6570 - Gestion des données et des dossiers

POLITIQUE DU CONSEIL N° 6570

GESTION DES DONNÉES ET DES DOSSIERS 

Gestion des données

Le surintendant est autorisé à conclure un contrat avec la Washington School Information Processing Cooperative pour acheter des services de traitement de données. Afin de protéger l'intégrité des dossiers des étudiants et des dossiers fiscaux, le surintendant élaborera des procédures pour mettre en œuvre des contrôles internes concernant l'accès et la surveillance des dossiers électroniques.

Gestion et conservation des dossiers

Le district reconnaît l'importance des archives publiques en tant que registre des actes du district et dépositaire de ces informations. Le public a le droit, en vertu de la loi, d'inspecter et d'obtenir des copies de ces registres, à certaines exceptions près. Les archives publiques du district désignent tout compte, pièce justificative ou contrat traitant de la réception ou du décaissement de fonds ; avec l'acquisition, l'utilisation ou la cession de services ou de fournitures, de matériaux, d'équipements ou d'autres biens ; ou avec tous procès-verbaux, ordonnances ou décisions fixant les droits, privilèges, immunités, devoirs ou obligations personnels ou patrimoniaux de toute personne ou groupe.
Le surintendant doit élaborer des procédures pour mettre en œuvre cette politique qui doivent être conformes à la loi ; exiger au minimum la sauvegarde permanente des procès-verbaux du conseil, des rapports d'audit annuels et des dossiers permanents des élèves ; et exiger la conservation de tous les dossiers fiscaux requis pour les audits. Le surintendant désignera un membre du personnel pour remplir les fonctions d'officier des archives du district.

Les dossiers peuvent être détruits avec l'autorisation du Secrétaire d'État

Calendrier de conservation des dossiers et manuel de gestion des dossiers.

Records de propriété

Les registres de propriété et les registres d'inventaire doivent être conservés sur tous les terrains, bâtiments et biens personnels sous le contrôle du district.

Le surintendant doit élaborer un système d'inventaire des biens et de l'équipement.

Aux fins de la présente politique, « équipement » désigne une unité de mobilier ou d'ameublement, un instrument, une machine, un appareil ou un ensemble d'articles qui conserve sa forme et son apparence à l'usage, qui est durable et qui ne perd pas son identité lorsque intégrés dans une unité plus complexe.

Adopté par le Conseil : 16 juillet 2002
Révisé : 7 octobre 2003
Révisé: 16 avril 2013