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Politiques et procédures de recherche

6215 - Certification et approbation des notes de frais

POLITIQUE DU CONSEIL N° 6215

CERTIFICATION ET APPROBATION DES RÉCLAMATIONS DE DÉPENSES

Avant que les demandes de remboursement ne soient soumises au conseil pour paiement, elles doivent être vérifiées et certifiées par le vérificateur nommé par le district pour vérifier leur exactitude et prouver que les biens ou services ont été reçus et sont satisfaisants et que le paiement précédent n'a pas été effectué. L'attestation doit être signée et datée par le commissaire aux comptes ou son représentant. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par un vote affirmatif enregistré de la majorité des membres du conseil d’administration.

Le conseil autorise le paiement anticipé des réclamations dans les mois au cours desquels une seule réunion ordinaire du conseil est prévue. Le conseil d’administration examinera et approuvera tous ces paiements anticipés lors de sa prochaine réunion publique régulière. Le conseil scolaire recevra par courrier électronique les demandes de remboursement des dépenses anticipées pour examen la semaine précédant la date de vérification. Tout membre du conseil d'administration peut aviser le surintendant ou le directeur financier si un tel paiement ne doit pas être envoyé par la poste avant le mardi de la semaine suivante, et ce paiement sera reporté à la prochaine réunion du conseil d'administration.

Dans le cas où la réclamation est refusée, l'agent vérificateur et le surintendant feront en sorte que les réclamations soient reconnues comme des créances et poursuivront le recouvrement avec diligence jusqu'à ce que les fonds soient collectés ou jusqu'à ce que le conseil approuve le paiement de ces réclamations.

L'officier vérificateur et le surintendant fourniront chacun un cautionnement officiel d'au moins 50,000 XNUMX $ pour l'exécution fidèle de ces fonctions. Le district scolaire doit acheter et payer les cautionnements.

 

Références croisées:
Politique du conseil 6500 Gestion des risques

Références juridiques :
RCW 28A.330.080 Paiement des créances – Signature des mandats
RCW 28A.330.090 Commission d'audit et dépenses
RCW 42.24.080 Corporations municipales et subdivisions politiques - Réclamations à des fins contractuelles - Vérification et paiement - Authentification et certification
RCW 42.24.180 Taxing District--Délivrance de mandats ou de chèques avant l'approbation par l'organe législatif--Conditions
Bulletin n° 301 III (F) de certification et d'approbation des pièces justificatives de l'auditeur d'État

Adopté: 16 juillet 2002
Révisé : 02.19.2019
Révisé : 12 décembre 2023

 

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