6225 - Uso de Firma Electrónica
POLÍTICA DE LA JUNTA Núm. 6225
Finalidad:
Para establecer una política de firma electrónica para las Escuelas Públicas de Walla Walla que:
• Promover la eficiencia para conservar los recursos públicos;
• Establecer pautas para el uso de firmas electrónicas para transacciones del Distrito;
• Proporcionar una garantía razonable de la integridad, autenticidad y no repudio de los documentos electrónicos cuando el Distrito utiliza firmas electrónicas; y
• Determinar el alcance del uso del Distrito del proveedor actual de firmas electrónicas DocuSign como el método aprobado para colocar una firma electrónica en un registro electrónico. Esta política se aplicará a cualquier reemplazo futuro de la plataforma específica del proveedor de servicios.
Reducir la dependencia del Distrito de las transacciones en papel mejorará aún más la seguridad y el intercambio de información, permitirá una aprobación y acceso más rápidos a los documentos y reducirá los costos y el impacto ambiental. Proporcionar la opción de firmas electrónicas, cuando sea factible, es consistente con la intención de
Ley del estado de Washington para promover las transacciones electrónicas y eliminar las barreras que podrían impedir el uso de transacciones electrónicas por parte de entidades gubernamentales.
Alcance, Modo y Formato de Uso
El Distrito fomenta las transacciones electrónicas y el uso de firmas electrónicas, y reconoce las firmas electrónicas como legalmente vinculantes y equivalentes en fuerza y efecto a una firma tradicional creada cuando una persona marca físicamente un documento con la intención de firmar el registro.
El Distrito autoriza el uso de la plataforma de firma electrónica DocuSign, o cualquier reemplazo futuro de dicha plataforma, para colocar firmas electrónicas en los registros del Distrito.
El Superintendente del Distrito, la Junta Directiva u otro signatario autorizado está autorizado a usar la plataforma de firma electrónica o cualquier reemplazo futuro de dicha plataforma para colocar firmas electrónicas en los registros del Distrito según lo dispuesto en esta política.
La plataforma de firma electrónica, o cualquier reemplazo futuro de dicha plataforma, está autorizado a colocar firmas electrónicas en todos y cada uno de los registros del Distrito cuando el Superintendente o su designado consideren apropiada dicha utilización.
Las firmas electrónicas no se pueden aplicar utilizando el nombre de otro empleado. Los registros firmados en nombre del Superintendente, la Junta Directiva u otro signatario autorizado deberán usar su propia firma electrónica.
Una firma electrónica es un sustituto aceptable de una firma tradicional en los registros que requieren la firma de cualquier registro siempre que se autorice o requiera el uso de una firma tradicional, excepto según lo dispuesto en el presente.
Si se utiliza una firma electrónica para transacciones interestatales o para documentos requeridos por el gobierno federal de los EE. UU., la firma electrónica deberá cumplir con los requisitos de la Ley de Firmas Electrónicas en Comercio Electrónico Global.
Esta política de ninguna manera afecta la capacidad del Distrito para realizar una transacción utilizando un medio físico y no se interpretará como una prohibición del uso de firmas tradicionales.
Referencias legales:
LEY UNIFORME DE TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS, Capítulo 57, Leyes 2020
15 USC cap. 96 Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional
Adoptado: 21 de julio de 2020
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