans ce processus et de superviser la conformité du district avec le Loi de Washington sur les archives publiques, chapitre 42.56 RCW et politique 4040.

L'actuel agent des archives publiques du district peut être contacté au bâtiment administratif central du district comme suit :

Dre Mindy Meyer, directrice des ressources humaines

364 S. Park St., Walla Walla, WA 99362

Téléphone: 509-527-3000

Télécopieur : 509-529-7713

Courriel : hr@wwps.org

Les informations concernant la prise de contact avec l'agent des archives publiques sont également disponibles sur le site Web du district à l'adresse wwps.org.

Formation d'agent des archives publiques

Conformément à la loi de l'État, l'agent des archives publiques doit suivre des formations liées à la loi de Washington sur les archives publiques et à la conservation des archives publiques au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après avoir assumé les responsabilités d'agent des archives publiques. Après la ou les formations initiales, l'agent des archives publiques doit suivre une formation de recyclage à des intervalles ne dépassant pas quatre ans tant qu'il ou elle reste l'agent des archives publiques du district. La formation doit aborder des questions particulières liées à la conservation, à la production et à la divulgation de documents électroniques, y compris la mise à jour et l'amélioration des services d'information technologique.

Disponibilité des archives publiques

Heures d'inspection

Les archives publiques sont disponibles pour inspection et copie pendant les heures normales d'ouverture du district, du lundi au vendredi, de 8h00 à 5h00, pendant l'année scolaire, et de 8h00 à 4h00, les jours d'école. hors session, hors jours fériés. Les dossiers doivent être consultés dans les bureaux du district.

Organisation des dossiers

Le District conservera ses dossiers de manière raisonnable et organisée et prendra des mesures raisonnables pour protéger les dossiers contre les dommages et la désorganisation. Un demandeur ne doit pas prendre les dossiers du district dans les bureaux du district sans l'autorisation de l'agent des archives publiques ou de la personne désignée. Lors de l'inspection des dossiers, un employé du district sera généralement présent pour protéger les dossiers contre les dommages ou la désorganisation.

Le District tiendra également un registre des demandes de documents publics qui ont été soumises et traitées par le District. Ce journal doit inclure, mais sans s'y limiter, les informations suivantes pour chaque demande : l'identité du demandeur si elle est fournie, la date de réception de la demande, le texte de la demande originale, une description des documents produits en réponse à la demande, une description des documents expurgés ou retenus et les raisons de ceux-ci, et la date de la décision finale de la demande. 

Informations en ligne

Une variété de dossiers et d'informations sont disponibles sur le site Web du district à wwps.org. Les demandeurs sont encouragés à consulter les documents disponibles sur le site Web avant de soumettre une demande de documents.

Faire une demande de documents publics

Demande à l'officier des archives publiques

Toute personne souhaitant consulter ou copier les archives publiques du District doit en faire la demande en personne pendant les heures normales de bureau du District, ou par écrit par lettre, fax ou e-mail adressé au Public Records Officer et comprenant les informations suivantes :

· Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail du demandeur ;

· L'identification des archives publiques adéquates pour que l'agent des archives publiques ou la personne désignée puisse localiser les archives ; et

· La date à laquelle la demande est soumise au District.

Le district recommande d'utiliser son formulaire de demande de documents publics lors de la soumission d'une demande de documents. Ce formulaire peut être utilisé par les demandeurs au bureau central du district et en ligne sur wwps.org.

Dossiers identifiables

Une demande en vertu du Washington Public Records Act, chapitre 42.56 RCW et de la politique de district 4040 doit rechercher un enregistreur identifiable des enregistrements identifiables. Une demande pour la totalité ou la quasi-totalité des dossiers préparés, possédés, utilisés ou conservés par le District n'est pas une demande valide de dossiers identifiables. Les demandes générales d'informations du District qui ne recherchent pas de dossiers identifiables ne sont pas non plus couvertes par la politique 4040. Une demande pour tous les dossiers traitant d'un sujet particulier ou contenant un mot-clé ou un nom particulier ne sera pas considérée comme une demande pour tous les dossiers du District.

Demander des enregistrements électroniques

Le processus de demande de documents publics électroniques est le même que pour la demande de documents publics papier. Cependant, pour aider le district à répondre à une demande de documents électroniques, un demandeur doit fournir des termes de recherche spécifiques qui permettront à l'agent des archives publiques ou à son représentant de localiser et d'assembler des documents identifiables répondant à la demande.

Création de nouveaux enregistrements

Le District n'est pas obligé par la loi de créer un nouveau dossier pour satisfaire une demande d'information sur les dossiers. Le district peut choisir de créer un dossier en fonction de la nature de la demande et de la commodité de fournir les informations dans un nouveau document, par exemple lorsque des données provenant de plusieurs emplacements sont demandées et peuvent être plus facilement combinées en un seul nouveau dossier.

Copies des dossiers

Si le demandeur souhaite que des copies des registres soient faites au lieu de les inspecter, il doit le préciser dans la demande et prendre des dispositions pour payer les copies des registres ou un dépôt.

Demandes non écrites

L'agent des archives publiques ou son représentant peut accepter des demandes informelles d'archives publiques par téléphone ou en personne. Cependant, pour éviter toute confusion ou malentendu, les demandeurs doivent garder à l'esprit qu'une demande écrite est toujours la méthode préférée. Si l'officier des archives publiques ou la personne désignée reçoit une demande par téléphone ou en personne, l'officier des archives publiques confirmera par écrit sa compréhension de la demande avec le demandeur.

Traitement des demandes de documents publics

Ordre de traitement des demandes

Le district traitera généralement les demandes dans l'ordre reçu. Cependant, les demandes peuvent également être traitées dans le désordre si cela permet de traiter la plupart des demandes de la manière la plus efficace.

Examen central

Les demandes de documents qui ne sont pas adressées à l'agent des archives publiques du district seront transmises par les administrateurs au niveau du bâtiment, les administrateurs de programme ou tout autre membre du personnel recevant la demande à l'agent des archives publiques pour traitement.

Réponse en cinq jours

Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception d'une demande, l'agent des archives publiques effectuera une ou plusieurs des actions suivantes :

1. Fournir des copies du ou des dossiers demandés ou rendre le dossier disponible pour inspection ou, à titre subsidiaire, fournir une adresse Internet et un lien vers le site Web du district où le dossier spécifique peut être consulté (à condition que le demandeur n'ait pas notifié le district qu'il ne peut pas accéder aux dossiers via Internet) ; ou alors

2. Reconnaître que le District a reçu la demande et fournir une estimation raisonnable du temps dont il aura besoin pour répondre pleinement ; ou alors

3. Reconnaître que le District a reçu la demande et demander au demandeur de fournir des éclaircissements pour une demande qui n'est pas claire, tout en fournissant dans la mesure du possible une estimation raisonnable du temps dont le District aura besoin pour répondre à la demande si elle est non clarifié ; ou alors

4. Refuser la demande (bien qu'aucune demande ne soit refusée au seul motif que la demande est trop large).

Si le demandeur ne répond pas à la demande de clarification du District dans les 30 jours et que l'ensemble de la demande n'est pas clair, le District peut fermer la demande et ne plus y répondre. Si le demandeur ne répond pas à la demande de clarification du District dans les 30 jours et qu'une partie de la demande n'est pas claire, le District répondra à la partie de la demande qui est claire et pourra clore le reste de la demande. Dans des circonstances inhabituelles, le District peut également demander une ordonnance du tribunal interdisant la divulgation conformément à la loi.

Le District peut refuser une demande de bot qui est l'une des multiples demandes du demandeur dans un délai de vingt-quatre heures si le District établit que répondre aux multiples demandes de bot causerait une interférence excessive avec les autres fonctions essentielles du District. Le District peut considérer qu'une demande est une demande de bot lorsqu'il croit raisonnablement que la demande a été générée automatiquement par un programme informatique ou un script.

Si le district ne répond pas par écrit dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande de divulgation, le demandeur doit contacter l'agent des archives publiques pour déterminer la raison de l'absence de réponse.

Objet de la demande

Le district peut enquêter sur le but pour lequel un dossier est demandé et peut utiliser la réponse pour aider à rassembler des dossiers pertinents et à déterminer si le public a un intérêt légitime à obtenir les informations. Cependant, un demandeur n'est pas tenu de fournir un motif et le district ne peut pas refuser de fournir les dossiers uniquement parce que le demandeur refuse de fournir un motif pour la demande.

Protéger les droits d'autrui

Dans le cas où les documents demandés contiennent des informations qui peuvent affecter les droits d'autrui et peuvent sans doute être exemptés de divulgation, l'agent des archives publiques peut, avant de fournir les documents, en aviser ces autres personnes. L'avis peut permettre aux autres de communiquer avec le demandeur et de lui demander de réviser sa demande ou, au besoin, de demander une ordonnance du tribunal pour empêcher ou limiter la divulgation. L'avis aux personnes concernées peut également inclure une copie de la demande.

Dossiers exemptés de divulgation

Certains documents sont exemptés de divulgation, en totalité ou en partie, en vertu d'une exemption spécifique contenue dans le chapitre 42.56 RCW ou d'une autre loi qui exempte ou interdit la divulgation d'informations ou de documents spécifiques.

Si le district estime qu'un dossier est exempté de divulgation et doit être retenu, l'agent des archives publiques indiquera par écrit l'exemption spécifique (et l'article statutaire) qui s'applique et fournira une brève explication de la manière dont l'exemption s'applique au dossier retenu ou caviardé. Cette exemption et cette explication seront fournies au demandeur dans un index ou un journal des retenues à la source.

Si seule une partie d'un document est exemptée de divulgation, mais que le reste n'est pas exempté, l'agent des archives publiques supprimera les parties exemptées, fournira les parties non exemptées et indiquera au demandeur pourquoi des parties du document sont expurgées dans le cadre de la retenue. index ou journal.

Liste des lois exemptant ou interdisant la divulgation

Conformément à RCW42.56.070 (2), ces règles contiennent une liste de lois, autres que celles spécifiquement énumérées dans le Washington Public Records Act, chapitre 42.56 RCW, qui peuvent exempter la divulgation de certains documents publics ou parties de documents. Le District a identifié les lois suivantes :

· TheFamilyEducationaandPrivacyRightsAct (FERPA), 20USC§1232g (concernant les dossiers scolaires des étudiants) ;

· Loi sur les dossiers d'éducation des étudiants de l'État de Washington, RCW28A.605.030 ;

· La loi sur l'éducation des personnes handicapées (IDEA), 20 USC § 1400 et. suite. et 34 CFR Part 300 (protégeant la confidentialité des informations d'identification personnelle contenues dans les dossiers des étudiants handicapés).

· Les communications privilégiées et les produits du travail d'avocat, tels que définis au chapitre 5.60 RCW ;

· Loi sur la protection des renseignements personnels sur les casiers judiciaires (CRPA), chapitre 10.97, RCW;

· Informations sur les étudiants bénéficiant d'un déjeuner gratuit ou réduit, 42 USC § 1758(b)(6) ;

· Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPPA), 45 CFR parties 160-164 (concernant la confidentialité et la sécurité des informations sur les soins de santé) ;

· Maltraitance des enfants – protection et procédure, RCW 26.44.010 ; RCW 26.44.030(9);

· Notification des délinquants juvéniles, RCW 13.04.155(3) ;

· Question d'examen pour les enseignants ou les élèves avant l'examen, Questions, RCW 28A.635.040 ;

· PublicLaw98-24,Section527ofthePublicHealthServicesAct,41USC§290dd-2(confidentialityofalcohol anddrugabusepatient records);

· Dispositions constitutionnelles des États-Unis et de Washington, y compris, mais sans s'y limiter, le droit à la vie privée et la liberté d'association.

En plus de ces exemptions, RCW 42.56.070 (9) interdit de fournir l'accès aux listes d'individus demandées à des fins commerciales, et le District ne peut pas le faire à moins d'y être spécifiquement autorisé ou ordonné par la loi.

La liste ci-dessus est à titre informatif uniquement et ne vise pas à couvrir toutes les exemptions possibles à la loi sur les archives publiques. La liste ci-dessus ne comprend que les exemptions qui peuvent s'ajouter à celles énoncées au chapitre 42.56 RCW. Dans des circonstances appropriées, le District peut s'appuyer sur d'autres exemptions légales qui ne sont pas énoncées ci-dessus ou contenues dans la loi sur la divulgation publique.

Inspection des dossiers

Conformément aux autres demandes, et sans perturber de manière déraisonnable les opérations du District, le District doit rapidement prévoir l'inspection des archives publiques non exemptées. Aucun membre du public ne peut retirer un document de la zone de visualisation sans l'autorisation de l'agent des archives publiques, ni démonter ou modifier un document. Le demandeur doit indiquer les documents qu'il souhaite que le District copie. Il n'y a aucun coût pour inspecter les registres du district.

Fournir des copies de documents non électroniques

Une fois l'inspection terminée, l'agent des archives publiques ou son représentant doit faire les copies demandées ou organiser la copie.

Fournir des enregistrements électroniques

Lorsqu'un demandeur demande des documents au format électronique, l'agent des archives publiques ou son représentant fournira les documents non exemptés ou des parties de ces documents qui sont raisonnablement localisables dans un format électronique utilisé par le district et généralement disponible dans le commerce, ou dans un format qui est raisonnablement traduisible à partir du format dans lequel le district conserve le dossier.

Fournir des enregistrements par tranches

Lorsque la demande concerne un grand nombre de documents, l'agent des documents publics ou son représentant a le droit de fournir un accès pour inspection et copie par tranches. Si, dans les trente (30) jours, le demandeur n'inspecte pas l'ensemble des dossiers ou une ou plusieurs des tranches, l'agent des archives publiques ou son mandataire peut arrêter de rechercher les dossiers restants et fermer la demande, comme indiqué ci-dessous.

Achèvement de l'inspection

Lorsque l'inspection des dossiers demandés est terminée et que toutes les copies demandées sont fournies, l'agent des archives publiques ou la personne désignée indiquera que le district a effectué une recherche diligente des dossiers demandés et a mis à disposition pour inspection tous les dossiers non exemptés localisés.

Clôture d'une demande retirée ou abandonnée

Le demandeur doit réclamer ou examiner les dossiers assemblés dans les trente (30) jours suivant la notification du district lui indiquant que les dossiers sont disponibles pour inspection ou copie. Le district doit informer le demandeur par écrit de cette exigence et l'informer qu'il doit contacter le district pour prendre des dispositions pour réclamer ou examiner les dossiers. Si le demandeur ou un représentant du demandeur ne réclame pas ou n'examine pas les dossiers dans le délai de trente jours ou ne prend pas d'autres dispositions, le district peut clore la demande et classer à nouveau les dossiers assemblés.

Lorsque le demandeur retire sa demande ou ne remplit pas ses obligations d'inspecter les dossiers ou de payer le dépôt ou le paiement final pour les copies demandées, l'agent des archives publiques clôturera la demande et indiquera au demandeur que le district a fermé le demande.

Documents découverts ultérieurement

Si, après que le District a informé le demandeur qu'il a fourni tous les documents disponibles, le District prend connaissance de documents supplémentaires répondants existant au moment de la demande, il informera rapidement le demandeur des documents supplémentaires et les fournira rapidement. .

FRAIS DE FOURNITURE DES DOSSIERS, RENONCIATION AUX FRAIS ET ACCORDS CONCERNANT LES FRAIS

Coût des copies imprimées et de l'envoi

Le coût de fourniture de photocopies ou de copies imprimées de documents électroniques est de 15 cents par page. Alternativement, si le district détermine et documente que les frais autorisés en vertu de cette procédure sont clairement égaux ou supérieurs à deux dollars, le district peut à la place facturer des frais fixes de deux dollars pour fournir les dossiers. Si le District facture des frais fixes pour le premier versement, le District ne facturera pas de frais fixes supplémentaires ou de frais par page pour les versements ultérieurs. Le paiement peut être effectué en espèces, par chèque ou par mandat-poste à l'ordre du district. 

Le district peut également facturer les frais réels d'envoi, y compris le coût du conteneur ou de l'enveloppe d'expédition.

L'agent des archives publiques ou son mandataire peut exiger le paiement du reste des frais de copie avant de fournir tous les documents, ou le paiement des frais de copie d'un versement avant de fournir ce versement.

Sur demande, le district fournira un résumé des frais applicables avant que des copies ne soient faites. Le demandeur sera autorisé à réviser sa demande afin de réduire les frais applicables.

Frais de service personnalisés

Des frais de service personnalisés peuvent être imposés si le district estime que la demande nécessiterait l'utilisation d'une expertise en technologie de l'information pour préparer des compilations de données, ou pour fournir des services d'accès électronique personnalisés lorsque ces compilations et services d'accès personnalisés ne sont pas utilisés par le district pour d'autres services de district. fins. Les frais de service personnalisés peuvent rembourser le district jusqu'à concurrence du coût réel de la prestation des services mentionnés dans ce paragraphe.

Le District n'imposera pas de frais de service personnalisés à moins d'avoir informé le demandeur des frais de service personnalisés à appliquer à la demande, y compris une explication de la raison pour laquelle les frais de service personnalisés s'appliquent, une description de l'expertise spécifique et une estimation raisonnable du coût. de l'accusation. L'avis donnera également au demandeur la possibilité de modifier sa demande afin d'éviter ou de réduire le coût des frais de service personnalisés.

Coût des enregistrements électroniques

Le coût de la fourniture d'enregistrements électroniques est le suivant :

1. Dix cents par page pour les documents publics numérisés dans un format électronique ou pour l'utilisation de l'équipement du district pour numériser les documents ;

2. Cinq cents par tranche de quatre fichiers électroniques ou pièces jointes téléchargés vers un e-mail, un service de stockage de données basé sur le cloud ou tout autre moyen de livraison électronique ;

3. Dix cents par gigaoctet pour la transmission de documents publics en format électronique ou pour l'utilisation de l'équipement du district pour envoyer les documents par voie électronique ; et

4. Le coût réel de tout support ou dispositif de stockage numérique fourni par le District, le coût réel de tout conteneur ou enveloppe utilisé pour envoyer les copies au demandeur, et les frais d'affranchissement ou de livraison réels.

Le District prendra des mesures raisonnables pour fournir les dossiers de la manière la plus efficace à la disposition du District dans ses opérations normales ;

Alternativement, si le district détermine et documente que les frais autorisés en vertu de cette procédure sont clairement égaux ou supérieurs à deux dollars, le district peut à la place facturer des frais fixes de deux dollars pour fournir les dossiers. Si le District facture des frais fixes pour le premier versement, le District ne facturera pas de frais fixes supplémentaires ou de frais par page pour les versements ultérieurs.

L'agent des archives publiques ou son mandataire peut également exiger le paiement du reste des frais de copie avant de fournir tous les documents, ou le paiement des frais de copie d'un versement avant de fournir ce versement.

Sur demande, le district fournira un résumé des frais applicables avant que des frais ne soient imposés dans le cadre de cette procédure. Le demandeur sera autorisé à réviser sa demande afin de réduire les frais applicables.

Le District n'imposera pas de frais de copie pour l'accès ou le téléchargement des dossiers que le District publie régulièrement sur son site Web avant la réception d'une demande, à moins que le demandeur n'ait spécifiquement demandé que le District fournisse des copies de ces dossiers par d'autres moyens.

Dépôts

Avant de commencer à faire les copies, l'agent des archives publiques ou son mandataire peut exiger un acompte pouvant aller jusqu'à dix pour cent des coûts estimés de la copie de tous les documents sélectionnés par le demandeur, y compris le coût des frais de service personnalisés conformément à la disposition ci-dessus.

Renonciation

L'agent des archives publiques peut renoncer à toute charge évaluée pour une demande. Au nom du district, l'agent des archives publiques peut également conclure tout contrat, protocole d'accord ou autre accord avec un demandeur qui prévoit un arrangement de frais alternatif aux frais autorisés dans la présente procédure, ou en réponse à un volumineux ou fréquent demande.

Examen interne des refus de documents publics

Pétition pour un examen administratif interne d'un refus d'accès

Toute personne qui s'oppose au refus initial ou au refus partiel d'une demande d'enregistrement peut demander par écrit (y compris par e-mail) au responsable des archives publiques une révision de cette décision. La pétition doit inclure une copie ou identifier raisonnablement la déclaration écrite de l'agent des archives publiques ou de son représentant refusant la demande.

Examen de la requête en révision

L'agent des archives publiques examinera immédiatement la requête et confirmera ou infirmera le refus dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la requête, ou dans tout autre délai convenu par le district et le demandeur.

Rapport sur les coûts de production des documents publics

Le district fournira les informations spécifiées dans le chapitre 40.14 du RCW au comité conjoint d'audit et de révision législatif, comme l'exige la loi.

Révisé : septembre 2022