6215 - Certificación y aprobación de reclamación de gastos

POLÍTICA DE LA JUNTA Núm. 6215

CERTIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE RECLAMACIÓN DE GASTOS

Antes de presentar las reclamaciones de gastos a la junta para su pago, el oficial de auditoría designado por el distrito deberá auditarlas y certificarlas para verificar su exactitud y prueba de que los bienes o servicios se han recibido y son satisfactorios y que no se ha realizado el pago previo. La certificación debe estar firmada y fechada por el funcionario auditor o su designado. Las reclamaciones de gastos se aprobarán mediante voto afirmativo registrado de la mayoría de la junta.

La junta autoriza el pago anticipado de reclamaciones en los meses en los que sólo está prevista una reunión ordinaria de la junta. La junta revisará y aprobará todos esos pagos anticipados en su próxima reunión pública programada regularmente. La junta recibirá por correo electrónico los reclamos de gastos de pago anticipado para su revisión la semana anterior a la fecha del cheque. Cualquier miembro de la junta puede notificar al Superintendente o al Director Financiero si dicho pago no debe enviarse por correo antes del martes de la semana siguiente, y ese pago se pospondrá hasta la siguiente reunión de la junta.

En caso de que se desapruebe el reclamo, el oficial de auditoría y el superintendente harán que los reclamos se reconozcan como cuentas por cobrar y proseguirán con el cobro diligentemente hasta que se recauden los fondos o hasta que la junta apruebe el pago de esos reclamos.

El oficial de auditoría y el superintendente deberán proporcionar cada uno una fianza oficial, por no menos de $50,000, para el fiel desempeño de tales funciones. El distrito escolar comprará y pagará los bonos de garantía.

Referencia cruzada:
Política de la Junta 6500 Gestión de riesgos

Referencias legales:
RCW 28A.330.080 Pago de reclamaciones – Firma de garantías
RCW 28A.330.090 Comité de auditoría y gastos
RCW 42.24.080 Corporaciones municipales y subdivisiones políticas - Reclamos contra para fines contractuales - Auditoría y pago--Autenticación y certificación
RCW 42.24.180 Distrito fiscal - Emisión de órdenes judiciales o cheques antes de la aprobación por parte del cuerpo legislativo - Condiciones
Certificación y aprobación del vale del auditor estatal Boletín n.° 301 III(F)

Adoptado: 16 de julio de 2002
Revisado: 02.19.2019
Revisado: 12 de diciembre de 2023