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Politiques et procédures de recherche

3510 (P) - Associations étudiantes associées

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 3510

COLLECTIVITÉS ÉTUDIANTES ASSOCIÉES

Les corps étudiants associés (ASB) dans les écoles du district fonctionneront selon les directives suivantes :

Structure
A. Les ASB sont obligatoires chaque fois qu'un ou plusieurs étudiants s'engagent dans des activités de collecte de fonds avec l'approbation et sous la direction ou sous la supervision du district. Le directeur de l'école est désigné pour agir en tant qu'ASB pour les bâtiments scolaires de la maternelle à la 6e année.

B. Le conseil a autorité sur les ASB. Les ASB sont soumis aux mêmes lois que le district, y compris les procédures comptables, les budgets et les mandats.

Opérations financières
A. Le district aura un budget de fonds de programme ASB approuvé par le conseil.

B. Tous les fonds de l'ASB sont comptabilisés, dépensés, investis et budgétisés de la même manière que les autres fonds publics.

C. Les décaissements peuvent être effectués soit par mandat, comptes bancaires d'avance, carte d'achat ou fonds de petite caisse.

D. Les achats d'ASB seront conformes à la procédure d'appel d'offres de l'État, comme indiqué dans la loi et la politique et la procédure des exigences d'appel d'offres du district. Les achats des mêmes biens ou services pour plus d'une école seront considérés ensemble lors de l'établissement du montant de l'achat et de l'applicabilité des exigences de la soumission.

E. Tous les biens acquis avec les fonds de l'ASB deviennent la propriété du district.

F. Les groupes ASB peuvent collecter des fonds pour des associations étudiantes privées non associées par le biais de collectes de fonds et de dons pour des bourses d'études, des échanges d'étudiants et à des fins caritatives. Une telle collecte de fonds et sollicitation de dons répondra aux exigences des autres collectes de fonds de l'ASB et aux exigences spécifiques aux fonds des organismes étudiants non associés, y compris un avis clair à tous les donateurs de l'objectif de la collecte de fonds. Les étudiants souhaitant utiliser les installations du district pour collecter des fonds pour le corps étudiant privé non associé se conformeront à la politique et aux procédures du district concernant l'utilisation communautaire des installations scolaires. Pour la gestion de la comptabilité des programmes de collecte de fonds complexes pour l'argent du fonds du corps étudiant privé non associé, le district retiendra ou sera autrement indemnisé d'un montant suffisant pour rembourser le district de ses coûts directs.

G. Les objectifs qui favorisent ou soutiennent directement le programme du district scolaire - parascolaires et parascolaires - conviennent à l'utilisation des fonds de l'ASB, si les activités sont facultatives pour les élèves.
H. Les fonds de l'ASB ne peuvent pas être utilisés pour des cadeaux ou des reconnaissances à des particuliers à des fins privées. Des fonds d'organismes étudiants privés non associés peuvent être collectés pour des bourses, des échanges d'étudiants et à des fins caritatives, conformément à la politique et à la procédure du district.

Exonération ou réduction des frais
Pour qu'un élève bénéficie d'une exonération ou d'une réduction des frais, l'élève ou le parent ou tuteur de l'élève doit demander au directeur de l'école une exonération ou une réduction. Le directeur déterminera alors si la famille de l'élève, en raison de ses faibles revenus, aurait de la difficulté à payer la totalité de ces frais. Pour prendre cette décision, le directeur tiendra compte des circonstances particulières de l'élève, y compris si l'élève est admissible à participer au programme fédéral de repas gratuits ou à prix réduit.

Publication sur le site Web des informations sur les fonds du programme
Le district publiera les informations suivantes sur le fonds du programme ASB sur son site Web :

A. Le solde du fonds au début de l'année scolaire;
B. Données récapitulatives sur les dépenses et les revenus au cours de l'année scolaire ; et
C. Le solde du fonds à la fin de l'année scolaire.

Les informations seront publiées pour chaque ASB du district et chaque compte dans le fonds du programme ASB. Si le site Web du district contient des sites Web distincts pour les écoles du district, les informations seront publiées sur le site Web de l'école concernée de l'ASB. Le district ajoutera des informations annuelles mises à jour sur son site Web au plus tard le 31 août, sauf que le district n'est tenu de conserver que les informations sur son site Web des cinq années précédentes.

Révisé: juillet 2020

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