4040 (P) - Acceso público a los registros del distrito

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 4040

ACCESO PÚBLICO A LOS REGISTROS DEL DISTRITO

Propósito de estos Procedimientos y Principios Generales

Estos procedimientos han sido establecidos por el Superintendente y publicados de conformidad con la Política de la Junta 4040 y RCW 42.56.040 para explicar el proceso de acceso público a los registros del distrito escolar y brindar orientación sobre cómo el Distrito responderá a tales solicitudes.

Los registros del distrito escolar relacionados con la realización de operaciones y funciones del Distrito que hayan sido preparados, poseídos, utilizados o retenidos por el Distrito en cualquier formato son, de hecho, registros públicos a los que los miembros del público pueden solicitar acceso de acuerdo con este procedimiento.

Al procesar dichas solicitudes, el Distrito brindará la asistencia más completa al solicitante y brindará una respuesta de la manera más oportuna posible.

Oficial de Registros Públicos del Distrito

Oficial de registros públicos

Para obtener la respuesta más oportuna y eficiente, las solicitudes de registros del distrito escolar deben dirigirse por escrito al Oficial de Registros Públicos que se indica a continuación, cuyas responsabilidades incluyen servir como punto de contacto para los miembros del público en este proceso y supervisar el cumplimiento del Distrito con los Ley de Registros Públicos de Washington, Capítulo 42.56 RCW y Política 4040.

Se puede contactar al Oficial de Registros Públicos actual del Distrito en el Edificio Administrativo Central del Distrito de la siguiente manera:

Dra. Mindy Meyer, Directora de Recursos Humanos

364 S. Park St., Walla Walla, WA 99362

Teléfono: 509-527-3000

Fax: 509-529-7713

Email: hr@wwps.org

La información sobre cómo comunicarse con el Oficial de Registros Públicos también está disponible en el sitio web del Distrito en wwps.org.

Capacitación de oficiales de registros públicos

De acuerdo con la ley estatal, el Oficial de Registros Públicos completará las capacitaciones relacionadas con la Ley de Registros Públicos de Washington y la retención de registros públicos a más tardar noventa (90) días después de asumir las responsabilidades del Oficial de Registros Públicos. Después de la(s) capacitación(es) inicial(es), el Oficial de Registros Públicos debe completar una capacitación de actualización a intervalos de no más de cuatro años, siempre y cuando siga siendo el Oficial de Registros Públicos del Distrito. La capacitación debe abordar cuestiones particulares relacionadas con la retención, producción y divulgación de documentos electrónicos, incluida la actualización y mejora de los servicios de información tecnológica.

Disponibilidad de Registros Públicos

Horas de Inspección

Los registros públicos están disponibles para su inspección y copia durante el horario comercial normal del Distrito, de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., durante el año escolar, y de 8:00 a. m. a 4:00 p. no en sesión, excluyendo días festivos legales. Los registros deben ser inspeccionados en las oficinas del Distrito.

Organización de Registros

El Distrito mantendrá sus registros de manera razonable y organizada y tomará medidas razonables para proteger los registros de daños y desorganización. Un solicitante no tomará registros del Distrito de las oficinas del Distrito sin el permiso del Oficial de Registros Públicos o su designado. Durante la inspección de registros, un empleado del Distrito generalmente estará presente para proteger los registros de daños o desorganización.

El Distrito también mantendrá un registro de solicitudes de registros públicos que hayan sido enviadas y procesadas por el Distrito. Este registro deberá incluir, entre otros, la siguiente información para cada solicitud: La identidad del solicitante, si se proporcionó, la fecha en que se recibió la solicitud, el texto de la solicitud original, una descripción de los registros producidos en respuesta a la solicitud, una descripción de los registros redactados o retenidos y las razones para ello, y la fecha de la disposición final de la solicitud. 

Información en línea

Una variedad de registros e información están disponibles en el sitio web del Distrito en wwps.org. Se alienta a los solicitantes a ver los documentos disponibles en el sitio web antes de enviar una solicitud de registros.

Hacer una solicitud de registros públicos

Solicitud al Oficial de Registros Públicos

Cualquier persona que desee inspeccionar o copiar registros públicos del Distrito deberá realizar la solicitud en persona durante el horario normal de oficina del Distrito, o por escrito mediante carta, fax o correo electrónico dirigido al Oficial de Registros Públicos e incluyendo la siguiente información:

· Nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del solicitante;

· Identificación de los registros públicos adecuados para que el Oficial de Registros Públicos o su designado localice los registros; y

· La fecha en que se presenta la solicitud al Distrito.

El Distrito recomienda utilizar su Formulario de Solicitud de Registros Públicos al enviar una solicitud de registros. Este formulario está disponible para que lo usen los solicitantes en la oficina central del Distrito y en línea en wwps.org.

Registros identificables

Una solicitud bajo la Ley de Registros Públicos de Washington, Capítulo 42.56 RCW y la Política del Distrito 4040 debe buscar un registrador identificable o registros identificables. Una solicitud de todos o sustancialmente todos los registros preparados, poseídos, utilizados o retenidos por el Distrito no es una solicitud válida de registros identificables. Las solicitudes generales de información del Distrito que no buscan registros identificables tampoco están cubiertas por la Política 4040. Una solicitud de todos los registros que tratan un tema en particular o que contiene una palabra clave o nombre en particular no se considerará una solicitud de todos los registros del Distrito.

Solicitud de Registros Electrónicos

El proceso para solicitar registros públicos electrónicos es el mismo que para solicitar registros públicos en papel. Sin embargo, para ayudar al Distrito a responder a una solicitud de registros electrónicos, el solicitante debe proporcionar términos de búsqueda específicos que permitan al Oficial de Registros Públicos o su designado ubicar y reunir registros identificables que respondan a la solicitud.

Creación de nuevos registros

El Distrito no está obligado por ley a crear un nuevo registro para satisfacer una solicitud de información de registros. El Distrito puede optar por crear un registro según la naturaleza de la solicitud y la conveniencia de proporcionar la información en un nuevo documento, como cuando se solicitan datos de varias ubicaciones y se pueden combinar más fácilmente en un solo registro nuevo.

Copias de Registros

Si el solicitante desea que se hagan copias de los registros en lugar de inspeccionarlos, deberá dejar esto claro en la solicitud y hacer arreglos para pagar las copias de los registros o un depósito.

Solicitudes no por escrito

El Oficial de Registros Públicos o su designado puede aceptar solicitudes informales de registros públicos por teléfono o en persona. Sin embargo, para evitar cualquier confusión o malentendido, los solicitantes deben tener en cuenta que una solicitud por escrito es siempre el método preferido. Si el Oficial de Registros Públicos o su designado recibe una solicitud por teléfono o en persona, el Oficial de Registros Públicos confirmará su comprensión de la solicitud con el solicitante por escrito.

Procesamiento de Solicitudes de Registros Públicos

Orden de procesamiento de solicitudes

El Distrito normalmente procesará las solicitudes en el orden en que se reciban. Sin embargo, las solicitudes también pueden procesarse fuera de orden si hacerlo permite que la mayoría de las solicitudes se procesen de la manera más eficiente.

Revisión central

Las solicitudes de registros que no se hagan al Oficial de Registros Públicos del Distrito serán enviadas por los administradores del nivel del edificio, los administradores del programa u otro personal que reciba la solicitud al Oficial de Registros Públicos para su procesamiento.

Respuesta de cinco días

Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la recepción de una solicitud, el Oficial de Registros Públicos realizará una o más de las siguientes acciones:

1. Proporcionar copias de los registros solicitados o hacer que el registro esté disponible para su inspección o, como alternativa, proporcionar una dirección de Internet y un enlace al sitio web del Distrito donde se puede acceder al registro específico (siempre que el solicitante no haya notificado al Distrito que no puede acceder a los registros a través de Internet); o

2. Reconocer que el Distrito ha recibido la solicitud y proporcionar una estimación razonable del tiempo que requerirá para responder por completo; o

3. Reconocer que el Distrito ha recibido la solicitud y pedirle al solicitante que aclare una solicitud que no está clara, al mismo tiempo que brinda, en la mayor medida posible, una estimación razonable del tiempo que el Distrito necesitará para responder a la solicitud si es no aclarado; o

4. Denegar la solicitud (aunque no se denegará ninguna solicitud únicamente sobre la base de que la solicitud es demasiado amplia).

Si el solicitante no responde a la solicitud de aclaración del Distrito dentro de los 30 días y toda la solicitud no está clara, el Distrito puede cerrar la solicitud y no responder más. Si el solicitante no responde a la solicitud de aclaración del Distrito dentro de los 30 días, y parte de la solicitud no está clara, el Distrito responderá a la parte de la solicitud que esté clara y puede cerrar el resto de la solicitud. En circunstancias inusuales, el Distrito también puede solicitar una orden judicial que prohíba la divulgación de conformidad con la ley.

El Distrito puede denegar una solicitud de bot que sea una de las múltiples solicitudes del solicitante dentro de un período de veinticuatro horas si el Distrito establece que responder a las múltiples solicitudes de bot causaría una interferencia excesiva con otras funciones esenciales del Distrito. El Distrito puede considerar que una solicitud es una solicitud de bot cuando el Distrito cree razonablemente que la solicitud fue generada automáticamente por un programa o script de computadora.

Si el Distrito no responde por escrito dentro de los cinco días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud de divulgación, el solicitante debe comunicarse con el Oficial de Registros Públicos para determinar el motivo de la falta de respuesta.

Propósito de la solicitud

El Distrito puede investigar el propósito por el cual se solicita un registro y puede usar la respuesta para ayudar a recopilar registros que respondan y determinar si el público tiene un interés legítimo en obtener la información. Sin embargo, no se requiere que un solicitante proporcione un propósito y el Distrito no puede negarse a proporcionar los registros únicamente porque el solicitante se niega a proporcionar un propósito para la solicitud.

Protección de los derechos de los demás

En el caso de que los registros solicitados contengan información que pueda afectar los derechos de otros y posiblemente esté exenta de divulgación, el Oficial de Registros Públicos puede, antes de proporcionar los registros, dar aviso a dichos terceros. El aviso puede hacer posible que los demás se comuniquen con el solicitante y le pidan que revise la solicitud o, si es necesario, busque una orden judicial para evitar o limitar la divulgación. La notificación a las personas afectadas también podrá incluir una copia de la solicitud.

Registros exentos de divulgación

Algunos registros están exentos de divulgación, en su totalidad o en parte, según una exención específica contenida en el capítulo 42.56 RCW u otro estatuto que exime o prohíbe la divulgación de información o registros específicos.

Si el Distrito cree que un registro está exento de divulgación y debe retenerse, el Oficial de Registros Públicos indicará por escrito la exención específica (y la sección legal) que se aplica y brindará una breve explicación de cómo se aplica la exención al registro que se retiene o redactado Esta exención y explicación se proporcionará al solicitante en un índice o registro de retención.

Si solo una parte de un registro está exenta de divulgación, pero el resto no está exento, el Oficial de Registros Públicos eliminará las partes exentas, proporcionará las partes no exentas e indicará al solicitante por qué se eliminan partes del registro en la retención. índice o registro.

Lista de leyes que eximen o prohíban la divulgación

De conformidad con RCW 42.56.070 (2), estas reglas contienen una lista de leyes, además de las enumeradas específicamente en la Ley de Registros Públicos de Washington, Capítulo 42.56 RCW, que pueden eximir la divulgación de ciertos registros públicos o partes de registros. El Distrito ha identificado las siguientes leyes:

· La Ley de Derechos de Privacidad y Educación Familiar (FERPA), 20USC§1232g (con respecto a los registros educativos de los estudiantes);

· Ley de Registros de Educación Estudiantil del Estado de Washington, RCW28A.605.030;

· La Ley de Educación para Individuos con Discapacidades (IDEA), 20 USC § 1400 et. sec. y 34 CFR Parte 300 (protección de la confidencialidad de la información de identificación personal contenida en los expedientes de los estudiantes con discapacidades).

· Comunicaciones privilegiadas y productos de trabajo de abogados, como se establece en el Capítulo 5.60 RCW;

· Ley de Privacidad de Antecedentes Penales (CRPA), Capítulo 10.97, RCW;

· Información sobre estudiantes que reciben almuerzo gratis oa precio reducido, 42 USC § 1758(b)(6);

· Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPPA), 45 CFR partes 160-164 (con respecto a la privacidad y seguridad de la información de atención médica);

· Abuso de niños: protección y procedimiento, RCW 26.44.010; RCW 26.44.030(9);

· Notificación de delincuentes juveniles, RCW 13.04.155(3);

· Pregunta de examen para maestros o alumnos antes del examen, Preguntas, RCW 28A.635.040;

· Ley Pública 98-24, Sección 527 de la Ley de Servicios de Salud Pública, 41 USC § 290 dd-2 (confidencialidad de los registros de pacientes de abuso de alcohol y drogas);

· Disposiciones constitucionales de los Estados Unidos y Washington que incluyen, pero no se limitan a, el derecho a la privacidad y la libertad de asociación.

Además de estas exenciones, RCW 42.56.070 (9) prohíbe brindar acceso a las listas de personas solicitadas con fines comerciales, y el Distrito no puede hacerlo a menos que la ley lo autorice o indique específicamente.

La lista anterior es solo para fines informativos y no pretende cubrir todas las posibles exenciones de la ley de registros públicos. La lista anterior incluye solo exenciones que pueden ser adicionales a las establecidas en el Capítulo 42.56 RCW. Bajo las circunstancias apropiadas, el Distrito puede depender de otras exenciones legales que no están establecidas anteriormente o contenidas en la ley de divulgación pública.

Inspección de Registros

De acuerdo con otras demandas, y sin interrumpir injustificadamente las operaciones del Distrito, el Distrito deberá disponer de inmediato la inspección de los registros públicos no exentos. Ningún miembro del público puede quitar un documento del área de visualización sin el permiso del Oficial de Registros Públicos, ni puede desarmar o alterar ningún documento. El solicitante deberá indicar qué documentos desea que el Distrito copie. No hay costo para inspeccionar los registros del Distrito.

Suministro de copias de registros no electrónicos

Una vez completada la inspección, el Oficial de Registros Públicos o la persona designada deberá hacer las copias solicitadas o hacer los arreglos necesarios para que se realicen las copias.

Suministro de registros electrónicos

Cuando un solicitante solicita registros en formato electrónico, el Oficial de Registros Públicos o la persona designada proporcionará los registros no exentos o partes de dichos registros que se puedan ubicar razonablemente en un formato electrónico que utilice el Distrito y que generalmente esté disponible comercialmente, o en un formato que sea razonablemente traducible del formato en el que el Distrito mantiene el registro.

Proporcionar registros en cuotas

Cuando la solicitud es para una gran cantidad de registros, el Oficial de Registros Públicos o la persona designada tiene derecho a proporcionar acceso para inspección y copia en cuotas. Si, dentro de los treinta (30) días, el solicitante no inspecciona el conjunto completo de registros o una o más de las entregas, el Oficial de Registros Públicos o la persona designada puede dejar de buscar los registros restantes y cerrar la solicitud y se analiza más adelante.

Finalización de la inspección

Cuando se complete la inspección de los registros solicitados y se proporcionen todas las copias solicitadas, el Oficial de Registros Públicos o su designado indicará que el Distrito ha completado una búsqueda diligente de los registros solicitados y ha puesto a disposición para inspección cualquier registro no exento localizado.

Cierre de solicitud retirada o abandonada

El solicitante debe reclamar o revisar los registros reunidos dentro de los treinta (30) días posteriores a la notificación del Distrito de que los registros están disponibles para su inspección o copia. El Distrito debe notificar al solicitante por escrito sobre este requisito e informarle que debe comunicarse con el Distrito para hacer arreglos para reclamar o revisar los registros. Si el solicitante o un representante del solicitante no reclama o revisa los registros dentro del período de treinta días o no hace otros arreglos, el Distrito puede cerrar la solicitud y volver a archivar los registros reunidos.

Cuando el solicitante retira la solicitud o no cumple con sus obligaciones de inspeccionar los registros o pagar el depósito o el pago final de las copias solicitadas, el Oficial de Registros Públicos cerrará la solicitud e indicará al solicitante que el Distrito ha cerrado la solicitud. petición.

Documentos descubiertos más tarde

Si, después de que el Distrito haya informado al solicitante que ha proporcionado todos los registros disponibles, el Distrito se da cuenta de que existen documentos de respuesta adicionales en el momento de la solicitud, informará de inmediato al solicitante sobre los documentos adicionales y se los proporcionará de manera expedita. .

COSTOS DE PRESTACIÓN DE REGISTROS, EXONERACIÓN DE COSTOS Y ACUERDOS SOBRE COSTOS

Costo de copias impresas y envío por correo

El costo de proporcionar fotocopias o copias impresas de registros electrónicos es de 15 centavos por página. Alternativamente, si el Distrito determina y documenta que las tarifas permitidas bajo este procedimiento son claramente iguales o superiores a dos dólares, el Distrito puede cobrar una tarifa fija de dos dólares para proporcionar los registros. Si el Distrito cobra una tarifa plana por la primera cuota, el Distrito no cobrará una tarifa plana adicional o una tarifa por página para las cuotas subsiguientes. El pago puede hacerse en efectivo, cheque o giro postal a nombre del Distrito. 

El Distrito también puede cobrar los costos reales de envío, incluido el costo del contenedor o sobre de envío.

El Oficial de Registros Públicos o su designado puede exigir el pago del resto de los costos de copia antes de proporcionar todos los registros, o el pago de los costos de copia de una cuota antes de proporcionar esa cuota.

Si se solicita, el Distrito proporcionará un resumen de los cargos aplicables antes de que se hagan las copias. El solicitante podrá revisar la solicitud para reducir los cargos aplicables.

Cargo por servicio personalizado

Se puede imponer un cargo por servicio personalizado si el Distrito estima que la solicitud requeriría el uso de experiencia en tecnología de la información para preparar compilaciones de datos o para proporcionar servicios de acceso electrónico personalizados cuando el Distrito no utiliza dichas compilaciones y servicios de acceso personalizados para otros servicios del Distrito. propósitos El cargo por servicio personalizado puede reembolsar al Distrito hasta el costo real de proporcionar los servicios en este párrafo.

El Distrito no evaluará un cargo por servicio personalizado a menos que haya notificado al solicitante sobre el cargo por servicio personalizado que se aplicará a la solicitud, incluida una explicación de por qué se aplica el cargo por servicio personalizado, una descripción de la experiencia específica y un costo estimado razonable. del cargo El aviso también brindará al solicitante la oportunidad de modificar su solicitud para evitar o reducir el costo de un cargo por servicio personalizado.

Costo de Registros Electrónicos

El costo de proporcionar registros electrónicos es el siguiente:

1. Diez centavos por página para registros públicos escaneados en formato electrónico o por el uso de equipo del Distrito para escanear los registros;

2. Cinco centavos por cada cuatro archivos electrónicos o archivos adjuntos cargados en correo electrónico, servicio de almacenamiento de datos basado en la nube u otro medio de entrega electrónica;

3. Diez centavos por gigabyte por la transmisión de registros públicos en formato electrónico o por el uso de equipo del Distrito para enviar los registros electrónicamente; y

4. El costo real de cualquier dispositivo o medio de almacenamiento digital proporcionado por el Distrito, el costo real de cualquier contenedor o sobre utilizado para enviar las copias por correo al solicitante y el franqueo real o el cargo de entrega.

El Distrito tomará medidas razonables para proporcionar los registros de la manera más eficiente disponible para el Distrito en sus operaciones normales;

Alternativamente, si el Distrito determina y documenta que las tarifas permitidas bajo este procedimiento son claramente iguales o superiores a dos dólares, el Distrito puede cobrar una tarifa fija de dos dólares para proporcionar los registros. Si el Distrito cobra una tarifa plana por la primera cuota, el Distrito no cobrará una tarifa plana adicional o una tarifa por página para las cuotas subsiguientes.

El Oficial de Registros Públicos o la persona designada también puede exigir el pago del resto de los costos de copia antes de proporcionar todos los registros, o el pago de los costos de copia de una cuota antes de proporcionar esa cuota.

Si se solicita, el Distrito proporcionará un resumen de los cargos aplicables antes de que se impongan los cargos bajo este procedimiento. El solicitante podrá revisar la solicitud para reducir los cargos aplicables.

El Distrito no impondrá cargos por copia para acceder o descargar registros que el Distrito publique habitualmente en su sitio web antes de recibir una solicitud, a menos que el solicitante haya solicitado específicamente que el Distrito proporcione copias de dichos registros a través de otros medios.

Depósitos

Antes de comenzar a hacer las copias, el Oficial de Registros Públicos o su designado podrá requerir un depósito de hasta el diez por ciento de los costos estimados de copiar todos los registros seleccionados por el solicitante, incluido el costo de un cargo por servicio personalizado de acuerdo con la disposición anterior.

Exención

El Oficial de Registros Públicos puede renunciar a cualquier cargo cobrado por una solicitud. En nombre del Distrito, el Oficial de Registros Públicos también puede celebrar cualquier contrato, memorando de entendimiento u otro acuerdo con un solicitante que proporcione un arreglo de tarifas alternativo a los cargos autorizados en este Procedimiento, o en respuesta a un voluminoso o frecuente petición.

Revisión interna de denegaciones de registros públicos

Petición de revisión administrativa interna de la denegación de acceso

Cualquier persona que objete la denegación inicial o la denegación parcial de una solicitud de registros puede solicitar por escrito (incluido el correo electrónico) al Oficial de Registros Públicos una revisión de esa decisión. La petición deberá incluir una copia o una identificación razonable de la declaración escrita del Oficial de Registros Públicos o su designado denegando la solicitud.

Consideración de la Petición de Revisión

El Oficial de Registros Públicos considerará inmediatamente la petición y afirmará o revocará la denegación dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción de la petición, o dentro de cualquier otro plazo que el Distrito y el solicitante acuerden mutuamente.

Informe de costos de producción de registros públicos

El Distrito proporcionará la información especificada en el Capítulo 40.14 de RCW al Comité de Revisión y Auditoría Legislativa Conjunta según lo exige la ley.

Revisado: septiembre de 2022