6020 (P) - Sistema de Fondos y Cuentas

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 6020

SISTEMA DE FONDOS Y CUENTAS

Fondos de anticipos

Las siguientes directrices se utilizarán en la gestión de las cuentas de anticipos:

1. La cantidad del fondo de anticipos de una escuela se basará en la mayor cantidad de fondos gastados en un mes. El monto deberá ser aprobado por la junta directiva.
2. El uso de fondos de anticipos y/o caja chica se limitará a aquellas obligaciones que no puedan ser manejadas mediante comprobantes.
3. Se utilizarán prácticas aprobadas de gestión de recibos.
4. Las cuentas de anticipos se repondrán al menos mensualmente mediante orden pagadera al custodio de la cuenta. La reposición debe hacerse mediante comprobante con los correspondientes recibos adjuntos.
5. Los fondos de anticipos se conciliarán mensualmente.

Procedimientos del Fondo del Cuerpo Estudiantil Asociado

Las Directrices ASB de las Escuelas Públicas de Walla Walla, así como estas directrices, estarán vigentes en el funcionamiento de los respectivos cuerpos estudiantiles asociados:

1. El director/designado será responsable de supervisar las funciones de contabilidad que se realizarán a nivel del edificio. Los procedimientos de contabilidad a nivel de edificio deberán ser consistentes con las funciones de contabilidad realizadas a nivel de oficina de distrito.
2. Anualmente se aprobará un presupuesto de la ASB que oriente las actividades.
3. La ASB participará en la determinación de los propósitos para los cuales se presupuestarán y desembolsarán los recursos financieros de la ASB. Dichos propósitos se reflejarán en el presupuesto de la ASB que se presenta a la junta directiva para su aprobación.
4. El ASB aprobará todos los gastos antes de que se desembolse el dinero del fondo. En el caso de que un grupo de estudiantes del cuerpo estudiantil asociado lleve a cabo una recaudación de fondos o solicite donaciones para becas, intercambios de estudiantes y fines benéficos, el grupo del cuerpo estudiantil asociado deberá aprobar todos los gastos del dinero así recaudado.
5. Los fondos de ASB se pueden utilizar para fines coherentes con la política del distrito escolar y aprobados por el órgano rector de la organización, sujeto a las disposiciones incorporadas en la constitución y los estatutos del cuerpo estudiantil. El dinero del fondo del cuerpo estudiantil privado no asociado en poder del distrito se limita a becas, contribuciones caritativas y programas de intercambio de estudiantes. Estos ingresos se limitan a los fondos designados para ese propósito específico, así identificados en el momento de su recaudación, y que se han mantenido en fideicomiso exclusivamente para fines donados. Dichos fondos deben ser aportados y recaudados de forma voluntaria.
6. Las actividades de recaudación de fondos no asociadas con una organización patrocinada por ASB, incluida la recaudación de fondos privados no asociados del cuerpo estudiantil, no están permitidas por ley bajo la dirección o supervisión del personal ni con el uso de equipos, suministros, instalaciones o otros recursos del distrito a menos que el distrito sea reembolsado en su totalidad por todos esos costos. El director/persona designada tendrá la autoridad para hacer arreglos para que los fondos que no sean ASB se mantengan en fideicomiso en cuentas separadas en el fondo, siempre que se informe a los estudiantes con anticipación que se hará un cargo para cubrir el costo total del servicio.
7. Para las escuelas con estudiantes en el grado siete o superior, la evidencia de la aprobación del estudiante debe aparecer en todos los comprobantes que respalden un desembolso de dinero de ASB. Esto incluye órdenes de compra y solicitudes de cheques de fondos de anticipos. Las actas de ASB deberán registrar la aprobación de los gastos.
8. El dinero de ASB debe estar depositado en el tesorero del condado con la excepción de una cuenta bancaria de anticipos y caja chica. Dichos fondos se administrarán de la manera requerida por los reglamentos de la junta estatal de educación.
9. Un Informe ASB mensual deberá ser enviado a la Oficina Comercial de acuerdo con las Directrices ASB de las Escuelas Públicas de Walla Walla.

Manejo de Cuentas Bancarias Distritales

Los dineros recibidos para el distrito se manejarán de la siguiente manera:

1. Se darán recibos por todos los dineros;
2. Todo el dinero recibido por el distrito, excepto aquellos recibidos por el tesorero del condado en nombre del distrito, se depositarán en la cuenta de transmisión del distrito. Se tomarán disposiciones para que los edificios individuales tengan acceso al depósito nocturno. Todo el dinero se depositará dentro de las 24 horas posteriores a la recepción, a menos que las entradas no superen los $100. Todos los fondos se depositarán dentro de los 5 días hábiles posteriores a la recepción;
3. Los recibos de eventos especiales se depositarán intactos;
4. Todo el dinero en la cuenta de transmisión se transmitirá al tesorero del condado a más tardar el primero de cada mes. Dichas transmisiones deberán ir acompañadas de un informe que indique las sumas que se acreditarán a cada uno de los fondos del distrito;
5. Se llevará un registro exacto de todos los gastos de cada cuenta de anticipos. El reembolso hasta el máximo permitido se hará a cada cuenta de anticipos mediante comprobante cada mes;
6. Las cuentas bancarias se conciliarán mensualmente; y
7. Las auditorías locales de cada cuenta de anticipos se realizarán de manera sorpresiva y no programada al menos una vez al año.

Emitido: septiembre de 2003

Revisado: 03.2011; abril 2016