3231 (P) - Dossiers des élèves

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 3231

DOSSIERS DES ÉLÈVES

Type d'enregistrements
Les dossiers des élèves sont divisés en deux catégories : le dossier cumulatif et les dossiers supplémentaires.

Le dossier cumulatif peut contenir toutes les informations sur un élève qui sont collectées et conservées régulièrement, telles que des informations d'identification (nom, date de naissance, sexe, année d'études, adresse, numéro de téléphone, nom des parents, classification ethnique, informations d'urgence, lieu de travail des parents, médecin de famille, baby-sitter, frères et sœurs) ; les registres de présence, y compris la date d'entrée et de retrait ; notes et autres rapports sur les progrès des élèves ; les résultats des tests de réussite scolaire, d'aptitude, d'intérêts, d'ouïe et de vision ; rapports sur l'état de santé et d'immunisation; dossiers des réalisations scolaires et de la participation aux activités scolaires; des rapports vérifiés d'inconduite, y compris un dossier des mesures disciplinaires prises ; et toute autre information permettant au personnel de conseiller les élèves et de planifier des activités appropriées. Les informations d'identification peuvent être limitées si l'étudiant participe au programme de confidentialité des adresses de l'État.

Des dossiers supplémentaires sur un élève peuvent être collectés et conservés en relation avec des préoccupations particulières de l'école concernant l'élève, telles que des informations confidentielles sur la santé ou des rapports liés à l'évaluation et au placement d'un élève qui est officiellement identifié comme un « centre de préoccupation » ; les rapports de personnes et d'organisations non scolaires telles que des médecins, des psychologues et des cliniques, sauf à des fins de dépistage général ; des rapports concernant des problèmes spécifiques associés à l'élève ; et les rapports actuels de tests psychologiques et les rapports d'étape liés à l'état invalidant d'un élève. Tous ces rapports inclus dans les dossiers doivent être datés et signés.

Aux fins de cette procédure, les notes de travail du personnel sont définies comme les dossiers sur les étudiants qui sont conservés en la seule possession de l'auteur et qui ne sont accessibles ou révélés à aucune autre personne, à l'exception d'un remplaçant de ce membre du personnel. Les notes de travail ne sont pas considérées comme des dossiers d'élèves dans le cadre de cette procédure.

Accessibilité des dossiers des étudiants
Les informations contenues dans le dossier cumulatif et/ou les dossiers supplémentaires seront fournies aux personnes et organismes comme suit :

A. Parents :
Les parents d'enfants à charge ont le droit de consulter le dossier cumulatif et/ou les dossiers complémentaires de leurs enfants.
1. À la demande du parent ou d'un membre du personnel, un membre du personnel qualifié fournira au parent une analyse et une interprétation de toutes les informations contenues dans le dossier cumulatif et les dossiers supplémentaires. L'examen aura lieu dans les cinq jours ouvrables scolaires après que le district ait reçu une demande, à moins qu'une explication écrite de l'omission de le faire ne soit fournie par le gardien des dossiers. En aucun cas la révision n'aura lieu plus de 45 jours après que le parent en ait fait la demande. 
2. L'inspection et l'examen seront effectués pendant les heures normales de travail, à moins que le gardien (enseignant, conseiller, infirmier, psychologue, directeur) ne consente à d'autres arrangements. Les gardiens fourniront de l'aide pour l'interprétation et l'analyse des dossiers des élèves, au besoin. Bien que les dossiers doivent rester sous le contrôle du district, ils peuvent être copiés ou reproduits par ou pour le parent ou l'élève éligible à ses propres frais.

B. L'étudiant
À la demande de l'étudiant, un membre du personnel qualifié interprétera les informations du dossier cumulatif à l'étudiant. Le membre du personnel qualifié interprétera les informations contenues dans les dossiers supplémentaires à l'élève à sa demande et avec le consentement du parent. L'élève majeur peut consulter son dossier cumulatif et ses fiches complémentaires. Le droit d'accès accordé au parent ou à l'élève adulte comprend le droit de recevoir une liste des types de dossiers scolaires liés à l'élève conservés par l'école et le district. Le parent et l'élève adulte auront le droit d'inspecter ou d'être informés du contenu de tout dossier contenant des informations personnellement identifiables concernant plus d'un élève, à condition que le droit d'accès ne s'applique qu'à la partie du dossier ou du document qui concerne à l'étudiant. Après avoir obtenu son diplôme d'études secondaires, un élève peut demander à recevoir un relevé de notes final en plus du diplôme.

Les parents et les élèves adultes seront informés chaque année de leur droit d'inspecter et d'examiner les dossiers de leurs enfants et de leurs autres droits en vertu de la Loi sur les droits à l'éducation de la famille et la protection de la vie privée.

La Loi sur les droits éducatifs de la famille et la protection de la vie privée (FERPA) accorde aux parents et aux étudiants de plus de 18 ans (« étudiants éligibles ») certains droits en ce qui concerne les dossiers scolaires de l'étudiant. Ils sont:
1. Le droit d'inspecter et d'examiner les dossiers scolaires de l'élève dans les 45 jours suivant le jour où le district reçoit une demande d'accès. Les parents ou les élèves éligibles doivent soumettre une demande écrite au responsable des dossiers du district qui identifie le ou les dossiers qu'ils souhaitent inspecter. Le dépositaire des dossiers organisera l'accès et informera le parent ou l'élève éligible de l'heure et du lieu où ils peuvent inspecter les dossiers.
2. Le droit de demander des modifications aux dossiers scolaires de l'élève que le parent ou l'élève admissible juge inexacts ou trompeurs. Les parents ou les élèves éligibles peuvent demander au district de modifier un dossier qu'ils jugent inexact ou trompeur. Ils doivent écrire au directeur de l'école, identifier clairement la partie du dossier qu'ils souhaitent modifier et préciser pourquoi elle est inexacte ou trompeuse. Si le district décide de ne pas modifier le dossier comme demandé par le parent ou l'élève éligible, le district informera le parent ou l'élève éligible de la décision et l'informera de son droit à une audience concernant la demande de modification. Des informations supplémentaires concernant les procédures d'audience seront fournies au parent ou à l'élève éligible lorsqu'il sera informé du droit à une audience.
 
Le droit de consentir à la divulgation d'informations personnellement identifiables contenues dans les dossiers scolaires de l'étudiant, sauf dans la mesure où la FERPA autorise la divulgation sans consentement. Les exceptions permettant la divulgation sans consentement sont : la divulgation jugée par le district comme nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes et la divulgation aux responsables de l'école ayant des intérêts éducatifs légitimes. Un responsable scolaire est une personne employée par le district en tant qu'administrateur, superviseur, instructeur ou membre du personnel de soutien (y compris le personnel de santé ou médical et le personnel de l'unité d'application de la loi); une personne siégeant à la commission scolaire; une personne ou une entreprise avec laquelle le district a conclu un contrat pour effectuer une tâche spéciale (telle qu'un avocat, un agent d'audience, un auditeur, un consultant médical ou un thérapeute); ou un parent ou un élève siégeant à un comité officiel, tel qu'un comité de discipline ou de grief, ou aidant un autre responsable de l'école dans l'accomplissement de ses tâches. Un responsable scolaire a un intérêt éducatif légitime s'il a besoin d'examiner un dossier scolaire pour s'acquitter de sa responsabilité professionnelle.

Sur demande, le district divulgue les dossiers scolaires sans consentement aux responsables d'un autre district scolaire dans lequel un élève cherche ou a l'intention de s'inscrire.

Le droit de déposer une plainte auprès du Département américain de l'éducation concernant les manquements présumés du district à se conformer aux exigences de la FERPA. Le nom et l'adresse de l'Office qui administre la FERPA est :
Bureau de conformité aux politiques familiales
US Department of Education
400, avenue Maryland sud-ouest
Washington, DC 20202

C. Personnel
Le personnel ou d'autres responsables de l'école qui ont un intérêt éducatif légitime pour un élève auront accès au dossier cumulatif et à tout dossier supplémentaire.

D. Autres districts
Les autres districts recevront des dossiers sur demande officielle du district. Au moment du transfert des dossiers, le parent ou l'élève adulte peut recevoir une copie des dossiers à ses frais sur demande et aura la possibilité de contester le contenu des dossiers. Les parents seront informés par le biais du manuel annuel des droits et responsabilités des élèves que les dossiers des élèves seront communiqués à une autre école où l'élève s'est inscrit ou a l'intention de s'inscrire.

E. Autres personnes et organisations
Les employeurs potentiels peuvent demander d'examiner le relevé de notes d'un étudiant. Le district informera chaque parent ou élève adulte au moins une fois par an que ces demandes ne seront honorées qu'après une décharge signée du parent ou de l'élève adulte. Le district divulguera les informations contenues dans le dossier cumulatif et les dossiers supplémentaires de l'élève à des personnes et organisations autres que l'élève, le parent, le personnel et d'autres districts uniquement avec le consentement écrit du parent ou de l'élève adulte avec les exceptions suivantes :

un. Le district peut divulguer publiquement des informations d'annuaire sans consentement à condition que le parent ou l'élève adulte soit informé chaque année de l'intention de l'école de divulguer ces informations et ait la possibilité d'indiquer que ces informations ne doivent pas être divulguées sans consentement préalable. Le district ne publiera pas d'informations d'annuaire pour des raisons commerciales. Le district a désigné les éléments suivants comme informations d'annuaire : le nom, la photographie, l'adresse, la date de naissance, les dates de fréquentation, la participation à des activités et sports officiellement reconnus, le poids et la taille des membres d'équipes sportives, les diplômes et récompenses reçus et les plus école récente fréquentée. Les adresses résidentielles réelles des participants au programme de confidentialité des adresses de l'État ne seront pas disponibles pour diffusion en tant qu'informations d'annuaire. Les numéros de sécurité sociale, les numéros d'identification des étudiants (avec des facteurs d'authentification tels qu'un mot de passe secret ou un numéro d'identification personnel) ou d'autres informations personnellement identifiables ne sont pas considérés comme des informations d'annuaire.

b. Les informations peuvent être divulguées aux représentants autorisés du contrôleur général des États-Unis, du commissaire à l'éducation et/ou du chef administratif d'une agence d'éducation ou des autorités éducatives de l'État dans le cadre de l'audit et de l'évaluation des programmes d'éducation soutenus par le gouvernement fédéral ou en relation avec avec l'application des exigences légales fédérales pour de tels programmes.

c. Les informations peuvent être divulguées aux autorités étatiques et locales auxquelles ces informations doivent spécifiquement être signalées ou divulguées conformément à la loi de l'État de Washington (exemples : signalement de maltraitance d'enfants ou renvois à un tribunal pour enfants pour absentéisme scolaire).

ré. Des informations peuvent être divulguées à des organisations menant des études pour des agences éducatives dans le but de développer, de valider ou d'administrer des tests prédictifs ou d'améliorer l'enseignement, si ces études sont menées de manière à ne pas permettre l'identification personnelle des élèves et de leurs parents par des personnes autres que les représentants de ces organisations et si ces informations seront détruites lorsqu'elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies.
 
e. Les informations peuvent être divulguées conformément à une ordonnance judiciaire ou à une assignation à comparaître légalement émise, y compris des ordonnances judiciaires ex parte en vertu de la USA Patriot Act, à condition qu'un effort raisonnable ait été fait pour informer le parent ou l'élève adulte à l'avance de cette conformité, sauf si cet avis n'est pas autorisé par l'ordonnance ou la citation à comparaître. Conformément à la loi fédérale Uninterrupted Scholar's Act de 2013, lorsqu'un parent est partie à une procédure judiciaire concernant la maltraitance ou la négligence d'un enfant (telle que définie à l'article 3 de la loi sur la maltraitance et la prévention et le traitement des enfants (42 USC 5101) ou des questions de dépendance, et que l'ordonnance est rendue dans le cadre de cette procédure, le district n'est pas tenu de fournir un avis supplémentaire (c'est-à-dire en plus de l'avis du tribunal) au parent avant la divulgation des informations.

F. Les informations peuvent être divulguées aux personnes et organismes appropriés en relation avec une urgence pour protéger la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes. Le district prendra en compte la totalité de la circonstance et déterminera s'il existe une menace explicite et significative pour la santé ou la sécurité de l'élève ou d'autres personnes. Lorsque des informations du dossier d'un étudiant, autres que les informations du répertoire, sont divulguées à toute personne ou organisation autre que le personnel, un enregistrement de cette divulgation sera conservé dans le cadre du dossier spécifique concerné. Les demandes téléphoniques d'informations sur les étudiants ne seront honorées que si l'identité de l'appelant est connue et si l'appelant est autorisé à recevoir les informations conformément aux dispositions de ces procédures. Un enregistrement sera fait de toute telle divulgation d'informations et placé dans le dossier cumulatif de l'étudiant. Cet enregistrement d'accès comprendra la date d'accès, le nom de la partie autorisée à accéder et l'intérêt éducatif légitime de la partie autorisée à accéder.

g. Conformément à la loi fédérale Uninterrupted Scholar's Act de 2013, les informations concernant les élèves placés en famille d'accueil peuvent être divulguées sans le consentement écrit préalable du parent ou de l'élève éligible aux travailleurs sociaux de l'agence ou à d'autres représentants des agences de protection de l'enfance ou des organisations tribales d'État ou locales qui sont légalement responsables. pour le soin et la protection de l'élève, à des fins liées au plan d'intervention de l'élève.

h. Un élève adulte du secondaire et/ou un parent/tuteur légal peut autoriser le district à permettre aux employeurs potentiels d'examiner le relevé de notes de l'élève.

Dossiers de santé confidentiels
Les dossiers de santé confidentiels doivent être conservés dans une zone sécurisée accessible uniquement au personnel autorisé, à moins d'une autorisation dûment exécutée en vertu du chapitre. 70.02 RCW a été obtenu. Ces dossiers sont également couverts par la loi sur les droits à l'éducation de la famille et la protection de la vie privée, permettant aux parents d'accéder à l'examen et d'exercer autrement les droits FERPA concernant les dossiers. Il existe une norme plus élevée de confidentialité et de droit à la vie privée des étudiants mineurs pour les dossiers relatifs au VIH, aux maladies sexuellement transmissibles, au traitement de la toxicomanie ou de l'alcoolisme, au traitement de la santé mentale, à la planification familiale ou à l'avortement. Les communiqués d'information concernant les maladies sexuellement transmissibles, le VIH et le traitement de la toxicomanie ou de l'alcoolisme sont plus restrictifs que les communiqués médicaux ordinaires.  
Modification des dossiers et audiences

Au moment de l'inspection et de l'examen, les parents ou les élèves adultes autorisés à accéder aux dossiers peuvent demander que les informations contenues dans les dossiers de l'élève soient modifiées. Les gardiens (par exemple, enseignant, conseiller, infirmière, psychologue) peuvent honorer ces demandes en corrigeant ou en supprimant les dossiers qui sont trompeurs, violent la vie privée ou inexacts, à condition que le gardien principal (directeur ou chef de département) soit d'accord.

Si le gardien principal refuse la correction ou la suppression demandée, le parent ou l'élève adulte peut demander une audience informelle devant le surintendant ou la personne désignée, laquelle audience aura lieu dans les 10 jours d'école suivant la réception de cette demande. Au cours de l'audience, le surintendant ou la personne désignée examinera les faits tels que présentés par le parent ou l'élève adulte et le gardien et décidera d'ordonner ou non la correction ou la suppression demandée. Le surintendant ou la personne désignée enverra sa décision écrite au parent ou à l'élève adulte dans les 10 jours d'école suivant l'audience.

Si le district décide toujours de ne pas modifier les dossiers à la suite de l'audience, le parent ou l'élève adulte demandant la modification des dossiers peut insérer une explication écrite de ses objections dans ces dossiers.

Maintenance des dossiers des étudiants
Le directeur de l'immeuble, le conseiller ou l'enseignant de l'élève sera le gardien du dossier cumulatif. Le directeur ou le conseiller de l'élève sera le gardien des dossiers supplémentaires. Des copies en double de tous les rapports d'études de cas d'orientation et des rapports d'organismes non scolaires contenus dans le dossier supplémentaire de l'élève peuvent être conservées au bureau de district sous la supervision du surintendant ou de la personne désignée.

Les gardiens :
A. Ne conserver que les enregistrements autorisés par ces procédures ;
B. Protéger les dossiers des élèves contre toute utilisation et disposition non autorisées ;
C. Tenir à jour les dossiers d'accès ;
D. Honorer les demandes d'accès pour le parent ou l'élève adulte ;
E. Supprimer ou corriger les dossiers avec l'approbation du gardien principal ou sur ordre du surintendant ou de la personne désignée ou du conseil ; et
F. Suivre le calendrier et les procédures d'examen des dossiers établis par le gardien principal.

Les gardiens principaux peuvent assumer les fonctions de gardiens et devront :
A. Demander les dossiers des élèves d'autres écoles ;
B. Maintenir la sécurité des dossiers des étudiants ;
C. Transférez, détruisez et effacez les dossiers dans la mesure permise ;
D. Superviser les activités de leurs gardiens ;
E. Mener des audiences informelles et accorder ou refuser l'approbation des corrections ou des suppressions demandées par les parents ou les élèves adultes ;
F. Établir des calendriers et des procédures d'examen des dossiers pour leurs écoles ou départements respectifs conformément aux procédures régissant la disposition des dossiers. (Les résultats des tests psychologiques seront revus chaque année pour déterminer leur pertinence par rapport aux besoins de formation continue de l'élève.);
G. Lors du transfert de l'élève au niveau supérieur (du primaire au collège, du collège au lycée) ou lors de l'obtention du diplôme ou du transfert en dehors du district, retirer pour conservation, préservation ou destruction conformément aux procédures de disposition applicables tout dossier qui n'est plus pertinent au placement dans un programme éducatif; et
H. Certifier au responsable des archives du district avant le 30 juin de chaque année ce qui suit :
un. Seuls les dossiers pertinents au placement du programme éducatif sont conservés, sauf autorisation contraire de la loi ; et
b. Les examens requis ont été accomplis.

Le dépositaire des dossiers du district assurera la supervision globale de la gestion et du contrôle des dossiers des étudiants et appliquera la politique relative aux dossiers des étudiants et les procédures administratives.

Le district utilisera un éventail de méthodes pour protéger les dossiers, y compris les mots de passe, les contrôles physiques (tels que les armoires verrouillées), les contrôles technologiques (tels que les contrôles d'accès basés sur les rôles pour les dossiers électroniques) et les procédures administratives.

Disposition des dossiers des élèves
Le dossier permanent de l'élève servira de dossier de l'histoire scolaire et de la réussite scolaire de l'élève. Les dossiers permanents classés dans le dossier cumulatif de l'étudiant doivent être extraits et conservés avant la disposition du dossier.

Dans les dix jours suivant la réception d'une demande, le district fournira un ensemble de dossiers scolaires non officiels au parent d'un élève transféré hors de l'État qui répond à la définition d'un enfant d'une famille militaire en transition. Lorsqu'un élève est transféré dans une autre école du district, tous les dossiers, y compris le dossier permanent de l'élève, seront transmis à l'autre école. Lorsqu'un élève est transféré dans une école en dehors du district, le gardien principal purgera le dossier cumulatif de toutes les informations non officielles et superflues. Une copie de tous les dossiers sera envoyée à l'école requérante. Le dossier cumulatif d'un élève du primaire ou du collège qui quitte la circonscription sera maintenu pendant deux ans après l'arrêt des inscriptions dans la circonscription.

Les dossiers cumulatifs et les dossiers supplémentaires des élèves du secondaire seront conservés conformément au calendrier de conservation des dossiers de l'État de Washington. Dans tous les cas, la fiche permanente de l'élève sera conservée à perpétuité par le district.

 
Au moment où un élève termine ses études ou cesse d'avoir besoin de services éducatifs spéciaux, le parent/tuteur ou l'élève adulte sera informé que les informations personnellement identifiables concernant la condition invalidante ne sont plus nécessaires à des fins éducatives ET que les dossiers d'éducation spéciale seront conservés par le district pendant six (6) ans avant d'être détruits conformément au calendrier de conservation des dossiers des districts scolaires et des districts scolaires approuvé conformément à RCW 40.14.070.

En informant le parent ou l'élève adulte de ses droits concernant ces dossiers, le district informera le parent ou l'élève adulte que l'information peut être nécessaire à l'élève ou au parent pour établir l'admissibilité à certains avantages pour adultes, par exemple, la sécurité sociale ET que le parent/tuteur/élève adulte doit s'assurer qu'il possède la documentation nécessaire, ou demander des copies de certains dossiers au district AVANT que les dossiers du district ne soient détruits dans six (6) ans. À la demande du parent/tuteur ou de l'élève adulte, les informations du dossier relatives à la condition invalidante seront détruites, mais UNIQUEMENT après que les dossiers auront satisfait à leur exigence de conservation de six (6) ans conformément au calendrier de conservation des dossiers des districts scolaires et des districts scolaires. Le district peut, à sa discrétion, choisir de conserver ces dossiers pendant une période plus longue à des fins commerciales.

Un parent ou un élève adulte, à ses frais, peut recevoir une copie de tous les dossiers à transmettre à un autre district.

Destruction à grande échelle des dossiers des élèves
Après avoir fait preuve de diligence conformément à ce qui est contenu dans la section précédente (Élimination des dossiers des élèves), le gardien principal regroupera tous les dossiers et les enverra au bureau de district. Chaque liasse portera clairement la mention : « Dossiers d'élèves – pour destruction », datée et signée par le gardien principal. Une fiche récapitulative sera remplie et conservée au bureau. La feuille indiquera : "À compter de cette date, j'ai déterminé que les documents suivants peuvent être détruits conformément aux exigences du district et de l'État et je les ai soumis pour destruction." La fiche récapitulative sera datée et signée par le gardien principal.

Dossiers électroniques
Les enregistrements électroniques (y compris les e-mails et le contenu Web) créés et reçus par le district dans le cadre de transactions d'affaires publiques sont des enregistrements publics aux fins de RCW 40.14 et seront gérés conformément à toutes les lois et réglementations régissant la conservation, la divulgation, la destruction et l'archivage des documents publics. Le district gérera les dossiers électroniques selon les mêmes dispositions que les documents papier, comme indiqué dans les calendriers de conservation des dossiers. Les dossiers électroniques seront conservés au format électronique et resteront utilisables, consultables, récupérables et authentiques pendant toute la durée de la période de conservation désignée. Le district conservera les enregistrements électroniques désignés comme archives dans le format d'origine ainsi que le matériel et les logiciels nécessaires pour lire les données, à moins que les données n'aient été migrées avec succès vers un nouveau système. (Le district conservera les dossiers conformément au calendrier général de conservation des dossiers pour les districts scolaires et les districts de services éducatifs de l'État de Washington, disponible à l'adresse : www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)

 
Couper
Le cas échéant, la période de conservation commence par la « date limite ». « Date limite » est un terme utilisé pour indiquer que les fichiers ou les dossiers peuvent être terminés à une date prédéterminée. « Cut-off » empêche les enregistrements actuels d'atteindre une taille ingérable et facilite le classement de nouveaux enregistrements. Les enregistrements de l'année civile peuvent être « coupés » le 31 décembre et un nouveau fichier établi le 1er janvier ; tous les enregistrements de l'année fiscale ne peuvent être « coupés » qu'à la fin d'une action ou d'un événement, comme la résiliation d'un contrat, le paiement final d'un contrat, la cessation d'emploi, etc. Quelle que soit la durée de la période de conservation, les séries d'enregistrements doivent être conservés dans les dossiers du bureau après la « coupure » uniquement le temps nécessaire pour satisfaire : (1) la référence active ; (2) vérification, au besoin; et (3) d'autres exigences opérationnelles. Une fois ces trois facteurs remplis, les documents doivent être transférés vers un centre de documents ou vers un autre format approprié, y compris par voie électronique pour le reste de la période de conservation.

Publié : septembre 2003
Révisé : décembre 2021
Révisé : janvier 2023