1440 - Procès-verbaux

POLITIQUE DU CONSEIL N° 1440 

MINUTES

Le secrétaire du conseil tient les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil. Les procès-verbaux deviennent officiels après approbation lors de la prochaine réunion régulière du conseil et doivent être conservés en tant que dossier permanent du district. Le procès-verbal doit être complet et indiquer :
A. La date, l'heure et le lieu de la réunion ;
B. Le président de séance ;
C. Membres présents ;
D. Points discutés au cours de la réunion et résultats de tout vote ayant pu avoir lieu ;
E. Action de suspendre la séance exécutive avec une déclaration générale de l'objectif ;
F. Heure de l'ajournement ; et
G. Signature du président de séance et date d'approbation du procès-verbal.

Lorsque des questions sont discutées qui peuvent nécessiter un compte rendu détaillé, le conseil peut ordonner au secrétaire d'enregistrer la discussion. Les enregistrements audio ou vidéo seront conservés dans les dossiers comme suit :
A. Si l'enregistrement est transcrit textuellement (mot à mot), l'enregistrement doit être conservé pendant un (1) an ; ou
B. Si l'enregistrement sert uniquement de référence pour créer un procès-verbal écrit, l'enregistrement doit être conservé pendant six (6) ans.

Les procès-verbaux non officiels seront fournis aux membres du conseil avant la prochaine réunion régulière du conseil et seront également mis à la disposition des autres citoyens intéressés. Il n'est pas nécessaire que les procès-verbaux soient lus publiquement, à condition que les membres aient eu l'occasion de les consulter avant leur adoption.

Un dossier des procès-verbaux permanents de toutes les réunions du conseil sera conservé au bureau du secrétaire du conseil pour être mis à disposition pour consultation à la demande de tout citoyen intéressé. Sauf disposition contraire de la loi, les procès-verbaux permanents ne seront pas détruits tant que leur destruction n'aura pas été approuvée par le personnel du district concerné. Les procès-verbaux permanents doivent être conservés de manière à les protéger contre la perte.

Références croisées:
Politique du Conseil 6570 Gestion des données et des dossiers

Références juridiques :
RCW 28A.400.030 Devoirs du surintendant
RCW 42.30.035 Procès-verbal
RCW 40.14.070 Destruction, disposition, don de documents gouvernementaux locaux - Préservation pour un intérêt historique - Comité local des documents, devoirs - Calendriers de conservation des documents - Dossier scellé

Adopté: 16 juillet 2002
Révisé : 18 octobre 2016
Révisé : 12 décembre 2023