6213 (P) - Reembolso de Gastos de Viaje

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 6213

REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJE

Los siguientes procedimientos de viaje deben ser utilizados por todos los miembros del personal en todas las solicitudes de viaje aprobadas por el distrito.

A. Complete y envíe el formulario de solicitud de aprobación anticipada de viaje requerido al supervisor para su aprobación y firma previa. Se debe incluir una estimación de todos los gastos previstos.

B. Si el monto en dólares aprobado es diferente al estimado total, el monto aprobado debe anotarse en el formulario y el supervisor debe firmarlo con sus iniciales. Los supervisores indicarán el número de presupuesto correspondiente a cobrar por el gasto.

C. Todos los arreglos de viaje y reservas de hotel (incluidas las órdenes de compra) deben completarse a nivel de edificio/departamento. Se debe solicitar para el hotel la tarifa del gobierno estatal, del gobierno federal o de la conferencia (la que sea más baja). Cuando no se aplica ninguna de estas tarifas, se deben considerar hoteles con tarifas razonables. Cuando se aloje en un hotel de conferencias, se debe adjuntar un folleto de la conferencia que indique los hoteles de la conferencia u otra documentación a la solicitud de pago o reembolso. Las órdenes de compra aprobadas son una indicación de autorización de viaje. Si no se incluye una orden de compra, se debe incluir una factura firmada con el número de presupuesto.

D. Un bono de viaje debidamente firmado es una indicación de la aprobación de gastos del viaje.

E. Al finalizar el viaje, la persona que realiza el viaje debe completar un comprobante de gastos de viaje del distrito. El supervisor deberá aprobar y firmar el comprobante, adjuntar el formulario de solicitud de viaje aprobado, folleto y/o agenda de la conferencia y recibos adicionales según lo establecido en los lineamientos de planificación de viajes. Una vez que el comprobante de gastos de viaje esté completamente completo, envíelo a la oficina comercial para la aprobación final del Superintendente o su designado. Cualquier viaje facturado a programas categóricos, incluida la educación especial, debe enviarse al director del programa para su aprobación.

A veces es importante que los miembros administrativos u otros miembros del personal representen al distrito en actividades patrocinadas por el distrito y otros eventos comunitarios que sirvan para apoyar la misión, el personal o los estudiantes del distrito. En algunos casos, estos eventos requieren admisión, tarifas u otros gastos para participar. Los miembros del personal que deseen asistir a dichos eventos deberán solicitar la aprobación previa del superintendente o su designado. Si se aprueba, se reembolsarán al miembro del personal los costos que haya soportado para asistir a la actividad aprobada. A discreción del superintendente, el distrito puede realizar pagos por adelantado en nombre de la asistencia del miembro del personal.

Revisado: febrero de 2024