6106 (P) - Costos permitidos para programas federales

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 6106

COSTOS PERMITIDOS PARA PROGRAMAS FEDERALES

El propósito de este procedimiento es garantizar que los fondos federales se gasten solo en actividades permitidas de acuerdo con CFR Parte 200 Subparte E: Principios de costos, otros términos o condiciones especiales de la concesión de la subvención y/u otras pautas estatales y federales aplicables. Al determinar los costos permitidos, el distrito utilizará los principios rectores establecidos en la Política de costos permitidos 6106.

Se pueden cargar dos categorías de costos a una adjudicación federal. Los primeros son los costos directos, que son costos que benefician directamente a la actividad y son fáciles de identificar. Los segundos son los costos indirectos, que son costos que benefician a la actividad de manera indirecta o benefician directamente a la actividad, pero la complejidad de identificar adecuadamente los costos como tales supera el beneficio de cargarlos directamente.

Los costos cumplirán los requisitos de necesarios y razonables cuando no excedan de aquellos en que incurriría una persona prudente bajo las circunstancias en el momento en que se tomó la decisión de incurrir en el costo. Los empleados del distrito usarán las siguientes preguntas para determinar los costos razonables y necesarios:

• ¿El distrito realmente necesita este artículo/servicio?
• ¿El gasto está dirigido a una necesidad programática/administrativa válida?
• ¿Es esta la cantidad mínima que necesitamos gastar para satisfacer nuestras necesidades?
• ¿Tenemos la capacidad de usar lo que estamos comprando?
• Si nos pidieran defender esta compra, ¿seríamos capaces de hacerlo?
• ¿Pagamos una tarifa justa?

El distrito implementará un método razonable de asignación de costos que equivalga al beneficio relativo recibido por el programa por la proporción de los costos cargados al programa.

Periodo de rendimiento

Los fondos federales pueden comprometerse en la última fecha entre la disponibilidad de los fondos o la fecha de presentación de la solicitud de subvención, ya sea en forma completa o en "Estado sustancialmente aprobable (SAS)", según los términos de la adjudicación federal.

Los fondos federales no pueden gastarse después de la fecha de finalización de la subvención, excepto para liquidar obligaciones permitidas que se hicieron en esa fecha o antes. Todas las liquidaciones de obligaciones anteriores deben realizarse dentro de los 90 días posteriores a la fecha de finalización de la subvención, o una fecha anterior establecida por la agencia otorgante.

La siguiente tabla indica la fecha en que se determina que un gasto está obligado:

Costos directos

Los gastos cargados directamente a una subvención federal seguirán todas las políticas y procedimientos del distrito, así como los requisitos federales aplicables a esos costos, incluidos, entre otros; requisitos de adquisición, estándares de propiedad, políticas de viaje y criterios de costos establecidos por 2 CFR Parte 200, Subsección E, como se identifica en la política de costos permitidos. Además, todos los gastos directos serán admisibles según los términos de la concesión de la subvención y los reglamentos del programa. Los requisitos seguidos serán los más restrictivos de los reglamentos locales, estatales o federales asociados con un tipo particular de gasto.

El personal responsable de revisar la admisibilidad de los gastos estará familiarizado con los costos admisibles de todos los programas revisados. El personal responsable del control del presupuesto y los gastos será responsable de garantizar que todos los cargos sean revisados ​​por el personal apropiado para determinar si son permisibles.

Las aprobaciones previas de los gastos, como se indica en 2 CFR, Parte 200 y los términos de concesión de la subvención, se obtendrán antes de que se comprometa el gasto. Los gastos estarán respaldados por la documentación adecuada que incluya todos los detalles pertinentes que ayuden a determinar si el artículo era permisible.

Costos indirectos

Las concesiones de subvenciones federales incluirán una cantidad de gastos indirectos a los que los distritos tienen derecho para los costos de toda la organización del concesionario que benefician al programa federal administrado por el distrito, a menos que los términos de la concesión de la subvención no lo permitan específicamente.

Las tarifas indirectas son negociadas por la agencia de supervisión o conocedora del distrito y se pueden aplicar a todas las adjudicaciones federales que recibe el distrito.

Para las subvenciones otorgadas por la Oficina del Superintendente de Instrucción Pública (OSPI), las tasas indirectas se calculan anualmente con base en la información financiera obtenida a través del F-196. OSPI negocia la metodología de cálculo de la tasa de costos indirectos con el Departamento de Educación cada 5 años.

Hay dos tipos de costos indirectos federales. Se usa una tasa restringida para cualquier programa federal que tenga un requisito de "suplemento, no suplantación", lo que significa que el dinero federal se usa para complementar la cantidad de dinero que un distrito tiene que gastar en un programa en particular, y no se usa "en lugar de” fondos estatales/locales. Se utiliza una tarifa sin restricciones para los programas que no tienen un requisito de "complemento, no suplantación".

El distrito no está obligado a reclamar parte o la totalidad del monto indirecto al que tiene derecho, pero puede reclamar hasta el monto total, siempre que esté incluido en el presupuesto aprobado del distrito. La tasa indirecta se puede aplicar a todos los gastos directos permitidos que se reclamarán en virtud de una subvención en particular, menos algunas excepciones (p. ej., los costos indirectos solo se aplicarán a los primeros $25,000 de un contrato individual).

No se imputarán gastos tanto a través de un coste directo como de un coste indirecto.

Emitido: agosto de 2017