5285 (P) - Discrepancia en el número de seguro social

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 5285

NÚMERO DE SEGURO SOCIAL DESCONCORDANCIA

El siguiente procedimiento se utilizará para implementar la política de la Junta para la notificación y corrección de posibles inconsistencias o "desajustes" entre el nombre de un empleado y el Número de Seguro Social.

Cuando el Distrito descubre una discrepancia en el número de Seguro Social, el Distrito proporcionará una notificación por escrito al empleado de la discrepancia. El empleado entonces será responsable de hacer un seguimiento con la agencia gubernamental apropiada para corregir el problema.

Primer Aviso/Solicitud de Acción Correctiva (ver ejemplo)

Cuando el Distrito se entera de que un empleado tiene un Número de Seguro Social que no coincide, se le informará al empleado de la discrepancia mediante una carta de la Oficina Comercial del Distrito enviada por entrega regular y correo certificado.

Esta carta proporcionará el nombre del empleado y el Número de Seguro Social tal como figura en los registros del Distrito, y le pedirá al empleado que verifique la información. Si la información no es correcta, se le pide al empleado que proporcione la información correcta. Si la información de la carta coincide con el nombre y el Número de Seguro Social de la Tarjeta de Seguro Social del empleado, se recomienda al empleado que se comunique con una Oficina de Seguro Social local para resolver el problema y proporcionar al Distrito cualquier cambio.

El Distrito proporcionará al empleado un mínimo de quince (15) días calendario a partir de la fecha de la carta para tomar medidas correctivas.

Segundo Aviso/Solicitud de Acción Correctiva (ver ejemplo)

Si, después de un mínimo de quince (15) días calendario a partir de la fecha del primer aviso, el empleado no ha corregido el problema o la incongruencia del Número de Seguro Social identificado, se enviará una segunda carta al empleado por entrega regular y correo certificado.

La segunda carta notificará al empleado la importancia de este problema y solicitará que se tomen medidas correctivas inmediatas. Esta carta proporcionará nuevamente el nombre del empleado y el Número de Seguro Social tal como se encuentra en los registros del Distrito, y le pedirá al empleado que verifique la información. Si la información no es correcta, se le pide nuevamente al empleado que proporcione la información correcta. Si la información en la carta coincide con el nombre y el Número de Seguro Social de la Tarjeta de Seguro Social del empleado, nuevamente se recomienda al empleado que se comunique con una Oficina de Seguro Social local para resolver el problema y proporcionar al Distrito cualquier cambio.

El Distrito proporcionará al empleado un mínimo de Quince (15) días calendario a partir de la fecha de la segunda carta para tomar medidas correctivas.

Aviso final/Solicitud de acción correctiva (ver ejemplo)

Si, después de los dos intentos previos por escrito, el empleado no ha corregido la falta de coincidencia o el problema del Número de Seguro Social identificado, se enviará una tercera carta al empleado por entrega regular y correo certificado.

La tercera carta informará nuevamente al empleado sobre la gravedad del problema y la necesidad de una acción correctiva inmediata. Esta carta también indicará que representa el aviso final para el empleado de la discrepancia o problema del Número de Seguro Social y que la falta de respuesta a las repetidas solicitudes del Distrito para tomar medidas correctivas y proporcionar al Distrito un nombre exacto y número de Seguro Social para informar fines constituye justa causa de terminación.

Se notificará al empleado que si no proporciona al Distrito la documentación de que el problema ha sido corregido dentro de los Treinta (30) días calendario a partir de la fecha de la carta, se recomendará la terminación de su empleo con el Distrito. El aviso final informará al empleado de la oportunidad de una reunión antes de la terminación con el Director de Personal del Distrito, junto con un representante de su elección, para discutir más a fondo el asunto.

El Distrito alienta encarecidamente a los empleados a que no esperen hasta recibir la tercera carta para abordar una discrepancia.

                                                                                                                        Emitido: mayo de 2008