3231 (P) - Expedientes estudiantiles
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 3231
Tipo de registros
Los registros de los estudiantes se dividirán en dos categorías: la carpeta acumulativa y los registros complementarios.
La carpeta acumulativa puede contener toda la información sobre un estudiante que se recopila y mantiene de forma rutinaria, como información de identificación (nombre, fecha de nacimiento, sexo, año en la escuela, dirección, número de teléfono, nombre de los padres, clasificación étnica, información de emergencia, lugar de trabajo de los padres, médico de familia, niñera, hermanos); registros de asistencia, incluida la fecha de entrada y salida; calificaciones y otros informes de progreso de los estudiantes; resultados de pruebas de rendimiento escolar, aptitud, intereses, audición y visión; informes sobre el estado de salud y vacunación; registros de logros escolares y participación en actividades escolares; informes verificados de mala conducta, incluido un registro de las medidas disciplinarias adoptadas; y cualquier otra información que permita al personal asesorar a los estudiantes y planificar actividades apropiadas. La información de identificación puede ser limitada si el estudiante es un participante en el Programa de Confidencialidad de Dirección del estado.
Se pueden recopilar y mantener registros complementarios sobre un estudiante en relación con preocupaciones especiales de la escuela sobre el estudiante, como información de salud confidencial o informes relacionados con la evaluación y ubicación de un estudiante identificado formalmente como un "foco de preocupación"; informes de personas y organizaciones ajenas a la escuela, como médicos, psicólogos y clínicas, excepto para fines generales de evaluación; informes relacionados con problemas específicos asociados con el estudiante; e informes actuales de pruebas psicológicas e informes de progreso relacionados con la condición de discapacidad del estudiante. Todos los informes incluidos en los registros deberán estar fechados y firmados.
A los fines de este procedimiento, las notas de trabajo del personal se definen como los registros sobre los estudiantes que se mantienen en posesión exclusiva del escritor y no son accesibles ni revelados a ninguna otra persona, excepto a un sustituto de ese miembro del personal. Las notas de trabajo no se consideran registros del estudiante dentro del alcance de este procedimiento.
Accesibilidad de los expedientes de los estudiantes
La información contenida en la carpeta acumulativa y/o registros complementarios se proporcionará a las personas y agencias de la siguiente manera:
A. Padres:
Los padres de hijos dependientes tienen derecho a inspeccionar la carpeta acumulativa y/o registros complementarios de sus hijos.
1. A solicitud del padre o de un miembro del personal, un miembro calificado del personal le brindará al padre un análisis e interpretación de toda la información en la carpeta acumulativa y los registros complementarios. La revisión se llevará a cabo dentro de los cinco días hábiles escolares después de que el distrito reciba una solicitud, a menos que el custodio de los registros proporcione una explicación por escrito por no haberlo hecho. En ningún caso la revisión ocurrirá más tarde de 45 días después de que el padre haga la solicitud.
2. La inspección y revisión se llevarán a cabo durante el horario normal de trabajo, a menos que el custodio (maestro, consejero, enfermera, psicólogo, director) dé su consentimiento para otros arreglos. Los custodios brindarán asistencia en la interpretación y análisis de los registros de los estudiantes según sea necesario. Aunque los registros deben permanecer bajo el control del distrito, pueden ser copiados o reproducidos por o para los padres o el estudiante elegible a su cargo.
B. El estudiante
A pedido del estudiante, un miembro calificado del personal interpretará la información de la carpeta acumulativa para el estudiante. El miembro del personal calificado interpretará la información contenida en los registros complementarios para el estudiante a petición de este y con el consentimiento de los padres. El estudiante adulto puede inspeccionar su carpeta acumulativa y registros complementarios. El derecho de acceso otorgado al padre o estudiante adulto incluye el derecho a recibir una lista de los tipos de registros educativos relacionados con el estudiante mantenidos por la escuela y el distrito. El padre y el estudiante adulto tendrán derecho a inspeccionar o a ser informados del contenido de cualquier registro que contenga información de identificación personal con respecto a más de un estudiante, siempre que el derecho de acceso se aplique solo a la parte del registro o documento que se relaciona para el estudiante. Al graduarse de la escuela secundaria, un estudiante puede solicitar recibir una transcripción final además del diploma.
Los padres y los estudiantes adultos serán notificados anualmente de su derecho a inspeccionar y revisar los registros de sus hijos y sus otros derechos bajo la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia.
La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) otorga a los padres y estudiantes mayores de 18 años ("estudiantes elegibles") ciertos derechos con respecto a los registros educativos del estudiante. Ellos son:
1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante dentro de los 45 días posteriores al día en que el distrito recibe una solicitud de acceso. Los padres o estudiantes elegibles deben presentar una solicitud por escrito al custodio de registros del distrito que identifique los registros que desean inspeccionar. El custodio de los registros se encargará del acceso y notificará a los padres o al estudiante elegible sobre la hora y el lugar donde pueden inspeccionar los registros.
2. El derecho a solicitar enmiendas a los registros educativos del estudiante que el padre o el estudiante elegible crea que son inexactos o engañosos. Los padres o estudiantes elegibles pueden pedirle al distrito que enmiende un registro que creen que es inexacto o engañoso. Deben escribirle al director de la escuela, identificar claramente la parte del registro que quieren cambiar y especificar por qué es inexacto o engañoso. Si el distrito decide no enmendar el expediente según lo solicitado por el padre o el estudiante elegible, el distrito notificará la decisión al padre o estudiante elegible y les informará sobre su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de la audiencia al padre o estudiante elegible cuando se le notifique el derecho a una audiencia.
El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de información de identificación personal contenida en los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. Las excepciones que permiten la divulgación sin consentimiento son: divulgación considerada por el distrito como necesaria para proteger la salud o seguridad del estudiante u otras personas y divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por el distrito como administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal médico o de salud y el personal de la unidad policial); una persona que sirve en la junta escolar; una persona o empresa contratada por el distrito para realizar una tarea especial (como un abogado, funcionario de audiencias, auditor, consultor médico o terapeuta); o un padre o estudiante que forma parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas, o que ayuda a otro funcionario escolar a realizar sus tareas. Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con su responsabilidad profesional.
Previa solicitud, el distrito divulga registros educativos sin consentimiento a los funcionarios de otro distrito escolar en el que un estudiante busca o tiene la intención de inscribirse.
El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. con respecto a las supuestas fallas del distrito en cumplir con los requisitos de FERPA. El nombre y dirección de la Oficina que administra FERPA es:
Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue SO
Washington, DC 20202
C. Personal
El personal u otros funcionarios escolares que tengan un interés educativo legítimo en un estudiante tendrán acceso a la carpeta acumulativa y cualquier registro complementario.
D. Otros Distritos
Otros distritos recibirán registros a pedido oficial del distrito. En el momento de la transferencia de los registros, el padre o estudiante adulto puede recibir una copia de los registros a su cargo si así lo solicita y tendrá la oportunidad de cuestionar el contenido de los registros. Se informará a los padres a través del Manual de derechos y responsabilidades del estudiante anual que los registros del estudiante se entregarán a otra escuela donde el estudiante se haya inscrito o tenga la intención de inscribirse.
E. Otras personas y organizaciones
Los posibles empleadores pueden solicitar revisar el expediente académico de un estudiante. El distrito informará a cada padre o estudiante adulto al menos una vez al año que dichas solicitudes se cumplirán solo con una autorización firmada por el padre o estudiante adulto. El distrito divulgará la información contenida en la carpeta acumulativa del estudiante y los registros complementarios a personas y organizaciones que no sean el estudiante, los padres, el personal y otros distritos solo con el consentimiento por escrito del padre o estudiante adulto con las siguientes excepciones:
a. El distrito puede divulgar información del directorio públicamente sin consentimiento con la condición de que el padre o estudiante adulto sea notificado anualmente de la intención de la escuela de divulgar dicha información y se le brinde la oportunidad de indicar que dicha información no se divulgará sin consentimiento previo. El distrito no divulgará la información del directorio por razones comerciales. El distrito ha designado lo siguiente como información de directorio: el nombre del estudiante, fotografía, dirección, fecha de nacimiento, fechas de asistencia, participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y altura de los miembros de equipos atléticos, diplomas y premios recibidos y la mayoría escuela a la que asistió recientemente. Las direcciones residenciales reales de los participantes en el Programa de confidencialidad de direcciones del estado no estarán disponibles para su divulgación como información de directorio. Los números de Seguro Social, los números de identificación de los estudiantes (con factores de autenticación como una contraseña secreta o un número de identificación personal) u otra información de identificación personal no se considera información de directorio.
b. La información puede divulgarse a representantes autorizados del contralor general de los Estados Unidos, el comisionado de educación y/o un jefe administrativo de una agencia de educación o autoridades educativas estatales en relación con la auditoría y evaluación de programas educativos con apoyo federal o en relación con con la aplicación de los requisitos legales federales para dichos programas.
C. La información se puede divulgar a los funcionarios estatales y locales a quienes se requiere específicamente que se informe o divulgue dicha información de conformidad con el estatuto del estado de Washington (ejemplos: denunciar abuso infantil o remisiones a la corte juvenil por ausentismo escolar).
d. La información se puede divulgar a organizaciones que realizan estudios para agencias educativas con el fin de desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas o mejorar la instrucción, si dichos estudios se realizan de tal manera que no permitan la identificación personal de los estudiantes y sus padres por parte de personas ajenas. que los representantes de tales organizaciones y si dicha información será destruida cuando ya no sea necesaria para el propósito para el cual fue reunida.
mi. La información se puede divulgar en cumplimiento de una orden judicial o una citación emitida legalmente, incluidas las órdenes judiciales ex parte en virtud de la Ley Patriota de los EE. permitido por la orden o citación. De conformidad con la Ley Federal de Estudiantes Ininterrumpidos de 2013, cuando un padre es parte de un procedimiento judicial que involucra abuso o negligencia infantil (como se define en la Sección 3 de la Ley de Prevención y Tratamiento del Abuso Infantil (42 USC 5101) o asuntos de dependencia, y la orden se emite en el contexto de ese procedimiento, el distrito no está obligado a proporcionar un aviso adicional (es decir, además del aviso del tribunal) a los padres antes de la divulgación de la información.
F. La información se puede divulgar a las personas y agencias apropiadas en relación con una emergencia para proteger la salud o la seguridad del estudiante o de otras personas. El distrito tendrá en cuenta la totalidad de la circunstancia y determinará si existe una amenaza articulable y significativa para la salud o la seguridad del estudiante o de otras personas. Cuando la información del registro de un estudiante, que no sea información del directorio, se divulga a cualquier persona u organización que no sea personal, se mantendrá un registro de dicha divulgación como parte del registro específico involucrado. Las solicitudes telefónicas de información sobre los estudiantes no se aceptarán a menos que se conozca la identidad de la persona que llama y la persona que llama esté autorizada para recibir la información según las disposiciones de estos procedimientos. Se hará un registro de cualquier divulgación de información y se colocará en la carpeta acumulativa del estudiante. Este registro de acceso incluirá la fecha de acceso, el nombre de la parte a la que se le otorgó el acceso y el interés educativo legítimo de la parte a la que se le otorgó el acceso.
gramo. De conformidad con la Ley Federal de Becarios Ininterrumpidos de 2013, la información sobre los estudiantes en cuidado de crianza se puede divulgar sin el consentimiento previo por escrito del padre o del estudiante elegible a los trabajadores sociales de la agencia u otros representantes de las agencias de bienestar infantil estatales o locales u organizaciones tribales que son legalmente responsables. para el cuidado y protección del estudiante, para propósitos relacionados con el plan del caso del estudiante.
H. Un estudiante adulto de escuela secundaria y/o padre/tutor legal puede otorgar autoridad al distrito para permitir que los posibles empleadores revisen el expediente académico del estudiante.
Registros de salud confidenciales
Los registros de salud confidenciales deben almacenarse en un área segura a la que solo tenga acceso el personal autorizado, a menos que se haya realizado una divulgación de conformidad con el Capítulo. Se ha obtenido 70.02 RCW. Dichos registros también están cubiertos por la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia, que permite el acceso de los padres para revisar y ejercer los derechos de FERPA con respecto a los registros. Existe un estándar más alto de confidencialidad y los derechos de privacidad de los estudiantes menores de edad para los registros relacionados con el VIH, las enfermedades de transmisión sexual, el tratamiento de drogas o alcohol, el tratamiento de salud mental, la planificación familiar o el aborto. Las divulgaciones de información sobre enfermedades de transmisión sexual, VIH y tratamiento de drogas o alcohol son más restrictivas que las divulgaciones médicas ordinarias.
Modificación de Registros y Audiencias
En el momento de la inspección y revisión, los padres o los estudiantes adultos que tengan acceso a los registros pueden solicitar que se modifique la información en los registros del estudiante. Los custodios (p. ej., maestros, consejeros, enfermeras, psicólogos) pueden cumplir con dichas solicitudes corrigiendo o eliminando registros que sean engañosos, violen la privacidad o sean inexactos, siempre que el custodio principal (director o jefe de departamento) esté de acuerdo.
Si el custodio principal niega la corrección o eliminación solicitada, el padre o el estudiante adulto puede solicitar una audiencia informal ante el superintendente o su designado, cuya audiencia se llevará a cabo dentro de los 10 días escolares posteriores a la recepción de dicha solicitud. Durante la audiencia, el superintendente o la persona designada revisará los hechos presentados por el padre o estudiante adulto y el custodio y decidirá si ordena o no la corrección o eliminación exigida. El superintendente o la persona designada enviará su decisión por escrito al padre o estudiante adulto dentro de los 10 días escolares posteriores a la audiencia.
Si el distrito aún decide no modificar los registros como resultado de la audiencia, el padre o el estudiante adulto que solicita la modificación de los registros puede insertar una explicación por escrito de sus objeciones en dichos registros.
Mantenimiento de expedientes estudiantiles
El director, consejero o maestro del edificio del estudiante será el custodio de la carpeta acumulativa. El director o el consejero del estudiante será el custodio de los registros complementarios. Las copias duplicadas de todos los informes de estudios de casos de orientación e informes de agencias no escolares contenidas en el registro complementario del estudiante se pueden mantener en la oficina del distrito bajo la supervisión del superintendente o su designado.
Los custodios:
A. Mantener solo aquellos registros autorizados por estos procedimientos;
B. Proteger los expedientes de los estudiantes del uso y disposición no autorizados;
C. Mantener registros de acceso;
D. Solicitudes de acceso de honor para el padre o estudiante adulto;
E. Eliminar o corregir registros con la aprobación del custodio principal o por orden del superintendente o su designado o la junta; y
F. Seguir el programa y los procedimientos de revisión de registros establecidos por el custodio principal.
Los custodios principales pueden asumir las funciones de custodios y:
A. Solicitar registros de estudiantes de otras escuelas;
B. Mantener la seguridad de los registros de los estudiantes;
C. Transferir, destruir y borrar registros según lo permitido;
D. Supervisar las actividades de sus custodios;
E. Llevar a cabo audiencias informales y otorgar o denegar la aprobación de correcciones o eliminaciones solicitadas por los padres o estudiantes adultos;
F. Establecer calendarios y procedimientos de revisión de registros para sus respectivas escuelas o departamentos de acuerdo con los procedimientos que rigen la disposición de registros. (Los puntajes de las pruebas psicológicas se revisarán anualmente para determinar su relevancia para las necesidades educativas continuas del estudiante);
G. Tras la transferencia del estudiante al siguiente nivel (primaria a escuela intermedia, escuela intermedia a escuela secundaria) o al graduarse o transferirse fuera del distrito, retirar para retención, preservación o destrucción de acuerdo con los procedimientos de disposición aplicables cualquier registro que ya no sea pertinente a la colocación en programas educativos; y
H. Certificar al custodio de registros del distrito antes del 30 de junio de cada año lo siguiente:
una. Solo se mantienen los registros pertinentes a la ubicación del programa educativo, a menos que la ley autorice lo contrario; y
b. Se han realizado las revisiones requeridas.
El custodio de los registros del distrito proporcionará la supervisión general de la gestión y el control de los registros de los estudiantes y hará cumplir la política de registros de los estudiantes y los procedimientos administrativos.
El distrito utilizará una variedad de métodos para proteger los registros, incluidas contraseñas, controles físicos (como gabinetes cerrados con llave), controles tecnológicos (como controles de acceso basados en roles para registros electrónicos) y procedimientos administrativos.
Disposición de expedientes estudiantiles
El registro permanente del estudiante servirá como registro de la historia escolar y el rendimiento académico del estudiante. Los registros permanentes archivados en la carpeta acumulativa del estudiante deben extraerse y conservarse antes de disponer de la carpeta.
Dentro de los diez días posteriores a la recepción de una solicitud, el distrito proporcionará un conjunto de registros educativos no oficiales a los padres de un estudiante que se transfiera fuera del estado y que cumpla con la definición de hijo de una familia militar en transición. Cuando un estudiante se transfiere a otra escuela en el distrito, todos los registros, incluido el registro permanente del estudiante, se transmitirán a la otra escuela. Cuando un estudiante se transfiere a una escuela fuera del distrito, el conserje principal eliminará toda la información no oficial y superflua de la carpeta acumulada. Se enviará una copia de todos los registros a la escuela solicitante. La carpeta acumulativa para un estudiante de escuela primaria o secundaria que deja el distrito se mantendrá durante dos años después de la interrupción de la inscripción en el distrito.
Las carpetas acumulativas y los registros complementarios de los estudiantes de secundaria se conservarán de acuerdo con el Programa de retención de registros del estado de Washington. En todos los casos, la tarjeta de registro permanente del estudiante será retenida a perpetuidad por el distrito.
En el momento en que un estudiante se gradúe de la escuela o deje de necesitar servicios de educación especial, se informará al padre/tutor o al estudiante adulto que la información de identificación personal relacionada con la condición de discapacidad ya no es necesaria para fines educativos Y que se conservarán los registros de educación especial por el distrito durante seis (6) años antes de ser destruido de conformidad con el Programa de retención de registros de distritos escolares y distritos educativos aprobado de acuerdo con RCW 40.14.070.
Al informar al padre o al estudiante adulto sobre sus derechos con respecto a dichos registros, el distrito le informará al padre o al estudiante adulto que el estudiante o el padre pueden necesitar la información para establecer la elegibilidad para ciertos beneficios para adultos, por ejemplo, seguridad social Y que el padre/tutor/estudiante adulto debe asegurarse de poseer la documentación necesaria o solicitar copias de ciertos registros del distrito ANTES de que se destruyan los registros del distrito en seis (6) años. A pedido del padre/tutor o del estudiante adulto, la información del registro relacionada con la condición de discapacidad se destruirá, pero ÚNICAMENTE después de que los registros hayan cumplido con el requisito de retención de seis (6) años de conformidad con el Programa de retención de registros de los distritos escolares y los distritos educativos. El distrito puede, a su discreción, optar por conservar estos registros durante un período de tiempo más largo para fines comerciales.
Un padre o estudiante adulto, a su cargo, puede recibir una copia de todos los registros para ser transmitidos a otro distrito.
Destrucción a Gran Escala de Expedientes Estudiantiles
Después de ejercer el cuidado de acuerdo con lo contenido en la sección anterior (Disposición de los Expedientes Estudiantiles), el custodio principal empaquetará todos los expedientes y los enviará a la oficina del distrito. Cada paquete estará claramente marcado: "Registros estudiantiles: para destrucción", fechado y firmado por el custodio principal. Una hoja de resumen será completada y retenida en la oficina. La hoja indicará: "A partir de esta fecha, he determinado que los siguientes registros pueden destruirse de acuerdo con los requisitos del distrito y del estado y los he enviado para su destrucción". La hoja de resumen estará fechada y firmada por el custodio principal.
Registros electrónicos
Los registros electrónicos (incluido el correo electrónico y el contenido web) creados y recibidos por el distrito en la transacción de negocios públicos son registros públicos para los fines de RCW 40.14 y se administrarán de conformidad con todas las leyes y reglamentos que rigen la retención, divulgación, destrucción y archivo de registros públicos. El distrito administrará los registros electrónicos de acuerdo con las mismas disposiciones que los documentos en papel, tal como se establece en los cronogramas de retención de registros. Los registros electrónicos se conservarán en formato electrónico y seguirán siendo utilizables, buscables, recuperables y auténticos durante el período de conservación designado. El distrito conservará los registros electrónicos designados como archivo en el formato original junto con el hardware y el software necesarios para leer los datos, a menos que los datos se hayan migrado con éxito a un nuevo sistema. (El distrito conservará los registros de conformidad con el Programa general de retención de registros para distritos escolares y distritos de servicios educativos en el estado de Washington que se encuentra en: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx).
Cortar
Siempre que corresponda, el período de retención comienza con el "corte". “Corte” es un término que se usa para indicar que los archivos o registros pueden terminarse en una fecha predeterminada. El “corte” evita que los registros actuales alcancen un tamaño inmanejable y facilita la presentación de nuevos registros. Los registros del año calendario pueden “cortarse” el 31 de diciembre y establecerse un nuevo archivo el 1 de enero; todos los registros del año fiscal pueden ser "cortados" solo al finalizar una acción o evento, como la terminación del contrato, el pago final de un contrato, la terminación del empleo, etc. Independientemente de la duración del período de retención, la serie de registros debe mantenerse en los archivos de la oficina después del "corte" solo mientras sea necesario para satisfacer: (1) referencia activa; (2) auditoría, cuando sea necesario; y (3) otros requisitos operativos. Una vez que se hayan satisfecho estos tres factores, los registros deben transferirse a un centro de registros o a un formato alternativo adecuado, incluso de forma electrónica durante el resto del período de retención.
Emitido: septiembre de 2003
Revisado: diciembre de 2021
Revisado: Enero 2023