6570 - Gestión de datos y registros
POLÍTICA DE LA JUNTA Núm. 6570
Administración de datos
El superintendente está autorizado a celebrar un contrato con la Cooperativa de procesamiento de información de las escuelas de Washington para comprar servicios de procesamiento de datos. Para salvaguardar la integridad de los registros estudiantiles y fiscales, el superintendente desarrollará procedimientos para implementar controles internos con respecto al acceso y monitoreo de registros electrónicos.
Gestión y retención de registros
El distrito reconoce la importancia de los registros públicos como registro de los actos del distrito y depósito de dicha información. El público tiene el derecho por ley de inspeccionar y obtener copias de tales registros con ciertas excepciones. Los registros públicos del distrito significarán cualquier cuenta, comprobante o contrato relacionado con el recibo o desembolso de fondos; con la adquisición, uso o enajenación de servicios o de suministros, materiales, equipos u otros bienes; o con cualquier acta, orden o decisión que fije los derechos, privilegios, inmunidades, deberes u obligaciones personales o de propiedad de cualquier persona o grupo.
El superintendente desarrollará procedimientos para implementar esta política que se ajustará a la ley; exigir como mínimo la salvaguardia permanente de las actas de la junta, los informes anuales de auditoría y los registros permanentes de los estudiantes; y exigir la retención de todos los registros fiscales necesarios para las auditorías. El superintendente designará a un miembro del personal para que se desempeñe como oficial de registros del distrito.
Los registros pueden ser destruidos cuando lo autorice el Secretario General del Estado.
Calendario de conservación de registros y manual de gestión de registros.
Registros de propiedad
Se mantendrán registros de propiedad y registros de inventario en todos los terrenos, edificios y propiedad personal bajo el control del distrito.
El superintendente desarrollará un sistema de inventario de propiedad y equipo.
A los efectos de esta política, "equipo" significa una unidad de mobiliario o enseres, un instrumento, una máquina, un aparato o un conjunto de artículos que retienen su forma y apariencia con el uso, no son fungibles y no pierden su identidad cuando incorporados a una unidad más compleja.
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Referencias legales: |
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Política de la Junta |
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3231 |
Registros estudiant |
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4040 |
Acceso Público a los Registros del Distrito |
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6955 |
Mantenimiento de registros |
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Referencias legales: |
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RCW |
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40.14 |
Preservación y Destrucción de Registros Públicos |
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42.17.250 a 340 |
Registros Públicos |
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40.14.010 |
Definición de registros públicos |
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40.14.040 |
oficial de registros |
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WAC |
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414-24-050 |
Se puede adoptar un horario general |
Adoptado por la Junta: 16 de julio de 2002
Revisado: 7 de octubre de 2003
Revisado: 16 de abril de 2013