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1400 - Conduite des réunions, ordre des travaux et quorum

POLITIQUE DU CONSEIL N° 1400

CONDUITE DES RÉUNIONS, ORDRE DES TRAVAUX ET QUORUM

Le conseil organisera ses réunions conformément à la loi, et tel que jugé par le conseil comme étant dans le meilleur intérêt du district et de la communauté. Le conseil fonctionnera à travers (1) des réunions régulières, (2) des réunions spéciales et (3) des réunions d'urgence.

Réunions régulières : réunions d'affaires et d'étude
Chaque année, au plus tard le 31 août, le conseil approuvera et annoncera son calendrier de réunions régulières pour l'année scolaire à venir. Le calendrier indiquera les heures, les dates et les lieux des réunions régulières d'affaires et d'étude du conseil. Le conseil se réserve le droit de modifier ces réunions si nécessaire, à condition que les exigences de notification publique soient respectées. Un ordre du jour des affaires que le conseil traitera sera affiché sur le site Web du district au moins vingt-quatre (24) heures avant l'heure de début publiée de la réunion.

Si le conseil a l'intention de tenir des réunions régulières à des endroits ou à des moments autres que ceux adoptés, le conseil fournira un avis de réunion de la même manière que pour les réunions spéciales. Toutes les réunions régulières du conseil auront lieu dans les limites du district.

Le district tiendra des réunions à distance ou à participation physique limitée uniquement en cas d'urgence déclarée par le gouvernement fédéral, étatique ou local, ou en cas d'urgence locale, d'incendie, d'inondation, de tremblement de terre ou autre urgence, et lors de ces réunions, il fournira des communications téléphoniques en temps réel. , électronique, Internet ou tout autre moyen d'accès à distance facilement disponible qui ne nécessite pas de frais supplémentaires pour accéder à la réunion.

Réunions spéciales
Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées par le président ou à la demande de la majorité des membres du conseil. Un avis écrit d'une réunion spéciale, indiquant l'heure et le lieu de la réunion spéciale et les affaires à traiter, sera fourni à chaque membre du conseil. Un avis écrit sera également remis à chaque journal et station de radio ou de télévision qui a déposé une demande écrite pour de tels avis. Un avis écrit peut être remis personnellement, par la poste, par télécopieur ou par courriel. L'avis doit être affiché sur le site Web du district.

Le district doit également afficher bien en vue l'avis à l'entrée principale du siège du district ainsi qu'à l'endroit de la réunion si la réunion se tient à un endroit autre que le siège. Lors d'une urgence déclarée qui empêche la tenue d'une réunion en personne avec une sécurité raisonnable, le district peut publier un avis de réunion à distance sans emplacement physique sur le site Web du district ou sur le site Web hébergé ou partagé par une autre agence.

Tous les avis requis doivent être livrés ou affichés au moins vingt-quatre (24) heures avant la réunion.

Un membre du conseil renonce à l'exigence d'un avis écrit si ce membre du conseil :
1. Soumet une renonciation écrite à l'avis au secrétaire du conseil au moment de la convocation de l'assemblée ou avant celle-ci. La renonciation peut être donnée par télégramme, télécopie ou courrier électronique ; ou alors
2. Est effectivement présent au moment de la convocation de l'assemblée. 
Le conseil d'administration ne prendra pas de décision finale sur toute question autre que celles indiquées dans l'avis de convocation. Si le district convoque une réunion spéciale du conseil pour faire face à une urgence impliquant des blessures ou des dommages aux personnes ou aux biens ou la probabilité de telles blessures ou dommages, lorsque les exigences de temps d'un tel avis rendraient l'avis impossible et augmenteraient la probabilité de telles blessures ou dommages. dommages, ou lorsque l'avis requis ne peut pas être affiché ou affiché avec une sécurité raisonnable, y compris, mais sans s'y limiter, les urgences déclarées dans lesquelles les déplacements pour afficher physiquement l'avis sont interdits ou déconseillés, le conseil peut se réunir immédiatement sans préavis.

Réunions d'urgence
Si le district détermine, en raison d'un incendie, d'une inondation, d'un tremblement de terre ou d'une autre situation d'urgence, qu'il est nécessaire d'agir rapidement par le conseil pour faire face à l'urgence, le président peut prévoir un site de réunion autre que le site de réunion régulier, pour une réunion à distance sans emplacement physique, ou pour une réunion à laquelle la participation physique de certains ou de tous les membres du public est limitée en raison d'une urgence déclarée. Le président peut prévoir une réunion d'urgence sans préavis.

Si, après la déclaration d'une urgence par un gouvernement ou une agence locale ou d'État, ou par le gouvernement fédéral, le district détermine qu'il ne peut pas tenir une réunion du conseil d'administration avec ses membres ou en présence du public en personne avec une sécurité raisonnable en raison de l'urgence, le district sera soit :

1. Tenir une réunion à distance sans emplacement physique, ou
2. Tenir une réunion à laquelle la présence physique de certains ou de tous les membres du public est limitée en raison de l'urgence déclarée.

Les membres du conseil peuvent assister à une réunion à distance par téléphone ou par d'autres moyens électroniques permettant une communication à distance en temps réel.

Pour une réunion à distance ou une réunion à laquelle la participation physique de certains ou de tous les membres du public est limitée en raison d'une urgence déclarée, le district doit offrir au public la possibilité d'écouter les débats par téléphone ou en utilisant une alternative facilement disponible en temps réel qui ne nécessite aucun coût supplémentaire pour accéder au programme.

Le district fournira un avis pour les réunions à distance ou les réunions auxquelles la participation physique de certains ou de tous les membres du public est limitée en raison d'une urgence déclarée conformément à la présente politique. L'avis de réunion suite à une urgence déclarée doit inclure des instructions sur la façon dont le public peut écouter en direct les débats et comment le public peut accéder à tout autre moyen électronique d'accès à distance offert par le district.

Le district ne prendra pas de décision finale sur toute question lors d'une réunion à distance ou d'une réunion à laquelle la participation physique de certains ou de tous les membres du public est limitée en raison d'une urgence déclarée, sauf si le district a prévu une option permettant au public d'écouter les délibérations, à l'exception d'une séance à huis clos, conformément à la présente politique. 
Avis public
Le conseil donnera un avis public approprié pour toute réunion spéciale ou chaque fois qu'une réunion ordinaire est ajournée à une autre heure. Le conseil peut fournir un avis pour une réunion d'urgence conformément à la présente politique.

Toutes les réunions seront ouvertes au public à l'exception des séances exécutives ou à huis clos autorisées par la loi. Le conseil d'administration prendra les décisions finales résultant des discussions de la session exécutive lors d'une réunion ouverte au public, comme l'exige la loi.

Les personnes handicapées qui peuvent avoir besoin d'une modification pour participer à une réunion, et celles qui peuvent avoir des difficultés à assister à une réunion en personne en raison de conditions telles que des limitations de mobilité physique, doivent contacter le bureau du surintendant au plus tard trois jours avant une réunion régulière et comme le plus tôt possible avant une réunion spéciale afin que des dispositions spéciales puissent être prises.

Pendant l'intérim entre les réunions, le bureau du surintendant, en tant que secrétaire du conseil, sera le bureau du conseil. Les archives publiques du district seront ouvertes pour inspection de la manière prévue par et sous réserve des limites de la loi.

Diffusion et enregistrement vidéo en direct
Dans un effort pour maximiser l'audience publique et la transparence, le conseil a l'intention de diffuser des vidéos en direct et d'enregistrer toutes les réunions d'affaires régulières pour les personnes intéressées à les visionner à distance ou à une date ultérieure. De plus, si la capacité des spectateurs ou d'autres circonstances urgentes le justifient, le conseil peut choisir de diffuser et d'enregistrer des réunions d'étude, spéciales ou d'urgence. Les informations sur la façon d'accéder à la fonction de diffusion en direct et à l'enregistrement, le cas échéant, seront incluses dans l'avis public.

À compter du 30 juin 2024, toutes les réunions ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration au cours desquelles une mesure finale est prise ou un témoignage public formel est accepté, à l'exception des séances de direction ou des réunions d'urgence, seront enregistrées audio. Ces enregistrements seront conservés pendant au moins un an. L'enregistrement comprendra les commentaires des administrateurs et les commentaires des membres du public si un témoignage public formel est accepté lors de la réunion.

Quorum et vote
Le quorum est constitué de la majorité de tous les membres du conseil. Pour les commissions scolaires de cinq membres, trois membres du conseil constituent un quorum. Un quorum est requis pour la conduite des affaires, y compris le vote. Les membres du conseil d'administration ne sont pas tenus d'être physiquement présents pour assister à une réunion du conseil d'administration. Tout ou partie des membres du conseil d'administration peut assister à une réunion du conseil d'administration et voter via toute plateforme de communication qui fournit une communication verbale en temps réel sans se trouver au même endroit physique que les personnes présentes.

De plus, toute réunion tenue via une plate-forme de communication doit : 1) inclure un avis approprié avec tous les mots de passe ou codes d'autorisation requis ; 2) être connu et accessible au public ; et 3) accommoder raisonnablement tout membre du public qui souhaite participer.

Le conseil ne prendra aucune décision par vote secret lors d'une réunion qui doit être ouverte au public. Le conseil vote sur les motions et les résolutions comme indiqué et autorisé par les Roberts Rules of Order (révisées), art, VII. Cependant, un vote majoritaire de tous les membres du conseil est requis pour élire ou sélectionner un surintendant ou un officier du conseil, ou pourvoir un poste vacant au conseil, et le conseil doit voter sur ces questions par appel nominal oral. Le conseil vote par appel nominal oral chaque fois que la loi l'exige.

Conduite de la réunion et ordre des travaux
Le conseil dirigera toutes les réunions du conseil d'une manière civile, ordonnée et professionnelle. Le conseil utilise le Roberts Rules of Order (Revised) comme guide, sauf lorsque les règlements ou les politiques du conseil remplacent ces règles. Lors des réunions du conseil, les membres du conseil s'abstiendront de communiquer par voie électronique (par exemple, par courrier électronique, SMS, médias sociaux) avec leurs collègues membres du conseil.

Le conseil utilisera l'ordre du jour pour établir son ordre régulier des travaux. Cependant, le surintendant ou un membre du conseil peut demander des ajouts ou des modifications à l'ordre du jour préparé, et le conseil peut adopter un ordre du jour ou un ordre du jour révisé par un vote majoritaire des membres du conseil présents. Après adoption, les motions visant à modifier l'ordre du jour nécessitent une majorité des deux tiers ou plus pour être adoptées. Lors d'une réunion spéciale, le conseil ne peut prendre une décision finale que sur les affaires contenues dans l'avis de réunion spéciale.

Il est illégal pour tout membre du public de porter sciemment ou de posséder sur toute zone d'une installation utilisée pour les réunions officielles du conseil scolaire, une arme dangereuse, y compris, mais sans s'y limiter, une arme à feu, "nun-chu-ka bâtons », « lancer des étoiles », pistolet ou pistolet à air comprimé, pistolet paralysant ou autre arme dangereuse répertoriée dans RCW 9.41.280. Le conseil veillera à ce que des panneaux informant des restrictions sur la possession d'armes à feu et d'autres armes soient affichés dans les installations utilisées pour les réunions officielles du conseil.

Participation du public et commentaires
Tout membre du public peut assister aux réunions du conseil. Le conseil peut demander, mais n'exigera pas que les gens s'inscrivent, remplissent des questionnaires ou établissent d'autres conditions de participation.

Le conseil reconnaît la valeur des commentaires du public sur les questions d'éducation et l'importance d'impliquer les membres du public dans ses réunions. Afin de permettre l'expression juste et ordonnée des commentaires du public, à l'exception des situations d'urgence, le conseil d'administration prévoira une période à ou avant chaque réunion d'affaires régulière au cours de laquelle l'action finale doit avoir lieu pour les commentaires du public. Pendant la période de consultation publique, les visiteurs peuvent s'adresser au conseil sur n'importe quel sujet relevant de la responsabilité du conseil. Les commentaires du public peuvent se faire oralement ou par le biais de commentaires écrits soumis avant la réunion. Les commentaires écrits doivent respecter les normes de courtoisie décrites ci-dessous et doivent être reçus avant midi le jour de la réunion du conseil. Tous les commentaires publics écrits soumis en temps opportun seront distribués à chaque membre du conseil.


Le conseil peut structurer la période de commentaires publics oraux, notamment en déterminant le temps total alloué aux commentaires publics et en répartissant également les minutes pour chaque orateur. Le conseil d'administration n'est pas obligé d'accorder un temps de consultation publique supplémentaire pour accommoder toutes les personnes présentes qui souhaitent prendre la parole. Toute structure imposée par le conseil sera neutre quant au contenu.

Le conseil peut demander à ceux qui souhaitent parler (mais pas à tous les participants) de se connecter afin que le conseil ait un décompte des personnes qui souhaitent parler et puisse les appeler. Lorsqu'elles sont appelées, les personnes s'identifient et procèdent à leurs commentaires dans les délais fixés par le conseil. Le président du conseil d'administration peut ajuster les délais au besoin pour se conformer à l'ordre du jour. Le conseil n'est pas obligé de répondre aux questions ou aux contestations formulées pendant la période de consultation publique et le silence du conseil ne signalera pas l'accord ou l'approbation des remarques de l'orateur. Le conseil peut contrôler l'heure, le lieu et la manière des commentaires publics. Le président peut mettre fin à la déclaration d'un individu lorsque le temps imparti est écoulé et peut interrompre un orateur pour exiger la même norme de civilité que la commission s'impose. Des exemples de commentaires incivils incluent des commentaires qui :

• Sont diffamatoires ou calomnieux en vertu d'une norme légale ;
• Sont une atteinte injustifiée à la vie privée ;
• sont obscènes ou indécents conformément à la loi fédérale sur les communications ou à toute règle ou réglementation de la commission fédérale des communications ;
• Violer la politique ou la procédure du district scolaire relative au harcèlement, à l'intimidation ou au harcèlement des élèves, ou la politique ou la procédure relative à la non-discrimination ;
• Inciter à un acte illégal dans les locaux de l'école ou violer un règlement scolaire légal ; ou alors
• Créer une perturbation matérielle et substantielle du bon fonctionnement de la réunion du conseil d'administration.

Le conseil dans son ensemble a la décision finale pour déterminer la pertinence de toutes ces décisions et peut maintenir l'ordre en supprimant ceux qui perturbent. Cependant, le conseil reconnaît la distinction entre les discours incivils, qu'il ne tolérera pas, et les commentaires sur le conseil, le district et/ou le personnel qui sont négatifs mais toujours de nature civile. Le conseil exercera son autorité pour maintenir l'ordre d'une manière neutre quant au contenu.

En plus de la période de consultation publique au cours de la réunion, le conseil peut identifier les points à l'ordre du jour qui nécessitent ou bénéficieraient d'une possibilité supplémentaire de consultation publique. Les personnes ou les groupes qui souhaitent faire une présentation au conseil sur un point de l'ordre du jour sont encouragés à demander et à programmer de telles présentations à l'avance. La possibilité de commentaires publics, tant oraux qu'écrits, est requise avant que le conseil n'adopte ou ne modifie une politique qui n'est pas expressément ou implicitement autorisée par la loi fédérale ou d'État, mais qui favorisera l'éducation des élèves de la maternelle à la 12e année, ou favorisera la une gestion et un fonctionnement efficaces, efficients ou sûrs du district. Les personnes souhaitant être entendues par le conseil seront d'abord reconnues par le président du conseil.

 

Références croisées:
Politique du conseil 1220 Officiers du conseil et devoirs des membres du conseil
Politique du conseil 1410 Séances exécutives ou à huis clos
Politique du conseil 1420 Ordre du jour proposé et ordre du jour de consentement

Références juridiques :
RCW28A.330.020 Certaines élections au conseil, manière et vote requis – Sélection du personnel, manière
RCW 28A.320.040 Règlements administratifs du conseil et de l'administration scolaire
RCW 28A.330.070 Bureau du conseil - Documents disponibles pour consultation publique
RCW 28A.343.370 Postes vacants
RCW 28A.343.380 Réunions
RCW 28A.343.390 Quorum - Non-participation aux réunions
RCW 42.30.030 Réunions déclarées ouvertes et publiques
RCW 42.30.050 Interruptions - Procédure
RCW 42.30.060 Ordonnances, règles, résolutions, règlements, etc., adoptés en assemblée publique – Avis – Vote secret interdit
RCW 42.30.070 Horaires et lieux des réunions – Urgences - Exception
RCW 42.30.080 Réunions extraordinaires
RCW 9.41.280 Détention d'armes dangereuses dans les installations scolaires — Sanction — Exceptions
42 USC 12101-12213 Loi sur les Américains handicapés

Adopté: 16 juillet 2002
Révisé : 02.19.2019 ; 04.19.2022 ; 12.13.2022
Révisé : 12 décembre 2023

ÉCOLES PUBLIQUES WALLA WALLA • 364 South Park St. • Walla Walla, WA 99362 • Téléphone : 509-527-3000 • Télécopie : 509.529.7713

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